Excel
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong Excel một cách hiệu quả
Hàm IF trong Excel rất mạnh mẽ và là nền tảng cho nhiều loại bảng tính phức tạp, nhưng cũng chính là nguyên nhân của một số rắc rối. Bài viết sau đây từ Siêu Marketing sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm IF một cách thông minh.
Ý nghĩa của công thức IF đơn giản
Hàm IF được sử dụng theo cú pháp cơ bản sau:
Do đó, hàm IF sẽ cho hai kết quả khác nhau phụ thuộc vào điều kiện được đặt ra: một kết quả cho trường hợp điều kiện đúng, và một kết quả khác cho trường hợp điều kiện sai.
Chú ý đối với hàm IF
Dù việc lồng ghép tới 64 hàm IF là khả thi trong Excel, nhưng việc này không được khuyến khích. Lý do:
- Khi có quá nhiều IF được lồng vào nhau, việc xây dựng logic để kiểm soát mỗi điều kiện trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
- Sẽ rất khó kiểm soát và theo dõi nếu bạn quay lại sau một thời gian dài hoặc nếu đó là công thức của người khác.
Khi bạn đang cân nhắc sử dụng nhiều hàm IF lồng ghép cho một tác vụ nào đó, hãy dừng lại và cân nhắc các phương án thay thế.
Ví dụ minh họa sử dụng hàm IF
Một trong những ví dụ phổ biến khi áp dụng hàm IF là phân loại học sinh theo điểm số. Vấn đề quen thuộc như sau:
Áp dụng hàm IF để phân loại học sinh dựa trên điểm số. Ví dụ, nếu học sinh có điểm 8 trở lên được xếp loại “Giỏi”, từ 6.5 đến 7.9 là “Khá”, và dưới 6.5 là “Trung bình”.
Công thức IF cho trường hợp này có thể được viết như sau:
=IF(B6<6.5,”Trung bình”,IF(B6<8,”Khá”,”Giỏi”))
Đại lượng chỉ gồm 2 hàm IF cho 3 điều kiện khác nhau, chưa tạo ra khó khăn. Tuy nhiên, đối với một bài toán mở rộng ra với 5 điều kiện bao gồm “Xuất sắc – Giỏi – Khá – Trung bình – Yếu”, bạn sẽ cần dùng đến n-1 hàm IF cho n điều kiện.
Bạn có còn muốn tiếp tục dùng hàm IF khi nhìn vào bảng phân loại dưới đây không?
Dẫu cho việc sử dụng IF là vẫn có thể, nhưng sẽ mất nhiều thời gian để viết và kiểm tra công thức. Nhưng có một cách khác, đó là dùng VLOOKUP với chế độ tìm kiếm tương đối để thay thế.
Quy tắc khi sử dụng IF
IF sẽ đánh giá điều kiện từ ngoài vào trong, dẫn tới việc hàm IF có thể cho kết quả không mong muốn trong tình huống sau:
Giải thích: Hàm IF quyết định B2 >= 6.5 là TRUE và lập tức trả về kết quả mà không tiếp tục tính toán phần còn lại. Để theo dõi, bạn có thể dùng chức năng Evaluate Formula trong tab Formula.
Thay IF bằng IFS trong Office 365
Trong Office 365, hàm IFS đã được giới thiệu như một thay thế linh hoạt hơn cho việc sử dụng nhiều IF lồng vào nhau, giúp cho công thức trở nên đơn giản hơn:
=IFS(điều kiện 1, giá trị khớp 1, điều kiện 2, giá trị khớp 2,…)
Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm của nó. Quan trọng là sử dụng chúng sao cho phù hợp và hiệu quả, giúp công việc đơn giản và thuận tiện hơn.
Xem thêm các bài viết về cùng chủ đề:
19 mẹo hữu ích cho việc sử dụng hàm IF lồng nhau (phần 1)
19 mẹo hữu ích cho việc sử dụng hàm IF lồng nhau (phần 2)
Cách viết hàm IF lồng nhau hiệu quả
