Quy trình chuyên nghiệp từ dữ liệu Excel sang mã HTML

Với nhu cầu đăng tải một bảng tính Excel lên mạng dưới dạng trang web, phương pháp hiệu quả nhất là chuyển nó thành file HTML. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các phương pháp làm việc này và phân tích điểm mạnh, yếu của chúng.

Xuất Excel thành HTML thông qua “Save as Web Page”

Qua cách này, bạn có thể chuyển đổi bảng tính hoặc một phần của nó như một đoạn dữ liệu được chọn hoặc đồ họa sang một định dạng trang web tĩnh (.htm hoặc .html), giúp người xem dễ dàng truy cập vào dữ liệu của bạn từ web mà không cần sử dụng Excel.

Lấy ví dụ, nếu bạn đã hoàn thành một báo cáo chi tiết trên Excel và muốn chia sẻ thông tin số liệu, bảng biểu và đồ thị lên trang web công ty để các đồng nghiệp có thể xem một cách dễ dàng qua trình duyệt web của họ.

Để chuyển Excel sang HTML, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây. Hướng dẫn này phù hợp cho Excel 2013, 2010 và 2007.

1. Mở tab File và chọn Save As từ bảng tính của bạn.

Nếu chỉ muốn xuất một phần cụ thể như một phạm vi ô, bảng hoặc biểu đồ, hãy lựa chọn trước khi tiếp tục.

2. Trong cửa sổ Save As, bạn có thể lựa chọn một trong các tùy chọn sau:

  • Web Page (.htm; .html). Bằng cách này, bảng tính hoặc phần được chọn sẽ được lưu thành trang web cùng một thư mục chứa các file đính kèm như hình ảnh, cấu trúc trang,…
  • Single File Web Page (.mht; .mhl). Lựa chọn này giúp bạn lưu bảng tính hoặc phần đã chọn vào một file duy nhất có chứa các file hỗ trợ nội tuyến.

3. Khi đã chọn một phạm vi, bảng hoặc biểu đồ, hãy ấn Save as, sau đó chọn nút Selection và nhấp Save.

Nếu bạn chưa chọn gì, hãy tiến hành các bước tiếp theo.

  • Để lưu toàn bộ bảng tính, kể cả các bảng, đồ họa và các tab điều hướng giữa các trang, chọn Entire Workbook.
  • Để lưu chỉ bảng tính hiện hành, bạn chọn Sheet. Tiếp theo, quyết định bạn muốn công khai toàn bộ nội dung của bảng tính hay chỉ một số phần cụ thể.

Bạn cũng có cơ hội đặt tiêu đề cho trang web mình ở thời điểm này bằng cách nhấn vào nút Change Title… trong phần mở rộng góc phải của cửa sổ. Hoặc điều chỉnh sau như mô tả ở bước 6 dưới đây.

4. Nhấp vào Publish để đến giao diện Publish as Web Page.

5. Items to publish. Chỗ này, bạn sẽ chọn phần nào của bảng tính Excel muốn hiển thị trên trang web.

Bên cạnh Choose trong danh sách thả xuống, bên bạn có những lựa chọn sau:

  • Entire workbook. Đây là công cụ để hiển thị toàn bộ bảng tính với tất cả trang tính và các tab di động giữa chúng.
  • Entire worksheet or selected items như bảng, biểu đồ, phạm vi ô lọcdữ liệu bên ngoài. Chọn “Items on SheetName” và sau đó chọn “All contents” hoặc những mục riêng lẻ.

Choose whether to publish the entire worksheet or certain items.

  • Khoảng ô. Lựa chọn Khoảng ô từ menu xổ xuống, tiếp đến click vào icon Thu nhỏ hộp thoại để chọn phạm vi ô bạn muốn đăng tải.
  • Mục đã xuất bản trước đó. Sử dụng tùy chọn này để tái xuất bản một trang tính hoặc các mục đã được xuất bản trước đây. Để không xuất bản lại một mục cụ thể, hãy chọn nó từ danh sách và nhấn nút Loại bỏ.

6. Tựa đề trang web. Nhấn vào nút Đổi kế bên Tựa đề: để thêm tiêu đề sẽ xuất hiện trên thanh tựa đề của trình duyệt web, và điền vào tiêu đề mong muốn.

7. Bấm vào nút Duyệt cạnh Tên tệp để chọn đĩa, thư mục, thư mục web, máy chủ web, trang HTTP hoặc địa điểm FTP mà bạn dự định lưu trang web của mình.

Lời khuyên: Khi bạn lần đầu tiên biến đổi một trang tính Excel thành tệp HML, hãy lưu nó vào ổ đĩa cứng để bạn có cơ hội chỉnh sửa cần thiết trước khi đăng tải lên mạng internet hoặc mạng riêng của bạn.

Bạn có thể chọn để chuyển tệp Excel hiện tại của mình vào một trang web đã có sẵn, miễn là bạn có quyền chỉnh sửa trang đó. Khi nhấn vào nút Xuất bản, sẽ xuất hiện một thông điệp nhắc lựa chọn giữa việc ghi đè lên trang web hiện có hoặc thêm dữ liệu của bạn vào cuối. Lựa chọn thay thế, hãy chọn Thay thế; và nếu muốn thêm vào, nhấn Thêm vào tệp.

8. Chọn tùy chọn “Tự động xuất bản mỗi khi lưu sách làm việc” nếu bạn muốn trang tính hoặc các mục đã chọn được tự động xuất bản mỗi lần bạn lưu.

9. Đánh dấu vào ô “Mở trang web đã xuất bản trong trình duyệt” nếu muốn xem ngay trang web sau khi đã lưu.

10. Nhấn nút Xuất bản và quy trình hoàn tất!

Xem qua hình ảnh dưới đây, bảng Excel của chúng ta hiển thị đẹp mắt trên trang web, mặc dù không khớp hoàn hảo so với thiết kế ban đầu của tệp Excel.

An Excel table published as a web page

Ghi chú: Mã HTML tạo bởi Excel không luôn sắc nét và trau chuốt, và nếu bạn đang chuyển đổi bản Excel có thiết kế cầu kỳ, bạn nên dùng một công cụ soạn thảo HTML khác để tinh chỉnh mã trước khi đăng tải, giúp trang web tải nhanh hơn.

5 điều cần biết khi biến đổi Excel sang HTML

Khi sử dụng tính năng Lưu thành Trang Web của Excel, điều cần thiết là bạn phải hiểu cách thức hoạt động của các chức năng chính để tránh sai sót thường gặp và hạn chế thông báo lỗi. Đoạn sau đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh về những lựa chọn bạn cần chú ý khi xuất trang tính Excel ra định dạng HTML.

  1. Hỗ trợ tệp tin và siêu liên kết

Bạn biết đấy, trang web thường chứa hình ảnh, tệp đính kèm khác và siêu liên kết đến trang khác. Khi chuyển đổi tệp Excel sang trang web, Excel tự xử lý các tệp và liên kết liên quan, lưu chúng trong thư mục phụ giúp tên TênSáchLàmViệc_files.

Khi lưu các tệp được hỗ trợ như nút bắn, biểu đồ, và mô hình nền vào cùng một máy chủ, Excel sẽ giữ cho các liên kết hoạt động như ban đầu.

Liên kết nội bộ là một đường dẫn (URL) dẫn đến một file nằm trong cùng một website; nó chỉ thể hiện tên file hoặc đường dẫn từ thư mục gốc mà không cần đến địa chỉ web đầy đủ (ví dụ: href = “/ images / 001.png”). Nếu có sự loại bỏ bất cứ item nào được gắn với liên kết nội bộ, Microsoft Excel sẽ xóa file liên quan ra khỏi folder hỗ trợ.

Vì vậy, luật lệ cơ bản là giữ nguyên vị trí website và file hỗ trợ không đổi, bởi nếu không, website sẽ không được hiển thị đúng cách. Nếu bạn chuyển website của mình đến nơi khác, hãy đảm bảo di chuyển cả folder phụ trợ để giữ nguyên liên kết. Khi lưu website này sang nơi khác, Microsoft Excel sẽ tự động chép folder phụ trợ cho bạn.

Khi bạn lưu website tại nhiều vị trí khác nhau hoặc khi file Excel của bạn đính kèm liên kết đến website ngoại vi, liên kết tuyệt đối sẽ được hình thành. Liên kết tuyệt đối định rõ đường dẫn cụ thể tới file hay website để có thể truy cập từ bất cứ đâu, như là ví dụ www.your-domain / products / product1.htm.

  1. Sửa đổi và lưu trang Web

Theo nguyên tắc, bạn có khả năng lưu spreadsheet của mình dưới hình thức trang web, sau đó chỉnh sửa nó trong Excel và lưu lại file. Nhưng, làm như vậy có thể làm mất tính năng của Excel. Cụ thể là, các biểu đồ trong spreadsheet sẽ biến thành ảnh và bạn không thể chỉnh sửa chúng như bình thường trong Excel.

Chính vì thế, việc tốt nhất là giữ lại file Excel gốc, chỉnh sửa trên đó sau đó lưu dưới dạng spreadsheet (.xlsx) trước, và cuối cùng mới lưu dưới dạng file web (.htm hoặc .html).

  1. Xuất bản tự động trang Web

Nếu bạn tích vào hộp kiểm AutoRepublish ở cửa sổ Publish As Web Page trong Bước 8 như đã nói ở trên, trang web của bạn sẽ được cập nhật tự động mỗi khi bạn lưu file Excel. Điều này tạo điều kiện cho việc cập nhật nhanh chóng bản sao online của bảng Excel của bạn.

Khi chức năng AutoRepublish được bật, sẽ có thông báo hiện ra mỗi khi bạn lưu bảng tính và yêu cầu bạn xác nhận liệu bạn cần bật hoặc tắt AutoRepublish không. Đương nhiên, để xuất bản lại tự động, bạn cần chọn Enable… sau đó nhấp vào OK.

Tuy nhiên, đôi khi bạn không muốn tự động cập nhật lại bảng tính hay các item được chọn, chẳng hạn khi file Excel chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc đã bị sửa đổi bởi người không đáng tin. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tạm thời hoặc vĩnh viễn vô hiệu hóa chức năng AutoRepublish.

Để tạm thời khóa chức năng AutoRepublish, chọn lựa chọn đầu tiên “Disable the AutoRepublish feature while this workbook is open” trong thông báo trên. Điều này sẽ tạm thời dừng chức năng tự cập nhật nhưng sẽ được kích hoạt lại khi mở bảng tính.

Để khóa vĩnh viễn chức năng AutoRepublish cho tất cả hoặc các item đã chọn, mở file Excel, chọn lưu dưới dạng web page sau đó nhấp vào nút Publish. Trong menu Choose, dưới mục “Items to publish“, chọn item không muốn xuất bản và nhấp vào nút Remove.

Permanently disabling the AutoRepublish feature4. Các chức năng của Excel không tương thích trên trang web

Một số chức năng hay và thường xuyên sử dụng trong Excel không được hỗ trợ khi bạn chuyển đổi bảng tính Excel thành định dạng HTML:

  • Điều kiện
    • Khi lưu bảng tính Excel dưới hình thức Trang Web Đơn (.mht, .mhtml), hãy lưu ý rằng định dạng Trang Web (.htm, .html) mới hỗ trợ đầy đủ việc lưu trữ định dạng, do đó đảm bảo công việc lưu trữ được thực hiện trong đúng định dạng này. Định dạng thanh dữ liệu, màu sắc đã chọn và icon sẽ không được giữ lại khi bạn lưu với định dạng trang web.
    • Không thể xuất văn bản xoay hoặc dọc khi chuyển dữ liệu Excel sang trang Web. Văn bản bị xoay trong bảng tính sẽ được chuyển thành hình thức ngang khi xuất trực tuyến dưới dạng trang web.

    5. Những khó khăn thường gặp khi chuyển đổi tệp Excel sang HTML

    Có một số vấn đề bạn có thể gặp phải khi bạn chuyển bảng tính Excel sang định dạng trang web:

    • Một phần nội dung trong ô (chữ) bị thiếu hoặc không hiển thị đầy đủ. Để tránh tình trạng văn bản bị cắt, bạn có thể vô hiệu hóa tùy chọn “wrapped text”, thu ngắn văn bản, hoặc kéo dài chiều rộng của cột sao cho chữ hiển thị đều và căn lề trái.
    • Luôn luôn xảy ra tình trạng các đối tượng bạn lưu vào một Trang Web sẽ xuất hiện ở cuối trang thay vì vị trí mà bạn mong muốn là đầu trang hoặc ở giữa. Điều này xảy ra mặc định khi bạn lưu bảng tính Excel dưới dạng trang web. Muốn di chuyển dữ liệu Excel của bạn đến một vị trí khác trên trang, bạn sẽ cần phải chỉnh sửa trực tiếp trên trình soạn thảo HTML hoặc sắp xếp lại nội dung trong Excel rồi lưu lại thành một trang web mới.
    • Liên kết trở nên không hoạt động trên trang web. Nguyên nhân có thể do bạn đã di chuyển trang web hoặc các thư mục liên quan đến một nơi khác.
    • Hiện tượng một chữ X màu đỏ trên trang Web cho biết hình ảnh hoặc đồ thị không còn tồn tại. Để khắc phục, hãy đảm bảo rằng bạn luôn giữ trang web và các thư mục phụ trợ tại cùng một vị trí.
    Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop