Hướng dẫn tạo bảng thống kê lỗi cho giám thị sử dụng Excel

Nếu công việc kiểm tra, bảo vệ kỷ luật ở trường học là phần việc thường ngày của bạn, và bạn đang tìm kiếm một công cụ để tập hợp các ghi chú và báo cáo dễ dàng, bài viết này từ Siêu Marketing sẽ chỉ dẫn cách tạo bảng thống kê lỗi đơn giản trong không gian giảng dạy.

Tạo bảng thống kê lỗi cơ bản

Bắt đầu với việc tạo dữ liệu

Giả sử bạn cần quản lý danh sách 4 học sinh đã phạm lỗi hôm nay. Tiếp theo, hãy lập một bảng với tên của những học sinh như sau:

Lớp: Người dùng có thể lựa chọn ghi chú tên lớp vào giấy hoặc sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu về học sinh của trường.

Lỗi vi phạm: Để giảm bớt thời gian nhập liệu, chúng ta sẽ tạo ra một bảng định nghĩa lỗi kèm theo mã sau:

Sau đó chúng ta sẽ dùng các hàm tham chiếu như VLOOKUP hay INDEX/MATCH. Trong ví dụ này, hãy sử dụng VLOOKUP.

=VLOOKUP(D2,$AK$2:$AL$6,2,0)

Đến đây, việc tạo bảng thống kê lỗi nhanh chóng đã hoàn tất, đó không quá phức tạp, đúng không?

Nhưng chúng ta cần phải làm nhiều hơn thế. Từ bảng này, Siêu Marketing sẽ giới thiệu cách thức áp dụng cho việc lập bảng báo cáo thống kê lỗi hàng tháng.

Lập bảng thống kê lỗi hàng tháng và làm báo cáo

Xây dựng bảng dữ liệu

Hãy cùng xem qua bảng liệt kê lỗi một lần nữa.

Vấn đề đặt ra là làm sao để tự động cập nhật bảng tham chiếu mỗi khi có lỗi mới phát sinh mà không cần thiết lập lại dải dữ liệu?

Chức năng Table sẽ giúp giải quyết việc này.

Hãy chọn đánh dấu toàn bộ bảng dữ liệu, vào tab Insert và chọn Table. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, hãy tích vào My Table has headers và nhấn OK.

Trên thẻ Design hiện ra, bạn nên đổi tên bảng để nhớ dễ dàng, ví dụ Bangloi:

Khi đó, mọi dữ liệu mới thêm vào bảng Bangloi sẽ được cập nhật tự động. Với công thức VLOOKUP, bạn cần chỉnh sửa như sau:

=VLOOKUP(D2,Bangloi,2,0)

Bây giờ, hãy điều chỉnh bảng dữ liệu theo từng tháng. Xem xét một ví dụ là tháng 3 năm 2019:

Việc theo dõi nhiều đối tượng cùng lúc sẽ trở nên đơn giản hơn thông qua việc sử dụng tính năng Split.

Chức năng Split hỗ trợ theo dõi đồng thời 2 bảng dữ liệu

Xây dựng bảng báo cáo

Chúng ta không tạo báo cáo trong cùng một sheet dữ liệu mà nhập vào. Thay vào đó, tạo một Sheet riêng biệt là giải pháp.

Ở Sheet mới này, chỉ cần Copy dữ liệu từ bảng trước sau đó sử dụng hàm VLOOKUP.

Giả thuyết rằng danh sách học sinh phạm luật tăng lên 10 người vào ngày thứ 10 và có thêm lỗi mới là: Đi dép lê.

Trong Bảng báo cáo, ta có thể chép dữ liệu qua và chỉnh sửa một ít:

Sau đó cài đặt hàm VLOOKUP phù hợp với bảng và thực hiện Lệnh Fill:

=VLOOKUP(‘Dữ liệu’!D2,Bangloi,2,0)

Lỗi #N/A: Nếu học sinh không vi phạm trong ngày đó, hàm tra cứu sẽ không tìm thấy giá trị. Để khắc phục vấn đề này, chúng ta nên sử dụng thêm hàm IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(‘Dữ liệu’!D2,Bangloi,2,0),””)

Bản làm đẹp bảng tính sẽ là các bước tiếp theo cần thực hiện.

Như vậy là bảng báo cáo đơn giản đã được hoàn thành. Để tối ưu và tự động hóa hơn nữa, ta có thể áp dụng thêm nhiều công thức hoặc sử dụng VBA. Mong rằng bạn sẽ học tập thật tốt và khám phá ra thêm nhiều phương pháp làm việc mới lạ, hữu ích.


Tìm hiểu thêm các bài viết khác liên quan:

Cách lập bảng xếp hạng học sinh theo từng lớp trên Excel

Hướng dẫn cách lập bảng xếp hạng học sinh cho các lớp khác nhau trong Excel

Dùng COUNTIF để thiết lập số thứ tự trong bảng phân loại

Xác định điểm trung bình các môn học của sinh viên

Cách lập sổ điểm theo môn và lớp cụ thể

 

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop