Tổng quan về hàm VLOOKUP: Cách thức hoạt động và áp dụng thông qua ví dụ minh họa

Người dùng Excel chuyên nghiệp hay người mới học đều cần nắm vững và vận dụng linh hoạt hàm Vlookup, vốn là một công cụ không thể thiếu trong việc phân tích dữ liệu.

Công thức và cấu trúc của hàm

Dùng để lấy ra giá trị cùng hàng từ cột đã chỉ định dựa trên giá trị tìm kiếm nhất định, đó là chức năng của hàm VLOOKUP.

Công thức hàm VLOOKUP được mô tả như sau:

Các phần tử cấu thành:

lookup_value chính là giá trị dùng để tìm kiếm, phải đặt ở cột đầu tiên bên trái của bảng. Giá trị này có thể là một số, dãy kí tự hoặc tham chiếu đến một ô cụ thể khác.

table_array là dãy dữ liệu bao gồm chữ hoặc số mà thông tin tìm kiếm sẽ dựa vào. Chú ý: Bạn nên sử dụng dấu “$” để khóa bảng và không bị thay đổi khi sao chép công thức, tránh gặp phải lỗi #N/A

col_index_num định nghĩa số thứ tự của cột trong table_array đang chứa giá trị cần trích xuất. Cầu chì cột đếm từ cột đầu tiên trong bảng.

range_lookup định nghĩa loại tìm kiếm theo giá trị logic. Để tìm chính xác, dùng FALSE hoặc 0; còn tìm kiếm giá trị gần đúng, thì dùng TRUE hay 1. Lưu ý, khi sử dụng tìm kiếm loại này, giá trị tìm kiếm cẩn được sắp xếp tăng dần trong bảng.

Diễn giải cách làm việc của hàm

Biểu đồ sau đây minh họa cách hoạt động của VLOOKUP:

Các tình huống ứng dụng hàm vlookup

Dưới đây là hai tình huống: một với tìm kiếm chính xác và một với tìm kiếm gần đúng:

1. Tìm kiếm chính xác

Cách tìm tuổi dựa trên tên người

2. Tìm kiếm gần đúng

Phương pháp tìm giá vé dựa trên độ tuổi

Có lẽ bạn đang tự hỏi về sự khác biệt giữa hai hình thức tìm kiếm này. Xem xét cả hai ví dụ trên để thấy sự khác biệt khi điều chỉnh range_lookup nhé.

Đầu tiên, chúng ta sẽ chuyển từ tìm kiếm chính xác sang gần đúng:

Vì sao kết quả lại cho thấy Trang 19 tuổi thay vì 17? Điều này xảy ra do khi tìm kiếm gần đúng, Excel sẽ lấy giá trị phù hợp nhấtgần nhất theo trình tự từ trên xuống, sau đấy nó sẽ liên kết với cột thứ ba để xuất kết quả. Trong ví dụ này, Excel đã tìm và dựa trên giá trị là Trần.

Và với ví dụ thứ hai, kết quả sẽ như sau:

Khi cài đặt range_lookup để thực hiện việc tìm kiếm chính xác, Excel chỉ cung cấp các kết quả với tham chiếu đúng một cách tuyệt đối. Do đó, trừ giá trị 19 phù hợp, bạn sẽ nhận được #N/A bởi không có giá trị khớp tương ứng.

Tối ưu VLOOKUP với các hàm cơ bản khác

1. Kết hợp VLOOKUP và IF

Trong ví dụ đã nêu, nếu không tìm thấy giá trị phù hợp trong bảng được tìm kiếm, chúng ta có thể dùng VLOOKUP cùng IF và một hàm kiểm tra lỗi như sau:

Trước hết, sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí của ô A9 trong khoảng A2:A7. Bởi vì “Quang” không nằm trong khoảng đó, hàm sẽ trả về #N/A. Kế tiếp, áp dụng IFERROR hay kết hợp IFISERROR để xử lý tình huống này.

2. Kết hợp VLOOKUP và MATCH

Hàm MATCH dùng để xác định vị trí của một giá trị trong một dãy. Khi góp nhặt với VLOOKUP, nó giúp ta tự động tìm vị trí số của cột qua giá trị col_index_num. Ví dụ cụ thể:

Thực hiện thông qua hàm MATCH, bạn có thể dễ dàng biết được cột có dữ liệu cần lấy ở đâu vị trí nào. Chỉ việc thêm một hàng dữ liệu dưới cùng, sử dụng MATCH để tham chiếu, ta có thể tạo ra một bảng tra cứu mà không cần phải chỉnh sửa mỗi khi dữ liệu trong bảng biến đổi.

Đây là một số thông tin cơ bản cần biết để sử dụng hàm VLOOKUP. Hy vọng bạn có thể áp dụng thành công cùng với Siêu Marketing!

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop