Hướng dẫn sử dụng Smart Art để tạo sơ đồ tổ chức – Khóa học Excel Online không mất phí

Trong quá trình thực tập và lập báo cáo, ta thường cần phác thảo sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp nơi ta đang thực tập, hay của từng bộ phận cụ thể. Việc tự tay vẽ những sơ đồ tổ chức này có thể mất rất nhiều thời gian và sức lực, đặc biệt là khi phải đối mặt với một công ty có hệ thống phòng ban phức tạp, với đầy đủ các nhóm, tổ và các đơn vị giám sát độc lập; chỉ nghĩ đến việc phải vẽ chúng một cách thủ công đã thấy đau đầu.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thụt lùi trước vấn đề trên nhờ vào tiện ích Smart Art trong Word, giúp việc vẽ sơ đồ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Để hiểu rõ hơn về tiện ích SmartArt, mời bạn tham khảo bài viết sau:

Hướng dẫn cách dùng tiện ích SmartArt trong Word

Bước 1: Khởi tạo một mẫu sơ đồ

Trong tab Insert, chúng ta chọn tính năng Smart Art.

Ở cửa sổ hiện ra của Smart Art Graphic, ta lựa chọn mục Hierarchy để tìm kiếm mẫu sơ đồ phù hợp nhất, sau đó nhấn nút ok để chèn sơ đồ đã chọn vào.

 

Bước 2: Cài đặt định dạng

Chuyển về tab Home, bạn sẽ nhận thấy rằng font chữ mặc định của Smart Art vừa mới tạo vẫn là font mặc định của Word (cho dù bạn có cài đặt font cho Word từ trước).

Hãy điều chỉnh lại font chữ và kích thước cho phù hợp với yêu cầu.

Ngoài ra, bạn có thể thay đổi màu sắc của nền và chữ để làm nổi bật các phần khác nhau trong sơ đồ.

Bạn có thể áp dụng định dạng cho toàn bộ sơ đồ hoặc chỉ từng ô cụ thể một.

Bước 3: Sắp xếp nội dung

Trong phần Type our text here, bạn bắt đầu nhập thông tin cho từng vị trí trong sơ đồ. Chẳng hạn, bạn sẽ nhập chức danh của mỗi bộ phận như sau:

Nếu bạn muốn thêm một ô (Shape) mới, hãy click chuột phải vào ô liên quan và chọn mục Add Shape.

Add Shape After: Thêm một Shape ở cùng cấp, vị trí bên phải.

Add Shape Before: Thêm một Shape ở cùng cấp, vị trí bên trái.

Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới tức thì của Shape hiện tại.

Add Shape Below: Thêm một Shape ở cấp dưới cuối cùng liên quan đến vị trí hiện tại.

Add Assistant: Thêm cấp phụ tá ngay dưới cấp ban đầu, định vị bên trái, khác với cấp Above / Below định vị bên phải.

Để tô màu cho Shape, ta sẽ vào tab Format trong phần công cụ SmartArt Tools:

Điều chỉnh định dạng cho Shape:

  • Shape Fill: Tô màu nền cho shape.
  • Shape Outline: Tạo đường viền cho shape.
  • Shape Effects: Áp dụng hiệu ứng cho shape.

Điều chỉnh định dạng cho văn bản trong Shape:

  • Text Fill: Thay đổi màu chữ.
  • Text Outline: Vẽ viền cho chữ.
  • Text Effects: Tạo hiệu ứng cho chữ.

Ta đã có thể tự thiết kế sơ đồ tổ chức chỉ bằng một số thao tác đơn giản dùng công cụ SmartArt trong Word. Sơ đồ vừa dễ tạo vừa gọn gàng và bắt mắt.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop