Power Query – Cách Điều Chỉnh Truy Vấn

Trong phần này thuộc series bài viết về Power Query, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách chỉnh sửa các truy vấn trong Power Query. Mình đã giới thiệu sơ lược về việc này ở bài viết trước, và giờ đây Siêu Marketing sẽ hướng dẫn bạn đi vào chi tiết hơn. 

Download Files Mẫu

Dù bạn có thể nắm bắt được các ví dụ được trình bày dưới đây, sẽ tốt hơn nếu bạn thực hiện theo bằng cách download các tệp ví dụ về máy tính của bạn.

Bạn chỉ cần nhấp vào Downloads để tải xuống.

Chúng tôi sử dụng Example 7 – Edit Queries.xlsx trong toàn bộ ví dụ ở bài viết này, đó là một workbook Excel với một số truy vấn đơn giản đã được tạo sẵn.

Hãy mở file này ra và cùng bắt đầu thôi nào.

Chỉnh Sửa Truy Vấn Đã Có

Với Power Query, có nhiều phương pháp để đạt được cùng một kết quả. Để mở và chỉnh sửa một truy vấn có sẵn cũng không phải là ngoại lệ, có nhiều cách khác nhau để thực hiện điều này. Dưới đây, mình sẽ liệt kê một vài phương thức thông dụng nhất mặc dù chỉ cần nắm vững một hoặc hai trong số đó là đủ.

Cách Mở Power Query

Queries & Connections – Kích đôi

Cách đơn giản nhất là kích vào Data -> Queries & Connections.

1- power query - chỉnh sửa truy vấn
1- power query – chỉnh sửa truy vấn

Khi Queries & Connections xuất hiện, chỉ cần kích đôi vào truy vấn mà bạn muốn sửa.

2- power query - chỉnh sửa truy vấn
2- power query – chỉnh sửa truy vấn

Queries & Connections – Click chuột phải rồi chọn Edit

Trong Queries & Connections, bạn có thể click chuột phải lên truy vấn và chọn chức năng chỉnh sửa (Edit).

3- power query - chỉnh sửa truy vấn
3- power query – chỉnh sửa truy vấn

Queries & Connections – Di chuột và chọn Edit

Khi di chuột qua truy vấn (không kích chuột, chỉ di được), Excel sẽ hiển thị một bản tóm tắt về truy vấn. Bạn có thể nhấp vào nút Edit ở cuối cùng.

4- power query - chỉnh sửa truy vấn
4- power query – chỉnh sửa truy vấn

Bắt đầu với Power Query Editor

Phần này đã có giải thích chi tiết trong bài viết mang tiêu đề Chuẩn hóa dữ liệu với Power Query.

Một cách tiếp cận khác để mở Power Query Editor mà không cần truy cập vào truy vấn đã chọn là

Bạn có thể nhấn vào Data -> Get Data -> Launch Power Query Editor.

5- power query - chỉnh sửa truy vấn
5- power query – chỉnh sửa truy vấn

Công cụ Truy vấn

Còn một cách khác nữa bạn có thể thử là chọn bất kỳ ô nào trong một bảng truy vấn. Một tab mới có tên Query sẽ hiển thị. Bạn hãy nhấn vào Query -> Edit.

6- power query - chỉnh sửa truy vấn
6- power query – chỉnh sửa truy vấn

Lựa chọn truy vấn để chỉnh sửa

Khi đã mở được Power Query Editor, bạn có thể tiến hành chỉnh sửa bất kỳ truy vấn nào đang có trong workbook. Việc mở rộng danh sách các truy vấn có thể được thực hiện bằng việc nhấn vào mũi tên ở góc trên cùng bên trái cửa sổ xem trước dữ liệu.

Danh sách truy vấn sẽ hiển thị ra.

Chỉ cần nhấn vào truy vấn mà bạn muốn kích hoạt để xem hoặc sửa đổi.

Đóng & Tải

Trong hầu hết các bài viết thuộc chuỗi bài về Power Query, chúng tôi thường chỉ sử dụng Close & Load khi chúng tôi tạo ra mới truy vấn. Chúng tôi không tải những truy vấn đó riêng lẻ vào Excel. Lưu ý là Close & Load sẽ được áp dụng với tất cả các truy vấn trong cửa sổ làm việc, và không giới hạn ở truy vấn nào cụ thể, đó là lý do tại sao nếu bạn chỉnh sửa nhiều truy vấn rồi sau đó cập nhật bằng Close & Load, mọi truy vấn đều sẽ được cập nhật, không chỉ những truy vấn hiện đang được kích hoạt.

Đóng mà không cần lưu thay đổi

Nếu sau khi chỉnh sửa, bạn cảm thấy không muốn những sửa đổi đó được cập nhật vào Excel, bạn có thể huỷ bỏ chúng bằng cách nhấn vào File -> Discard and Close

7- chỉnh sửa truy vấn power query
7- chỉnh sửa truy vấn power query

Bên cạnh đó, nút đóng [X] (ở góc trên cùng bên phải cửa sổ) cũng là một lựa chọn và khi nhấn vào, một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện để đảm bảo bạn không vô tình nhấn lầm.

8- chỉnh sửa truy vấn power query
8- chỉnh sửa truy vấn power query

Chỉnh sửa các bước

Chúng ta đã bước vào giao diện của Power Query và có thể tự do di chuyển giữa các truy vấn để chuẩn bị sẵn sàng chỉnh sửa các bước cụ thể. Trong phần này, chúng ta sẽ thao tác trên tệp ví dụ nhằm sửa các bước biến đổi hiện hành.

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng một trong những phương pháp đã đề cập để mở Power Query và bắt đầu tiến hành chỉnh sửa với một số biến đổi.

Thiết lập Cơ Bản

Trong bài viết trước, ta đã biết rằng có biểu tượng hình bánh răng xuất hiện cạnh nhiều bước. Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, một cửa sổ với các tùy chọn cho bước cụ thể sẽ được mở lên.

Chọn Top Customers rồi ấn vào biểu tượng hình bánh răng kế bên bước Keep First Rows.

9- chỉnh sửa truy vấn power query
9- chỉnh sửa truy vấn power query

Cửa sổ Keep Top Rows xuất hiện. Hiện tại truy vấn đang hiển thị 5 khách hàng, bạn hãy đổi số này thành 3 và click OK.

10- chỉnh sửa truy vấn power query
10- chỉnh sửa truy vấn power query

Thêm, Chèn, Xóa và Di chuyển Bước

Hãy chọn truy vấn TopCustomers và nhấp chọn bước gọi là Calculated End of Month. Khi đó, bạn sẽ thấy bản xem trước dữ liệu hiển thị tất cả các bước đến bước bạn đã lựa chọn.

13- chỉnh sửa truy vấn power query
13- chỉnh sửa truy vấn power query

Để thêm một bước mới, bạn chọn một bước đã có, sau đó tiến hành biến đổi theo mong muốn.

Từ menu thả xuống của cột Date, hãy lựa chọn ngày 31 tháng 1 năm 2019 (tùy vào định dạng ngày của khu vực bạn, định dạng này có thể khác).

14- chỉnh sửa truy vấn power query
14- chỉnh sửa truy vấn power query

Và kết quả là một bước mới đã được chèn vào giữa các bước khác.

15- chỉnh sửa truy vấn power query
15- chỉnh sửa truy vấn power query

Quan sát các biến đổi trong các bước khác bằng việc nhấp qua chúng:

Việc bạn thực hiện thay đổi, di chuyển hay chèn các bước có thể gây ra vấn đề cho những bước tiếp theo, vì các chỉnh sửa này có thể không được tiếp tục một cách chính xác. Để minh họa, mình sẽ hướng dẫn bạn cụ thể.

Nhấn vào bước Removed Columns và đổi tên cột Date thành Month end.

16- chỉnh sửa truy vấn power query
16- chỉnh sửa truy vấn power query

Khi ấy, bạn sẽ thấy xuất hiện cảnh báo. Đừng vội nghĩ tất cả cảnh báo đều tiêu cực; hãy kiểm tra xem nó có liên quan đến công việc của bạn hay không. Trong trường hợp này, ta đang tìm lỗi, nên cần nhấn vào Insert.

17- chỉnh sửa truy vấn power query
17- chỉnh sửa truy vấn power query

Bước kế tiếp đã được thêm vào (hình bên dưới chụp lại màn hình này).

18- chỉnh sửa truy vấn power query
18- chỉnh sửa truy vấn power query

Điều tiếp theo là bạn nhấn vào bước Calculated End of Month. Ôi, có lỗi phát sinh. Nguyên nhân là do nó đang tìm kiếm cột “Date” mà cột này hiện đã không còn nữa.

19- chỉnh sửa truy vấn power query
19- chỉnh sửa truy vấn power query

Nếu thanh Formula Bar đang được mở, bản có thể quan sát thấy rằng cột Date không còn được tham chiếu nữa (như hình chụp màn hình trên đây cho thấy).

Giờ đây bạn cần phải suy nghĩ một số điều. Liệu có cần thiết phải chèn bước này vào lúc này? Có phải bạn nên xóa và thiết lập lại các bước bị ảnh hưởng? Hay bạn có nên ghi lại mã M của các bước khác để dễ dàng sao chép và sửa đổi? Quyết định cuối cùng là do bạn. Dựa trên những lần trải qua tình huống tương tự, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra giải pháp tốt nhất.

Nếu bạn chọn xóa hết các bước còn lại, hãy click chuột phải vào bước đó và chọn Delete Until End.

20- chỉnh sửa truy vấn power query
20- chỉnh sửa truy vấn power query

Do đây chỉ là ví dụ minh họa về những sự cố có thể gặp phải với những bước thay đổi, chúng ta sẽ loại bỏ bước Renamed Columns mà chúng ta vừa thêm vào, chỉ cần nhấn vào biểu tượng X để xóa nó ra khỏi danh sách.

21- chỉnh sửa truy vấn power query
21- chỉnh sửa truy vấn power query

Hướng dẫn cách di chuyển các bước

Để thay đổi vị trí của các bước lên trên hoặc xuống dưới, chúng ta có thể sử dụng một số phương pháp. Bạn có thể click chuột phải vào bước cần di chuyển và chọn Move Up hoặc Move Down để di chuyển.

22- chỉnh sửa truy vấn power query
22- chỉnh sửa truy vấn power query

Một phương án khác là bấm giữ và kéo bước cần di chuyển đến vị trí mới mà bạn mong muốn.

Quá trình di chuyển bước có thể gặp trục trặc giống như khi bạn chèn thêm bước mới.

Bạn thắc mắc bước vừa thực hiện đã biến mất đi đâu?

Power Query được thiết kế khá tinh vi khi nó cố gắng tự động kết hợp các bước giống nhau.

Ví dụ, khi chọn truy vấn SalesByDay và chọn bước Removed Columns ở cuối, bạn tiến hành đổi tên các cột như sau:

  • Day Name đổi thành Day – Power Query sẽ tạo ra một bước mới.
  • Đổi ngày 31/01/2019 (hoặc ngày tương ứng ở quốc gia của bạn) thành Number of Sales – Bước này lại không xuất hiện.

Khi xem lại các bước đã áp dụng, chỉ một bước mới được thêm vào. Vậy bước thay đổi thứ hai đã đi đâu?

23- chỉnh sửa truy vấn power query
23- chỉnh sửa truy vấn power query

Bạn có thể kiểm tra trên Formula Bar (nếu nó đang được hiển thị) và phát hiện rằng cả hai thay đổi đã được gộp vào làm một.

Đây là điều chỉ xảy ra nếu các bước tương tự được thực hiện liên tiếp, điều này giúp danh sách các bước được áp dụng luôn gọn gàng và ít hơn so với nếu chúng được liệt kê riêng biệt.

Mã M và Trình chỉnh sửa nâng cao trên thanh công thức

Bây giờ chúng ta đi sâu vào việc chỉnh sửa mã M. Có hai cách để làm việc này: (1) Sử dụng thanh công thức và (2) Dùng Trình chỉnh sửa nâng cao. Mình ưu tiên dùng thanh công thức hơn, vậy nên chúng ta cùng bắt đầu từ đó nhé!

Thanh công thức

Trước tiên, nếu thanh công thức không được mở, bạn có thể kích hoạt nó bằng cách chọn View -> Formula Bar

Sau khi chọn truy vấn SalesByDay và bấm vào bước Sorted Rows, bạn sẽ thấy thanh công thức như sau:

24- chỉnh sửa truy vấn power query
24- chỉnh sửa truy vấn power query

Chúng ta có thể nhập mã trực tiếp vào

Mặc dù mã M được tạo ra tự động, chúng ta vẫn có khả năng chỉnh sửa nó. Hãy sửa đổi nội dung trong thanh công cụ từ “Day of Week” sang “Day Name”. Khi quan sát cửa sổ xem trước, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức theo thứ tự của tên các ngày trong tuần dựa theo Day Name.

Bạn tiếp tục sửa đổi từ Order.Ascending thành Order.Descending. Kiểm tra ẻ cửa sổ xem trước, bạn sẽ nhận ra thứ tự đã được đảo ngược.

Fórm mẫu cuối cùng sẽ trông như dưới đây:

25- chỉnh sửa truy vấn power query
25- chỉnh sửa truy vấn power query

Chọn bước cuối cùng trong chuỗi truy vấn. Dữ liệu được hiển thị trong bản xem trước hiện lên như thế này.

26- chỉnh sửa truy vấn power query
26- chỉnh sửa truy vấn power query

Các bước chỉnh sửa mà chúng ta vừa thực hiện trên thanh công thức đã được cập nhật trong truy vấn.

Trình chỉnh sửa nâng cao

Với Trình chỉnh sửa nâng cao cũng có thể thực hiện những thay đổi như vậy. Hãy nhấn vào Home -> Advanced Editor để truy cập.

Trình chỉnh sửa nâng cao sẽ hiện ra từng bước của quá trình, bạn chỉ cần tìm đến dòng cần thay đổi và thực hiện các bước tương tự.

Tải vào Excel

Để hoàn tất, nhấn vào Close and Load để áp dụng các thay đổi và tải chúng lên Bảng trong Excel.

Có rất nhiều cách chỉnh sửa truy vấn trong Power Query như vừa được đề cập. Mỗi phương pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm riêng. Siêu Marketing sẽ tiếp tục hướng dẫn chi tiết về Power Query trong các bài viết kế tiếp của mình!

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop