Excel
Bí kíp tạo báo cáo dựa trên các phạm vi điều kiện sử dụng Pivot Table
Pivot Table có nhiều ứng dụng như: tạo báo cáo mà không cần sử dụng công thức, tạo báo cáo tự động hay tạo báo cáo từ nhiều loại dữ liệu khác nhau… Vậy làm thế nào để tạo báo cáo theo các điều kiện cụ thể trong một khoảng giá trị? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc này với Pivot Table.
Xem xét ví dụ dưới đây:
Hình minh họa cho ta thấy một bảng ghi nhận thông tin của 65 người với ngày sinh của họ.
Đề xuất báo cáo phân loại theo độ tuổi gồm các phạm vi: dưới 30 tuổi, từ 30 đến 40 tuổi, và trên 40 tuổi.
Cần sự hỗ trợ của Pivot Table để thực hiện báo cáo đó, nhưng cụ thể quy trình ra sao?
Hãy bắt đầu bằng việc tải file mẫu theo hướng dẫn trong bài viết tại địa chỉ: http://bit.ly/2UXwRqr để dễ dàng thực hiện theo các bước.
Kỹ thuật tạo báo cáo theo phạm vi điều kiện bằng Pivot Table
Bước 1:
Trước tiên, chúng ta cần tính tuổi của từng người trong danh sách bằng cách sử dụng công thức sau:
Trừ năm hiện tại cho năm sinh của mỗi người
Hàm dùng để xác định số năm là YEAR
Hàm để biết ngày hiện tại là TODAY
Dưới đây là kết quả thu được:
Bước 2:
Sau đó, hãy tiến hành tạo báo cáo sử dụng Pivot Table:
- Lựa chọn khoảng dữ liệu cần để xây dựng báo cáo (B2:D67), không quên bao gồm cả tiêu đề (ở dòng số 2)
- Tiến hành tạo Pivot Table bằng cách vào tab Insert > Pivot Table > Chọn Create PivotTable và lựa chọn Existing Worksheet tại một vị trí cụ thể (ví dụ: ô F3) như trong hình dẫn
Bước 3:
Hãy chọn các thành tố sẽ được hiển thị trong báo cáo.
Với mục đích báo cáo dựa trên độ tuổi, các tiêu chí chúng ta cần là:
- Đối tượng Row: đại diện cho các mốc tuổi khác nhau
- Đối tượng Value (kết quả): Số lượng được tính dựa trên độ tuổi
Cách trình bày các trường trong PivotTable Fields như sau:
PivotTable đã thể hiện số liệu chi tiết cho mỗi độ tuổi riêng lẻ. Tuy nhiên, mục tiêu của chúng ta là phân loại theo các khoảng độ tuổi chứ không phải từng tuổi cách biệt.
Bước 4:
Phân chia các nhóm tuổi trong báo cáo.
Nhấp chuột phải vào mục Rows trong báo cáo và chọn Group.
Tại mục nhóm, chúng ta có thể đặt ra những tiêu chí nhóm như sau:
- Starting at: Đây là giá trị nhỏ nhất để bắt đầu
- Ending at: Đây là giá trị lớn nhất để kết thúc
- By: Đây là sự chênh lệch giá trị hoặc khoảng cách giữa các nhóm
Với các mốc tuổi là Dưới 30, từ 30-40 và trên 40, chúng ta có thể chia thành những phân đoạn như sau:
- Bắt đầu từ 20
- Kết thúc ở mức 50
- Khoảng cách giữa các nhóm tuổi là 10
Kết
Kết quả thu được như sau:
PivotTable đã cho chúng ta kết quả chính xác theo như mong đợi.
Tính năng Nhóm (Group) của PivotTable là công cụ đắc lực giúp việc báo cáo trở nên tiện lợi hơn khi giảm bớt những chi tiết thừa thãi, rất hữu ích cho việc thống kê trong trường hợp dữ liệu có khoảng biến thiên rộng.
Để hiểu thêm về các tính năng khác của Pivot Table, mời các bạn tham khảo ở những bài viết dưới đây:
Hướng dẫn làm báo cáo tỷ lệ phần trăm đơn giản nhất bằng Pivot table trong excel
Bí quyết xếp hạng trong báo cáo sử dụng Pivot Table
Cách tạo báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau với Pivot Table
Hướng dẫn tổ chức báo cáo theo tháng thông qua pivot table khi không có cột tháng sẵn trong dữ liệu
