PHƯƠNG PHÁP NHÓM DỮ LIỆU TRONG BẢNG PIVOT EXCEL

Hãy áp dụng việc nhóm dữ liệu trong bảng PivotTable Excel để cải thiện khả năng tóm lược và phân tích dữ liệu một cách chủ động. Trong quá trình sử dụng PivotTable trên Excel, bạn có thể nhận ra nhu cầu tóm lược dữ liệu trong bảng, và để làm được điều này, việc nhóm dữ liệu là một phương tiện hữu ích. Bài viết dưới đây của Siêu Marketing sẽ chỉ dẫn cách bạn có thể tiến hành việc nhóm dữ liệu này.

Nhóm các giá trị

Giả sử bạn đang làm việc với những hóa đơn trong dữ liệu PivotTable của mình. Cách tiếp cận hiệu quả là bạn có thể gom nhóm chúng lại theo kích thước là 5, 10 hoặc thậm chí 100 hóa đơn. Một điển hình là trường hợp với ID đơn hàng được sắp xếp cả làm nhãn và số lượng hàng. Hiện tại, bảng là hơi phức tạp với mỗi đơn hàng chiếm một hàng – việc gom nhóm lại sẽ giúp làm đơn giản chúng đi.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 1
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 1

Mỗi ID đơn hàng cụ thể hiện đang được hiển thị trên từng hàng riêng biệt trong bảng.

Bạn có thể bắt đầu nhóm bằng cách click chuột vào một ID đơn hàng trong PivotTable và chọn nhóm. Đối với ID đơn hàng là số, một cửa sổ sẽ hiển thị với cấu hình để bạn có thể nhóm số với các lựa chọn cho giá trị Starting At, Ending At và By value. Hiện tại, Excel đang gợi ý nhóm theo mỗi mười đơn vị giá trị khởi đầu.

Giá trị Starting At mà Excel sẽ đặt mặc định là ID đơn hàng đầu tiên: 10248. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tạo nhóm sạch sẽ hơn hoặc khác nhau nếu bạn thay đổi giá trị này tại ô Starting At – có thể đặt giới hạn bắt đầu ở đâu bạn muốn dù nó không có trong bộ dữ liệu hiện tại của bạn.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 2
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 2

Chúng ta đang cài đặt các tham số nhóm – OrderID sẽ được chia thành từng nhóm 10 đơn hàng liên tiếp.

Tại đây, chúng ta đã đặt giá trị Starting At, để Excel tự quyết định Ending At và đặt giá trị By value là 10 vì nó ăn nhập với bộ dữ liệu – bạn cũng có thể chọn nhóm có kích thước 5, 20, 50 hoặc 100 bằng cách điều chỉnh giá trị này và sau đó nhấn OK. Dữ liệu hiện đã được nhóm theo các phần dễ quản lý hơn dựa trên OrderID.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 3
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 3

Đây là hình thức dữ liệu đã nhóm lại theo OrderID để dễ dàng tối giản hóa nó.

Nhóm dữ liệu theo thời gian

Nếu dữ liệu bạn đang xử lý là dữ liệu ngày thángBạn cũng có thể phân loại dữ liệu theo ngày trong cách làm việc tương tự. Bằng cách click chuột phải lên ngày trên bảng PivotTable và lựa chọn Các lựa chọn như Minutes (phút), Hours (giờ), Days (ngày), Months (tháng), Quarters (quý), hoặc Years (năm), và thiết lập khoảng thời gian đầu và cuối. Khi chia nhóm theo Year và Month, đoạn thời gian này sẽ được đặt mặc định là một. Tuy nhiên, với nhóm Days, bạn có thể tạo khoảng thời gian tùy chỉnh, ví dụ như nhóm cứ mỗi 7 Days (ngày) để sắp xếp dữ liệu theo các tuần. Chọn Day trong phần nhóm, nhập số 7, chọn Starting At là một ngày bạn muốn đánh dấu là đầu tuần rồi nhấn OK. Lúc này, dữ liệu của bạn sẽ cùng nhóm theo tuần.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 4
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 4

Dữ liệu được tổ chức thành các khoảng tuần lễ (7 ngày), khởi đầu từ ngày Sunday (Chủ Nhật) – được chọn là Starting At.

Phân loại dữ liệu một cách thủ công

Có những lúc bạn không thể tự động chia nhóm dựa trên một dãy số hoặc ngày tháng. Khi đó, bạn có thể xác định nhóm cho dữ liệu theo ý muốn. Với bảng PivotTable hiển thị, chọn phần tử dữ liệu đầu tiên của một nhóm, giữ phím Ctrl và lựa chọn thêm các phần tử khác trong nhóm đó. Chọn từ tab PivotTable Options trên Ribbon để thêm các phần tử vào nhóm mới. Bạn cứ tiếp tục chọn những mục liên quan đến nhóm tiếp theo và tạo nhóm cho chúng.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 5
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 5

Khi bạn nhấn chọn nhiều trường, bạn có thể tạo nhóm phù hợp từ chúng.

Dùng công cụ này sẽ giúp bạn chia nhỏ dữ liệu thành các nhóm nhỏ hơn, phù hợp cho bản thân bạn. Vì tên nhóm mặc định được đặt là Group 1 và Group 2, bạn cần chỉnh sửa để đặt tên mới – bạn làm điều này bằng việc nhấp vào ô chứa tên nhóm và sửa trong Formula Bar với cái tên thể hiện rõ nghĩa hơn.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 6
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 6

Sau khi đã tạo nhóm, bạn có thể đặt tên chúng theo ý bạn muốn.

Để mở rộng hoặc thu gọn nhóm, click vào biểu tượng dấu cộng hoặc trừ (+/-) ngay bên cạnh tên nhóm để thực hiện.

Giải quyết các vấn đề lỗi

Thỉnh thoảng, bạn có thể gặp thông báo lỗi khi cố gắng tạo nhóm lựa chọn, báo rằng việc phân nhóm không khả dụng. Có một vài nguyên nhân có thể dẫn đến tình trạng này. Một trong số đó là khi bạn muốn chia nhóm dữ liệu thành các nhóm tùy biến của mình, bạn cần thêm ít nhất hai mục nữa để tạo thành một nhóm, không thể chỉ tạo nhóm từ một mục duy nhất.

Khi xuất hiện các ô trống tại các trường dữ liệu cụ thể như ngày tháng hay số liệu, đây sẽ là nguyên nhân dẫn đến các thông báo lỗi. Cũng tương tự, sẽ có lỗi nếu như các trường ngày tháng hoặc số lại chứa dữ liệu văn bản. Trong các trường hợp này, cần xác định và sửa chữa vấn đề trong dữ liệu ban đầu, và sau đó cập nhật lại bảng PivotTable trước khi thao tác tiếp.

Phát triển nhóm dữ liệu

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 7
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 7

Nhóm dữ liệu cho phép bạn tiến hành rút gọn một phần nhỏ của data đã nhóm vào một sheet mới. Bạn chỉ việc tìm đến nhóm muốn xem và kích đúp vào ô Tổng chứa giá trị quan trọng bạn muốn thăm dò. Kết quả là số liệu góp phần vào tổng này sẽ được xuất sang sheet mới trong bảng tính hiện hành của bạn.

Kích đúp chuột vào giá trị bất kỳ trong bảng PivotTable sẽ tạo ra một trang tính mới, trong đó bao gồm toàn bộ dữ liệu đã góp vào giá trị đó.

Hợp nhất và tạo nhóm cho nhiều khoảng dữ liệu

Thêm vào đó, bạn cũng có khả năng tạo nhóm cho bảng PivotTable được xây dựng từ việc hợp nhất nhiều khoảng dữ liệu, như là dữ liệu đến từ nhiều sheets trong bảng tính. Đối với Excel 2007 và 2010, bạn cần thêm công cụ Wizard của PivotTable và PivotChart vào thanh công cụ truy cập nhanh, hay Ribbon trong Excel 2010.

Thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút mũi tên trên thanh công cụ, chọn ‘More Commands’, tìm nhóm ‘All Commands’ và cuộn xuống cho đến khi thấy ‘PivotTable and PivotChart Wizard’. Nhấp vào ‘Add’ để nó xuất hiện trên thanh công cụ. Giờ đây bạn có thể tạo PivotTable cho một dãy sheets có cấu trúc tương đồng. Dữ liệu bạn cần phải có cùng định dạng cột, mặc dù từng sheet có thể chứa số lượng hàng thông tin khác nhau.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 8
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 8

Bỏ qua trong Excel 2010, công cụ ‘PivotTable and PivotChart Wizard’ có thể được thêm trở lại vào Excel bằng cách đặt nó trên thanh công cụ truy cập nhanh.

Để làm điều này, bạn hãy thêm sheet mới vào bảng làm việc, nhấp vào nút của ‘PivotTable and PivotChart Wizard’ và chọn ‘Multiple Consolidation Ranges’ và ‘PivotTable’ rồi nhấp ‘Next’. Chọn ‘I will create the page fields’ và tiếp tục bằng cách nhấp ‘Next’. Sau đó, bạn sẽ chọn từng phần dữ liệu bằng cách đến sheet đầu tiên và chọn toàn bộ dữ liệu bao gồm tên tiêu đề cột rồi nhấp ‘Add’. Thực hiện lặp lại hành động này với data trên từng sheet liên tiếp cho đến khi bạn đã thêm tất cả khoảng dữ liệu mà bạn mong muốn sử dụng cho bảng PivotTable này.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 9
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 9

PivotTable andTrình PivotChart Wizard hỗ trợ bạn tổng hợp dữ liệu PivotTable từ các vùng dữ liệu khác nhau.

CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 10
CÁCH NHÓM DỮ LIỆU TRONG EXCEL PIVOT TABLE 10

Đầu tiên trong PivotTable and PivotChart Wizard, hãy chọn khu vực bạn muốn dùng.

Sau đó, bạn cần chọn số lượng trang cần thêm – thường chỉ cần một hay hai trường. Tiếp đến, bạn chọn mỗi vùng trên bảng và gán đặt tên nhóm cho vùng đó. Đối với vùng tiếp theo, cùng thao tác như vậy – nếu tên nhóm đã có trong danh sách, bạn chỉ việc chọn nó thay vì nhập lại.

Ví dụ, bạn có thể nhóm ngày theo tháng thành Quarters (quý) và cũng có thể phân chia theo mùa như: Winter (Đông), Spring (Xuân), Summer (Hạ) và Fall (Thu). Tùy vào nhu cầu, bạn có thể tạo các nhóm khác nhau. Tiếp đó, chọn vào ô để đặt góc trên bên trái của PivotTable và hoàn tất quá trình bằng cách nhấn Finish.

Trong PivotTable and PivotChart Wizard, bạn có khả năng thêm vùng cho các nhóm như Quarters (Quý) và Seasons (Mùa) như minh họa ở đây.

Sau khi tự động tạo PivotTable, các nhóm sẽ xuất hiện dưới dạng trường Report Filter trong danh sách trường, mặc dù bạn có thể kéo chúng vào bảng Labels hoặc Column Labels nếu mong muốn.

Ở đây, đã chuyển trường Report Filter thành Row Label.

Dù bạn tạo nhóm trong PivotTable đã có sẵn hay bạn nhóm ngay từ khi bắt đầu tạo PivotTable với nhiều vùng dữ liệu, kết quả cuối cùng là tương tự. Bạn sẽ có thêm một công cụ trong bộ sưu tập các công cụ tối giản dữ liệu của Excel PivotTable.

Siêu Marketing mong rằng những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong học tập và công việc. Hãy kết nối với Siêu Marketing để tham gia các khóa đào tạo Excel trực tuyến, đa dạng với những kiến thức chuyên sâu. Siêu Marketing luôn tự hào là nền tảng cung cấp những khóa học Excel đỉnh cao từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm. Đăng ký ngay hôm nay để nhận ưu đãi lớn! Khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao, đăng ký tại đây!

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop