Quản lý Ngày sinh nhật nhân viên qua Excel

1. Ý nghĩa từ việc theo dõi

Khi quản lý nhân sự, việc theo dõi ngày sinh nhật nhân viên có thể là một phần thú vị trong việc quản lý công việc hàng ngày của bạn.

Như một chiếc đồng hồ nhắc nhở, công cụ này hỗ trợ bạn trong việc lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho đội ngũ nhân viên.

Qua đó, bạn có thể tạo dựng được mối quan hệ tốt với mọi người, từ đó góp phần làm cho công việc của bạn diễn ra suôn sẻ.

2. Đạt được điều mong muốn

Bảng bạn sẽ nhận được sẽ trông như sau:

Khi thay đổi thông tin tháng trong ô D2, trạng thái thông báo sẽ tự động cập nhật.

Bây giờ, hãy cùng nhau tìm hiểu cách thực hiện nhé!

3. Hướng dẫn thực hiện

Để bắt đầu, bạn cần tạo một bảng dữ liệu với các bước sau:
– Đặt tên bảng tại hàng đầu tiên, gộp các ô từ A đến G
– Hàng thứ hai ghi hai cột thông tin: Tháng và Số người tham gia
– Cách hàng thứ hai một dòng để tạo khoảng trống
– Sử dụng hàng thứ tư để ghi các tiêu đề cột: Số thứ tự, Tên nhân viên, Chức danh (bộ phận), Ngày sinh, Tháng sinh, Sinh nhật, Ghi chú
– Viết thông tin chi tiết của từng nhân viên vào các hàng tiếp theo

Dưới đây là mẫu bảng tham khảo:

Cách vẽ khung cho bảng như sau:
– Chọn phần muốn định vị từ ô A4 đến G50 (giả sử bảng kéo dài đến dòng 50)
– Nhấn vào Format Cells
– Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Border
– Chọn kiểu đường viền với mục Line và đặt các đường viền phù hợp trong mục Border, sử dụng mục Presets để thực hiện nhanh những tùy chọn:
+ None: loại bỏ đường viền
+ Outline: Vẽ viền ngoại vi của bảng
+ Inside: Vẽ viền phía trong của bảng
Hình minh họa chi tiết như sau:

Bạn có thể tùy chỉnh viền cho từng phần cụ thể sau khi chọn.

Sau đó, điền thông tin như tên và ngày sinh của nhân viên vào bảng.

Bước tiếp theo, ta sẽ xây dựng công thức cho các cột chưa có thông tin:

* Cột Tháng sinh (E):
Công thức sử dụng ở ô E5 và sao chép xuống các ô tiếp theo:
=RIGHT(“0″&MONTH(D5),2)
Hoặc =TEXT(MONTH(D5),”0#”)

Chú ý rằng “0” là số không, không phải chữ cái O
Hai công thức này cho kết quả tương tự nhau, chúng đều cho phép lấy giá trị tháng từ cột Ngày sinh và định dạng nó thành hai chữ số với số không ở trước nếu tháng nhỏ hơn 10. Chỉ nên chọn một trong hai để sử dụng.

* Cột Sinh nhật (F):
Ta nhập công thức sau tại ô F5 và sao chép cho các ô dưới:
=IF(D5=””,””,DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(D5),DAY(D5)))

Lưu ý rằng hàm today() giúp xác định ngày hiện tại, và khi sử dụng YEAR bạn cần chú trọng về việc đóng mở ngoặc đúng cách.
Phân tích rõ ràng ý nghĩa của công thức này:

+ Sử dụng hàm IF, nếuNếu ô D5 (chứa thông tin ngày sinh) không chứa giá trị nào cả (tức là trống không), ô sinh nhật sẽ không hiển thị thông tin gì (không có thông tin ngày sinh nên cũng không có thông báo sinh nhật).
Tuy nhiên, giả sử rằng ô D5 có chứa thông tin ngày sinh, thì ô sinh nhật sẽ được tính toán theo cách sau:
Hàm “date” chịu trách nhiệm trả lại giá trị ngày, tháng, năm trong đó năm đại diện bởi “Year(today())” – hay năm hiện tại. Today() sẽ cung cấp ngày, tháng và năm tại thời điểm hiện tại, và hàm Year giúp lọc lấy chỉ năm.
Tháng và ngày được lấy từ ô D5, tương ứng chỉ lấy giá trị tháng và ngày từ ngày sinh của người dùng.

* Cột “Thông báo” (Cột G)
Chúng ta sẽ đưa công thức sau vào ô F5 và sau đó áp dụng cho các ô kế tiếp:
=IF(D5=””,””,IF(TODAY()>F5,”Đã xong”,IF(TODAY()+7>=F5,”Chuẩn bị tổ chức”,IF(MONTH(D5)=$C$2,”Trong tháng có SN”,””))))

Cùng phân tích ý nghĩa của công thức trên:
+ Hàm IF đầu tiên: Trường hợp D5 không có dữ liệu, ô thông báo cũng sẽ để trống.
+ Hàm IF thứ hai: Nếu ngày hiện tại lớn hơn ngày đánh dấu trong ô F5 thì thông báo sẽ là “Đã xong”.
+ Hàm IF thứ ba: Trong trường hợp chưa tới ngày đánh dấu, nếu ngày hiện tại cộng thêm 7 ngày lớn hơn hoặc bằng ngày đánh dấu, tức là sinh nhật sắp đến trong khoảng 1 tuần, thông báo sẽ là “Chuẩn bị tổ chức”.
+ Hàm IF thứ tư: Trường hợp tháng ở ô D5 trùng với tháng hiện tại ở ô C2, thông báo sẽ hiển thị là “Trong tháng có SN”.
Nếu không nằm trong các trường hợp trên, không có thông báo được hiển thị.

* Ô F2, nơi đếm tổng số người có sinh nhật trong tháng hiện tại:
=COUNTIF($E$5:$E$50,$C$2)
Công thức này đếm bao nhiêu lần giá trị tháng tại ô C2 xuất hiện trong cột “Tháng sinh” từ E5 tới E50.

Sau khi áp dụng các công thức cho cột và ô, chúng ta sẽ thu được kết quả như hình minh họa sau:

Để dễ theo dõi, chúng ta sẽ thêm tính năng tự động đổi màu dựa trên các thông báo. Cách làm như sau:

– Chọn toàn bộ dữ liệu từ A5 tới G50, tiếp tục chọn “Conditional Formatting”, rồi chọn “New Rule”.

 

Tại đây, bạn nhập công thức để thiết lập điều kiện sau:
=IF($G5=”Đã xong”,TRUE,FALSE)
Công thức này có nghĩa là nếu ô từ cột G và bắt đầu từ G5 trở đi chứa thông báo “Đã xong” thì sẽ thỏa điều kiện là TRUE, còn không thì FALSE.

Bạn sau đó chọn vào ô “Format”…

Bạn có thể chọn hình thức định dạng ưng ý ngay phía dưới đây.

Ở đây bao gồm các phần sau:
Number: Cài đặt kiểu số
Font: Cài đặt chữ viết, cỡ chữ, màu sắc chữ v.v…
Border: Tạo đường viền
Fill: Tạo màu nền cho ô
Thông thường, bạn chỉ cần điều chỉnh màu sắc chữ, làm đậm chữ và đặt màu nền cho ô.

Tương tự như vậy, đối với mỗi thông báo khác nhau, bạn cần thiết lập một Rule mới trong phần Conditional Formatting

=IF($G5=”Chuẩn bị tổ chức”,TRUE,FALSE)
=IF(MONTH($D5)=$C$2,TRUE,FALSE)

Khi bạn đã hoàn tất, có thể kiểm tra lại các rule bằng cách nhấp vào Conditional Formatting, sau đó chọn Manager Rule

Lời khuyên là bạn nên xếp thứ tự các Rule theo đúng trình tự mà bạn đã sử dụng trong hàm If ở cột Thông báo (đã xong ở vị trí đầu tiên, tiếp đến là chuẩn bị, và cuối cùng là có SN trong tháng)

Cách thức sắp xếp: Bạn chỉ việc chọn rule muốn xếp, sau đó nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng lên hoặc xuống tại bên cạnh nút Delete Rule (ở phía trên chữ Applies to) trên bảng để định vị lại thứ tự của nó như bạn mong muốn.

Kết quả sau cùng sẽ như sau:

Đến đây là bạn đã hoàn thành việc tạo bảng theo dõi ngày sinh nhật.
Bây giờ hãy thử thay đổi Tháng trong ô C2 hoặc điều chỉnh ngày sinh của những nhân viên để xem thông báo có hiển thị đúng hay không.

4. Nhận xét

Đối với việc thêm dòng mới, bạn chỉ cần sao chép công thức từ dòng trên và dán xuống dưới.

Chức năng Conditional Formatting giúp định dạng ô theo điều kiện đã đặt trước, làm cho các thông báo trên bảng tính tự động và rõ ràng hơn.

Trong việc tính toán các ngày tháng, bạn sẽ sử dụng nhiều đến các hàm như Date, today, month, year… Nếu ô nào đã chứa dữ liệu ngày tháng, bạn có thể sử dụng trực tiếp cho việc tính toán ngày tháng, thêm hoặc bớt.

Hy vọng các bạn có thể áp dụng những kiến thức này vào công việc hiệu quả.

Rất nhiều thông tin hữu ích phải không? Tất cả những kiến thức trên đều có thể học được trong khóa học SM90 – Excel từ cơ bản đến chuyên nghiệp của Siêu Marketing. Đây là khóa học giúp bạn nắm chắc kiến thức một cách toàn diện và chi tiết. Bạn cũng không cần lo lắng về thời gian học, vì khóa học không giới hạn thời gian, cho phép bạn tự do học mọi lúc và dễ dàng tìm lại kiến thức khi cần thiết. Hiện tại, trường đang có khuyến mãi cực kỳ hấp dẫn cho những ai đăng ký khóa học. Thông tin chi tiết có thể xem tại: sieumarketing.com

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop