Marketing
Viết Email chuyên nghiệp theo hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu từ A-Z
Khi đến viết một email chuyên nghiệp, nhiều người thường gặp khó khăn và bối rối vì thiếu kinh nghiệm trong việc truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả. Các vấn đề phổ biến bao gồm việc lựa chọn ngôn từ phù hợp, cấu trúc email hợp lý, và tránh những sai sót ngữ pháp hoặc chính tả không cần thiết. Một số người cũng không biết cách xây dựng một email mạch lạc và truyền tải thông tin một cách rõ ràng và logic.
Sự việc này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực, như khi gửi một email không chuyên nghiệp, khách hàng hoặc đối tác có thể không hiểu rõ thông điệp của bạn hoặc có thể có ấn tượng xấu về bạn và tổ chức của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh và cơ hội thành công trong công việc.
Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng nữa. Hướng dẫn “Cách Viết Email Chuyên Nghiệp, Đơn Giản, Chi Tiết Từ A-Z” sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn này. Với hướng dẫn này, bạn sẽ được học cách viết email chuyên nghiệp từ đầu đến cuối, bao gồm các bước cụ thể để lựa chọn ngôn từ, cấu trúc email, và gửi thông điệp một cách rõ ràng và ấn tượng.
Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và kỹ thuật được giới thiệu trong hướng dẫn, bạn sẽ có khả năng viết email chuyên nghiệp, tự tin và hiệu quả, tạo ấn tượng tốt đối với người nhận. Với khả năng này, bạn có thể tạo và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt hơn và đạt được sự thành công trong công việc. Hãy bắt đầu học ngay hôm nay để trở thành một chuyên gia viết email chuyên nghiệp!
Email là gì?
Email (Electronic Mail) được hiểu là một phương tiện trao đổi thông tin trực tuyến giữa các thiết bị điện tử như điện thoại di động hay laptop. Với email, người dùng có thể gửi và nhận tin nhắn bất kỳ lúc nào, miễn là có kết nối Internet ổn định. Hiện nay, email đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc và học tập, được sử dụng rộng rãi và coi là một phần quan trọng trong việc trao đổi thông tin.
Cách viết email
Cách viết email trên máy tính
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail trên máy tính và đăng nhập
Bước 2: Nhấp vào “Soạn thư”
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết như địa chỉ email người nhận, chủ đề và nội dung email. Có thể định dạng văn bản bằng thanh công cụ ở dưới cùng.
Lưu ý: Để gửi email cho nhiều người, bạn có thể sử dụng chức năng “CC” bằng cách nhấp chuột vào “CC” hoặc nhấn Ctrl+Shift+C. Đối với chức năng “BCC”, nhấp chuột vào “BCC” hoặc nhấn Ctrl+Shift+B.
Bước 4: Nếu muốn đính kèm tệp tin hoặc hình ảnh, chọn biểu tượng “ghim bấm” hoặc nhấn Ctrl+K.
Bước 5: Khi hoàn tất, nhấp “Gửi” hoặc nhấn Ctrl+Enter để gửi email đi.
Cách viết email trên điện thoại
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail trên điện thoại
Bước 2: Tìm và nhấp vào biểu tượng “Soạn email” hoặc “Tạo email mới” trong giao diện ứng dụng email.
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết như địa chỉ email người nhận, chủ đề và nội dung email. Nếu muốn đính kèm tệp tin hay hình ảnh, nhấp vào biểu tượng “ghim bấm”.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và nhấn “Gửi” để gửi email đi.
Lưu ý:
- Để gửi email cho nhiều người, sử dụng chức năng CC hoặc BCC.
- CC (Carbon Copy): Người nhận CC có thể thấy danh sách những người khác cũng nhận email có nội dung tương tự.
- BCC (Blind Carbon Copy): Người nhận BCC chỉ biết mình là người nhận thư và không biết danh sách người nhận khác. Sử dụng BCC bằng cách nhấn Ctrl+Shift+B trong quá trình gửi email.
Các bước viết email chuyên nghiệp
Đặt tiêu đề
Tiêu đề email là một câu ngắn gọn mô tả nội dung chính hoặc mục đích của email. Nó không chỉ thu hút sự chú ý mà còn phải rõ ràng và không viết tắt. Một tiêu đề email hấp dẫn giúp tạo ấn tượng đầu tiên và kích thích người nhận muốn đọc email.
Đính kèm tệp
Việc đính kèm tệp tin trong email là cách tiện lợi để chia sẻ thông tin và tài liệu. Từ văn bản, hình ảnh, âm thanh, video đến tài liệu PDF và bảng tính, bạn có thể gửi nhiều loại tệp tin khác nhau. Người nhận có thể tải xuống và truy cập vào các tệp đính kèm để xem, chỉnh sửa và lưu trữ.
Viết nội dung email
Tùy thời điểm phát sinh công việc sẽ có cách viết email khác nhau. Nhưng chung quy lại thì nội dung email phải được viết ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, tránh viết lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người đọc.
Thế nào là nội dung email chuẩn?
Một email chuẩn cần phải có các phần thông tin như sau:
Lời chào: Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng các cách chào sau:
- Xin chào anh/chị,
- Kính chào anh/chị,
- Hi (tên người nhận),
Nội dung email: Sử dụng gạch đầu dòng hoặc câu văn ngắn, xúc tích để phân chia các ý chính. Nếu cần hãy xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email, giúp người đọc dễ dàng theo dõi.
Lời cảm ơn: Có thể sử dụng các mẫu câu sau để tỏ lòng biết ơn:
- Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu để đọc email này.
- Mong rằng những vấn đề tôi đã đề cập ở trên được hiểu rõ. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, hãy trả lời email này của tôi một cách thoải mái.
- Mong anh/chị nhận được email này và sẵn sàng phản hồi chúng tôi trong thời gian sớm nhất có thể.
Việc sắp xếp bố cục email một cách rõ ràng sẽ giúp cho email của bạn trở nên dễ đọc hơn và hiệu quả hơn trong quá trình truyền đạt thông tin.
Bố cục và kiểm tra cuối cùng
Việc sắp xếp bố cục email rõ ràng giúp nó dễ đọc và truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Sử dụng các công cụ như Word, Excel hay Paint để làm nổi bật những phần quan trọng trong email và thu hút sự chú ý của người đọc. Đồng thời, hãy kiểm tra số lượng và tên tệp đính kèm để đảm bảo tính đúng đắn và tìm kiếm dễ dàng cho người nhận.
Gửi email chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi sự sắp xếp logic mà còn yêu cầu viết một nội dung hấp dẫn và dễ đọc. Bằng cách áp dụng các bước này, bạn có thể tạo ra những email chuyên nghiệp, giao tiếp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt đối với người nhận.
Kiểm tra lại toàn bộ nội dung và file đính kèm
Trong quá trình gửi email, việc kiểm tra số lượng file đính kèm là rất quan trọng. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đã đính kèm đúng file trước khi gửi và tên file nên được đặt tên trùng với tên tài liệu, giúp người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Word, Excel, Paint để làm nổi bật những phần quan trọng trong email, nhằm thu hút sự chú ý của người đọc.
Nhập địa chỉ email người nhận
Để có thể gửi đúng người cần nhận thì ở bước này bạn cần phải đảm bảo nhập đúng địa chỉ email của người mà bạn muốn truyền đạt thông tin. Ở bước này, bạn cần phải đảm bảo nội dung email thật chính xác và hoàn hảo, sau đó mới tới nhập địa chỉ người nhận để tránh trường hợp việc bạn chưa viết mail xong mà lỡ tay bấm gửi thì rất khó để cứu vãn.
Tạo chữ ký ở cuối mail
Về mặt thực tế, sự tin tưởng và mức độ uy tín của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email có kết thúc bằng chữ ký rõ ràng cụ thể. Bên cạnh đó, chữ ký cũng là một cách thể hiện sự lịch sự và tế nhị trong quá trình truyền đạt thông tin trực tuyến thông qua mạng internet.
Cấu trúc của chữ ký sẽ chuẩn bao gồm các thông tin sau:
- Lời cảm ơn
- Họ và tên đầy đủ của người gửi
- Chức vụ công việc hiện tại
- Số điện thoại liên lạc
- Địa chỉ email đang dùng
- Các hình thức liên hệ khác như Skype, Zalo, whatsapp,…
Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các yếu tố như phông chữ, màu sắc, kích cỡ và hình ảnh đính kèm. Tuy nhiên, hãy tạo chữ kỹ đơn giản và cẩn thận để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn.
Kiểm tra lại toàn bộ email một lần nữa
Một trong những bước không thể thiếu và cực kỳ quan trọng trong quá trình viết email đó chính là kiểm tra lại toàn bộ nội dung email một lần nữa trước khi gửi tới người nhận. Điều này sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp và sự tỉ mỉ của bạn. Nếu một email chứa nhiều lỗi chính tả sẽ phản ánh sự thiếu tôn trọng đối với người nhận. Hoặc khi gửi mail với file đính kèm không chính xác cũng sẽ gây ra nhiều rắc rối không kém. Chính vì thế, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ email trước khi gửi để tránh những trường hợp không đáng có xảy ra.
Bí quyết viết email chuyên nghiệp
Luôn luôn phải có tiêu đề email
Tiêu đề của email có vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận và tóm tắt nội dung chính của email. Đặt tiêu đề một cách cẩn thận và chỉnh chu để truyền đạt mục đích của bạn một cách rõ ràng và hấp dẫn.
Đưa ra vấn đề chính ở câu mở đầu
Sử dụng câu mở đầu để tóm tắt mục đích và nội dung chính của email, giúp người nhận có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ vấn đề bạn muốn truyền đạt. Điều này giúp cho việc truyền thông tin trong email trở nên hiệu quả và dễ hiểu.
Không bắt đầu email bằng câu mơ hồ
Tránh bắt đầu email bằng những câu mơ hồ và lan man, thay vào đó hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, thông điệp dễ hiểu, và truyền đạt ý chính một cách ngắn gọn và súc tích để tránh sự hiểu lầm của người nhận.
Không sử dụng ký tự in hoa
Hạn chế việc sử dụng ký tự in hoa trong email để tránh tạo cảm giác như đang la mắng hoặc thiếu tôn trọng đối tác. Viết toàn bộ nội dung email bằng ký tự thường là tốt nhất để duy trì một thái độ lịch sự và tôn trọng.
Không viết tắt
Tránh viết tắt trong email nếu không chắc chắn rằng cả người gửi và người nhận đều hiểu ý nghĩa của chúng. Nếu cần, giải thích ý nghĩa của từ viết tắt hoặc viết đầy đủ để đảm bảo người nhận hiểu đúng nội dung bạn muốn truyền đạt và tránh gây hiểu lầm không đáng có.
Giữ cho email ngắn gọn
Viết email ngắn gọn giúp cho người nhận dễ dàng tiếp thu thông tin và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Loại bỏ thông tin không cần thiết và giữ cho email ngắn gọn, súc tích để truyền đạt ý chính một cách hiệu quả.
Kèm theo lời chào và cảm ơn
Bắt đầu email với lời chào lịch sự và kết thúc với lời cảm ơn là cách thể hiện sự tôn trọng và tạo mối quan hệ tốt đẹp. Sử dụng lời chào và lời kết lịch sự để thiết lập một tương tác chuyên nghiệp và trân trọng với người nhận email.
Thêm chữ ký vào cuối email
Sử dụng tính năng chân chữ ký để tự động hiển thị thông tin liên hệ của bạn ở cuối email. Điều này giúp người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin liên hệ như số điện thoại, skype hoặc địa chỉ để liên lạc với bạn khi cần thiết.
Đúng giờ
Việc gửi email đúng giờ là một yếu tố quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và mức độ nghiêm trọng của bạn đối với các đối tác của mình. Việc gửi email phần nào có thể gây khó chịu cho người nhận. Chính vì vậy, để tránh tình trạng quên gửi email hoặc gửi ảnh hưởng đến công việc, bạn nên sử dụng tính năng hẹn giờ trong ứng dụng Gmail hoặc Outlook nhé.
Trong kết của bài viết “Cách Viết Email Chuyên Nghiệp, Đơn Giản, Chi Tiết Từ A-Z”, bạn sẽ nhận được một tổng kết tóm tắt và các lời khuyên cuối cùng.
Những nguyên tắc và kỹ thuật đã được giới thiệu trong hướng dẫn sẽ giúp bạn xây dựng và gửi những email chuyên nghiệp, hiệu quả và ấn tượng. Bạn sẽ học cách lựa chọn từ ngữ phù hợp, xây dựng cấu trúc email mạch lạc, và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng. Bằng cách áp dụng những kỹ năng này, bạn có thể tạo mối quan hệ kinh doanh tốt hơn, ghi điểm với đối tác và khách hàng, và đạt được thành công trong công việc. Đừng ngần ngại bắt đầu học ngay hôm nay và trở thành một chuyên gia viết email chuyên nghiệp!
- Đồ họa là gì? Những thông tin quan trọng cần biết - 29/09/2023
- Đồ họa là gì? Những thông tin quan trọng cần biết - 29/09/2023
- Tìm hiểu về màu nude và ứng dụng trong trang trí nội thất - 29/09/2023