Phương pháp lưu giữ dữ liệu trong Outlook (email, công việc, lịch và các mục khác)

Đoạn văn sau đây giảng giải phương thức bảo quản thư điện tử trong Outlook 2013, 2010 và những phần mềm khác thuộc Outlook. Bạn sẽ được hướng dẫn thiết lập cách lưu giữ tự động đối với từng folder hay áp dụng cài đặt giống nhau cho toàn bộ folder, phương thức lưu trữ thủ công và cách tạo ra một folder lưu trữ nếu nó không tự xuất hiện.

Khi hộp thư của bạn chứa đầy thông tin, bạn cần phải lưu giữ những email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để Outlook vận hành một cách nhanh chóng và gọn gàng. Lúc này, chức năng lưu trữ của Outlook sẽ hữu dụng. Bạn sẽ tìm thấy nó trong tất cả các phiên bản của Outlook bao gồm Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và cả những phiên bản trước đó. Trong bài viết này, Excel Online sẽ hướng dẫn bạn phương pháp lưu giữ email và các mục khác trong các phiên bản Outlook khác nhau một cách tự động và thủ công.

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ trong Outlook (kèm theo Chế độ lưu trữ Tự động) giúp chuyển các email, công việc, lịch đã cũ vào một folder lưu trữ, nằm ở vị trí khác trên ổ cứng. Cơ bản là, nó di chuyển các mục từ tệp .pst chính qua tệp riêng biệt archive.pst, mà bạn luôn có thể truy cập thông qua Outlook khi cần. Điều này làm giảm kích thước file của Outlook và giải phóng không gian trên ổ C: nếu bạn chọn lưu ở nơi khác.

Tùy theo cách bạn cài đặt, Outlook Archive có thể làm một trong những nhiệm vụ sau đây:

Di dời email và các mục khác từ folder gốc của chúng đến thư mục lưu trữ.

Xoá vĩnh viễn những email và mục khác khi thời gian lưu trữ đã thiết lập qua đi.

5 điểm quan trọng về Outlook Archive:

  1. Để tránh hiểu lầm và đáp ứng câu hỏi như “Tại sao chức năng lưu trữ tự động trong Outlook của tôi không chạy?” hay “Email lưu trữ của tôi ở đâu trong Outlook?” hãy ghi nhớ những điều sau.
  2. Microsoft Outlook lưu giữ tất cả email, danh sách liên lạc, hẹn gặp, công việc và ghi chú trong một file .pst, thường gọi là file Outlook. Chỉ có file PST mới có thể được lưu trữ. Khi một mục cũ đã được chuyển từ file .pst chính sang file archive.pst, nó sẽ hiển thị trong folder Archive của Outlook và không còn tồn tại trong folder nguồn nữa.
  3. Lưu trữ không giống như việc xuất file. Xuất file tạo ra bản sao của các mục gốc sang file xuất, nhưng không xóa chúng khỏi folder hiện tại hay từ file .pst chính.
  4. File lưu trữ không tương đương với việc sao lưu Outlook. Nếu muốn sao lưu những mục đã lưu trữ, bạn cần phải tạo bản sao của file archive.pst và lưu giữ nó tại một nơi an toàn, ví dụ như Dropbox hay One Drive.
  5. Danh bạ không được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể lưu giữ thư mục Danh bạ một cách thủ công.

Nếu bạn sử dụng tài khoản Outlook Exchange với hộp thư lưu trữ trực tuyến, chức năng lưu trữ sẽ không hiệu quả.

Cách Outlook tự động lưu trữ email:

Chức năng Lưu trữ Tự động trong Outlook có thể được thiết lập để tự động chuyển những email cũ và mục khác vào thư mục đã được xác định trước ở khoảng thời gian đều đặn hoặc để xoá các mục ấy mà không cần lưu trữ. Dưới đây là các bước chi tiết cho phiên bản Outlook khác nhau.

Đối với Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016

Bắt đầu từ phiên bản Outlook 2010, Tự động Lưu trữ không còn được kích hoạt sẵn sàng nữa, dù Outlook của Microsoft vẫn thường xuyên nhắc bạn về điều này:

Outlook AutoArchive prompt

Để tiến hành lưu trữ ngay, bạn nhấp chọn Yes. Để xem và có thể sửa đổi tùy chọn lưu trữ, hãy nhấp vào AutoArchive

Các tùy chọn Cài đặt Tự động Lưu Trữ có thể được truy cập bằng cách….

Hoặc bạn có khả năng chọn No để bỏ qua thông báo và sau đó thiết lập chế độ lưu trữ tự động tại thời điểm phù hợp hơn cho mình bằng cách làm theo những hướng dẫn sau đây:

  1. Khởi chạy Outlook và đi tới File > Options > Advanced > AutoArchive Settings…Click File > Options > Advanced > AutoArchive Settings...
  2. Khi cửa sổ hộp thoại AutoArchive hiện lên, tất cả các lựa chọn sẽ biến thành màu xám… cho tới khi bạn tích chọn Run AutoArchive (Khay Lưu Trữ Tự Động) mỗi N ngày, sau đó bạn mới có thể thiết lập các tùy chọn khác tuỳ vào ý muốn và nhấn OK.

Dưới đây là ảnh chụp màn hình với các cài đặt tự động lưu trữ mặc định, và bạn có thể tìm hiểu thông tin chi tiết về từng lựa chọn tại đây.

The default Outlook Auto Archive settings

Quá trình lưu trữ khi đang được tiến hành sẽ hiển thị trên thanh trạng thái.

Archiving in progress is displayed in the status bar.

Một khi việc lưu trữ hoàn tất, thư mục Archives sẽ tự động hiện ra trong Outlook, với điều kiện là bạn đã chọn hiển thị thư mục lưu trữ này trong danh sách thư mục. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm thấy email lưu trữ trong Outlook, hãy tham khảo Hướng dẫn cách hiển thị thư mục lưu trữ Outlook.

Khám phá thêm: Các bước định dạng thời gian trong Excel và cách dùng các hàm NOW và TIME để chèn thời gian

Cách kích hoạt tự động lưu trữ trong Outlook 2007

Trong Outlook 2007, chế độ tự động lưu trữ đã được mặc định kích hoạt cho những thư mục sau:

  • Lịch biểu, nhiệm vụ và bản tin (trên 6 tháng tuổi)
  • Thư mục đã gửi và thư mục đã xóa (trên 2 tháng tuổi)

Đối với những thư mục khác như Inbox, Bản nháp, Ghi chú, và các files đi kèm khác, tính năng tự động lưu trữ có thể được bật theo cách sau:

  1. Mở Outlook và chọn Tools > Options.
  2. Truy cập tab Other trong cửa sổ Options, và sau đó nhấn vào nút AutoArchive…

AutoArchive in Outlook 2007

Và các cài đặt liên quan đến AutoArchive sẽ được giải thích như dưới đây

Tùy chỉnh Cài đặt Outlook Auto Archive

Như bạn đã được biết, từ phiên bản Outlook 2010 trở về sau, tính năng tự động lưu trữ có thể được thiết lập theo các bước sau File > Options > Advanced > AutoArchive Settings… Thông tin chi tiết về từng lựa chọn sẽ giúp bạn tuỳ chỉnh quá trình này dưới quyền điều khiển của mình.

  • Tiến hành Tự động Lưu Trữ mỗi N ngày. Điều này cho phép bạn xác định chu kỳ chạy AutoArchive. Lưu ý rằng việc lưu trữ nhiều items cùng một lúc có thể gây chậm trễ cho máy tính của bạn. Do đó, nếu bạn nhận nhiều email mỗi ngày, hãy đặt lịch cho Outlook Auto Archive chạy thường xuyên hơn. Để hủy bỏ chức năng này, chỉ cần bỏ chọn ô.
  • Thông báo trước khi Tự động Lưu Trữ hoạt động. Kích hoạt tùy chọn này nếu bạn muốn được nhắc trước khi quá trình tự động lưu trữ khởi động. Điều này cho phép bạn ngăn chận quá trình bằng cách nhấn vào No khi nhận được thông báo.
  • Xóa các mục hết hạn (chỉ áp dụng với thư mục email). Với tùy chọn này, email đã quá hạn sẽ được tự động loại bỏ khỏi các thư mục email của bạn. Để làm cho một thông điệp email hết hạn, ngày hết hạn phải được xác định riêng biệt cho từng email qua tab Options của cửa sổ soạn thảo email mới (Options > Tracking group > Expires after).

Thông tin từ Microsoft cho biết

Kiểm tra tùy chọn này không phải lúc nào cũng được áp dụng mặc định, nhưng nó đã tự động được chọn trong một vài thiết lập Outlook của mình. Đảm bảo rằng bạn bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn duy trì các thông báo đã hết hạn cho đến lúc chúng kết thúc thời hạn đã đặt cho một thư mục cụ thể.

  • Bảo lưu hoặc loại bỏ các mục lỗi thời. Đánh dấu lựa chọn này để thiết lập cấu hình tự động lưu trữ theo ý bạn. Outlook sẽ áp dụng cài đặt Tự động lưu trữ mặc định nếu bạn không chọn.
  • Đưa thư mục Lưu trữ hiện ra trong danh sách thư mục. Kích hoạt hộp kiểm này nếu bạn muốn thấy thư mục Archive trong thanh navigation cùng với những thư mục khác. Bạn có thể truy cập thư mục Archive trong Outlook theo cách thủ công nếu không chọn tùy chọn này.
  • Loại bỏ các file cũ. Xác định khoảng thời gian hết hạn để các mục trong Outlook được lưu trữ. Khoảng thời gian có thể được thiết lập theo ngày, tuần, hoặc tháng – tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
  • Chuyển mục cũ tới. Outlook sẽ tự động chuyển các email và mục cũ sang tệp lưu trữ .pst nếu lựa chọn này được chọn, thay vì xóa bỏ (kích vào Radio này sẽ xóa vĩnh viễn các mục). Mặc định là Outlook lưu tệp archive.pst ở một trong những vị trí nhất định. Click vào nút Browse nếu muốn chọn nơi lưu hoặc đổi tên tệp lưu trữ .pst.
  • Loại bỏ hoàn toàn. Các mục cũ sẽ được loại bỏ vĩnh viễn không sao lưu khi đã hết giai đoạn.
  • Áp dụng cấu hình này cho mọi thư mục ngay lập tức. Bấm vào nút này để áp dụng cài đặt Tự động lưu trữ cấu hình sẵn cho tất cả thư mục. Hãy bỏ chọn nếu bạn muốn điều chỉnh cài đặt riêng lẻ cho một hoặc nhiều thư mục khác. Hoặc thiết đặt lưu trữ thủ công cho từng thư mục.

Khoảng thời gian hết hạn mặc định cho tính năng Tự động lưu trữ trong Outlook

Thời hạn mặc định trong các bản Outlook như sau:

  • Inbox, Drafts, Calendar, Tasks, Notes, Journal – 6 tháng
  • Điều kiện Sent – 3 tháng
  • Thư mục Sent Items và Deleted Items – 2 tháng
  • Contacts – không áp dụng lưu trữ tự động

Các thời hạn hết hạn này có thể được điều chỉnh theo từng thư mục cụ thể bằng cách sử dụng lựa chọn Mailbox Cleanup.

Outlook sẽ xác định thời hạn cho từng thư mục dựa vào các thông tin dưới đây:

  • Emails – ngày nhận hoặc ngày chỉnh sửa/ lưu tin nhắn cuối cùng (chỉnh sửa, in, sao chép…).
  • Calendar (hội nghị, sự kiện, và các cuộc hẹn) – ngày nhận hoặc ngày chỉnh sửa/ lưu cuối cùng. Các sự kiện định kỳ sẽ không được lưu trữ tự động.
  • Tasks – Chọn ngày sau cùng giữa hai lựa chọn là ngày hoàn thành hoặc ngày chỉnh sửa cuối cùng. Tasks chưa hoàn thành không được tự động lưu trữ.
  • Notes và Journal Items – ngày tạo ra hoặc sửa đổi gần nhất.

Nếu bạn mong muốn lưu trữ những mục dựa trên ngày nhận hoặc ngày hoàn thành, hãy thực hiện theo hướng dẫn sau đây: How to archive emails by received date.

Hướng dẫn gỡ bỏ thư mục cụ thể khỏi Tự động lưu trữ hoặc thiết lập các cấu hình khác

Để chặn việc lưu trữ tự động ở một thư mục cụ thể hoặc cập nhật cài đặt và lịch biểu cho thư mục đó, hãy thực hiện như sau:

  1. Click chuột phải vào thư mục và chọn Properties… từ danh sách thư mục.
  2. Trong giao diện Properties, tiến hành theo các bước sau:
  • Chọn mục không lưu trữ tự động cho thư mục này, Do not archive items in this folder

Loại trừ thư mục cụ thể khỏi tính năng lưu trữ tự động.

  • Để lưu trữ các mục của thư mục khác,Hãy tiến hành lưu trữ thư mục này bằng cách thiết đặt như sau:
  • Đặt chu kỳ di chuyển tự động các mục vào kho lưu trữ;
  • Quyết định liệu sử dụng thư mục lưu trữ mặc định hay một thư mục lưu trữ khác;
  • Lựa chọn xoá hẳn các mục cũ không cần lưu giữ.
  • Kích vào nút OK để áp dụng các thay đổi mới.

Lời khuyên: Bạn cũng có thể áp dụng cách này để tự động loại bỏ các email không cần thiết ra khỏi thư mục Deleted Items và Junk E-mail. Các thao tác cụ thể được mô tả như sau:

Hướng dẫn tạo kho lưu trữ trong Outlook

Nếu bạn chọn hiển thị thư mục Archive khi đang thiết lập tính năng AutoArchive trong Outlook, bạn sẽ thấy thư mục này tự xuất hiện trên thanh Navigation. Nếu không lựa chọn, bạn vẫn có thể làm thư mục Archive này hiện ra bằng các bước sau:

  1. Click vào File > Open & Export và sau đó vào Open Outlook Data File. Click Open Outlook Data File to display the Archive folder in Outlook.
  2. Chọn file archive.pst (hoặc tên file lưu trữ khác mà bạn đã đặt) trong hộp thoại Open Outlook Data File và ấn OK. Nếu file lưu trữ được đặt ở nơi khác, hãy di chuyển đến đó và mở tệp .pst đã lưu trữ. Select the archive.pst file and click OK.Lập tức thư mục Sổ Lưu Trữ sẽ xuất hiện trong list thư mục của bạn:

The Archive folder appears in the list of folders.

Đã có thư mục Archive, bạn có thể dễ dàng tìm và mở các mục lưu trữ. Để tìm kiếm trong kho lưu trữ Outlook, chỉ cần chọn thư mục Archive trên thanh Navigation và nhập từ khoá bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm nhanh (Instant Search).

Searching in the Outlook Archive folder

Để gỡ bỏ thư mục Archive khỏi danh sách, click chuột phải lên nó và chọn Đóng Archive. Bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu vì chỉ là loại bỏ thư mục ra khỏi thanh điều hướng, chứ không phải xoá file lưu trữ. Bạn hoàn toàn có thể phục hồi thư mục Archive vào Outlook bất cứ lúc nào bằng thực hiên lại các bước trên.

Vô hiệu hoá AutoArchive trong Outlook

Để tắt AutoArchive, mở hộp thoại AutoArchive Settings và bỏ đánh dấu tại ô Run AutoArchive mỗi N ngày.

Cách thức lưu trữ thủ công trong Outlook (cho email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Bạn có thể lựa chọn lưu trữ thủ công nếu không muốn dùng đến chế độ tự động. Phương pháp này cho phép bạn quyết định cụ thể hơn những gì will be preserved và những gì sẽ be moved to the archive, và cả nơi lưu trữ file .pst của bạn.

Điều cần lưu ý là khác với tính năng tự động lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive), lưu trữ thủ công chỉ thực hiện một lần, bạn cần phải lặp lại các bước sau mỗi lần bạn muốn chuyển các mục cũ vào kho lưu trữ.

  1. Trong Outlook 2016, đi tới tab File, sau đó click Tools > Clean up old items. Trong Outlook 2010Outlook 2013, click File > Cleanup Tool > Archive…Archive in Outlook manually.
  2. Ở hộp thoại Lưu trữ, chọn option Archivethư mục con, bạn cần chọn nơi bạn muốn tạo ra nó. Chẳng hạn, để sao lưu lịch Outlook, bạn nên chọn thư mục Lịch (Calendar), như hình bên dưới:
    archive-outlook-calendar

Trong trường hợp bạn muốn sao lưu email, lịch, và công việc, bạn cần phải chọn thư mục chính trong hòm thư Outlook, đó là thư mục hàng đầu trong danh sách các thư mục. Mặc định, từ phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục chính được hiển thị dưới tên địa chỉ email cá nhân của bạn (không giống như trong hình minh họa sau đây, tôi đã thay đổi tên thành Svetlana):

To archive all emails, calendars, and tasks, select the root folder in your Outlook mailbox.

Bạn cần thiết đặt một số tuỳ chọn như sau:

  • Chọn ngày trong phần lựa chọn Mục lưu trữ cũ hơn (Archive items older than) để quy định thời điểm một mục cần được dời đến thư mục sao lưu.
  • Bấm vào Duyệt (Browse) nếu bạn có nhu cầu đổi vị trí lưu tệp sao lưu mặc định.
  • Để sao lưu những mục được đánh dấu không tự động lưu trữ, hãy chọn tuỳ chọn Bao gồm các mục với “Không tự động lưu trữ” (Include items with “Do not AutoArchive”).

Chọn OK để kết thúc, Outlook sẽ tiến hành tạo kho lưu trữ ngay lập tức. Khi việc này hoàn tất, bạn sẽ thấy thư mục Lưu trữ hiển thị trong Outlook.

Chú ý:

  1. Để sao lưu một số thư mục riêng biệt với cài đặt khác, ví dụ: để giữ email trong thư mục Sent lâu hơn ở thư mục Drafts, hãy làm theo các bước trên cho từng thư mục và lưu chúng vào một file archive.pst duy nhất. Nếu bạn quyết định tạo nhiều tệp lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ có một thư mục Lưu trữ riêng trong danh sách thư mục của bạn.
  2. Khi lưu trữ, Outlook giữ nguyên cấu trúc thư mục hiện tại. Ví dụ, nếu bạn sao lưu một thư mục và thư mục ấy có thư mục con, một thư mục con trắng sẽ được tạo mới trong thư mục lưu trữ.

Tệp lưu trữ Outlook Archive được lưu ở đâu?
Tệp lưu trữ Outlook là loại tệp Outlook Data (.pst) và tệp archive.pst sẽ được tự động tạo ra lần đầu tiên chạy lưu trữ tự động hoặc khi bạn lưu trữ email một cách thủ công.
Địa điểm của tệp lưu trữ sẽ tùy thuộc vào hệ điều hành của máy tính bạn. Trường hợp không thay đổi nơi lưu mặc định khi bạn cấu hình cài đặt lưu trữ, vị trí của tệp lưu trữ có thể tìm thấy ở các nơi sau đây:

Trong các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016

  • Vista, Windows 7,  8, 10  C:Users<user name>DocumentsOutlook Filesarchive.pst
  • Windows XP   C:Documents and Settings<user name>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Đối với phiên bản từ Outlook 2007 trở xuống

  • VistaWindows 7 C:Users<user name>AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst
  • Windows XP C:Documents and Settings<user name>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụngAppData là dạng thư mục ẩn, để xem chúng, bạn vào Control Panel> Folder Options, chuyển qua tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives trong phần Hidden files and folders.

Phương thức kiểm tra vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn

Nếu bạn không hề tìm thấy tệp .pst lưu trữ ở những khu vực như đã kể trên, có khả năng bạn đã chọn vị trí khác khi thiết đặt các cài đặt lưu trữ ban đầu.

Dưới đâyBạn có thể tìm vị trí tệp lưu trữ của Outlook một cách dễ dàng theo cách sau: Hãy chuột phải vào thư mục Archive trong danh sách folder, và lựa chọn Mở Vị Trí File. Động tác này sẽ tức thì đưa bạn đến thư mục nơi tệp .pst đã được lưu.

Phương pháp nhanh chóng để xác định vị trí tệp Lưu trữ Outlook

Trường hợp bạn có nhiều tệp lưu trữ, bạn có thể kiểm tra chúng một cách dễ dàng như sau:

  1. Vào File > Cài Đặt Tài Khoản > Cài Đặt Tài Khoản.
  2. Trong cửa sổ Cài Đặt Tài Khoản, di chuyển đến tab Tệp Dữ Liệu
  3. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả tệp tin, bao gồm vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên mà bạn đã đặt cho tệp lưu trữ).
  4. Để truy cập thư mục chứa tệp lưu trữ cụ thể, chọn file đó và bấm vào Mở Vị Trí File.

Cách xem vị trí của tất cả file .pst.

Một số mẹo hữu ích khi sử dụng Lưu trữ Outlook

Xem xét các bước cơ bản của Archive trong Outlook ở trên, giờ hãy khám phá thêm một số mẹo khác.

Đổi vị trí lưu trữ hiện tại của tệp archive Outlook

Nếu bạn muốn di chuyển vị trí lưu trữ Outlook hiện tại của mình, chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ đến thư mục mới. Khi bạn chạy chức năng Tự Động Lưu Trữ của Outlook, một tệp archive.pst mới sẽ được tạo tại vị trí mặc định.

Để chuyển thư mục lưu trữ của Outlook, bạn làm như sau.

  1. Hãy tắt tính năng lưu trữ trong Outlook

Để loại bỏ liên kết với thư mục Archive trong Outlook, chuột phải vào thư mục Archive gốc trong danh sách folder và chọn Đóng Lưu trữ.
Cách Đóng Kho Lưu Trữ trong Outlook.
Mẹo: Nếu bạn không nhìn thấy thư mục Archive trong danh sách, bạn có thể tìm file qua File> Cài Đặt Tài Khoản> Cài Đặt Tài Khoản> Tệp Dữ liệu, chọn tệp .pst cần tìm và nhấn Remove. Việc này sẽ ngắt liên kết nhưng không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

  1. Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí mong muốn.

Đóng Outlook, điều hướng đến nơi tệp .pst hiện tại và copy nó sang folder mới. Sau khi thực hiện sao chép thư mục lưu trữ, bạn có thể xóa bản gốc hoặc đặt tên lại nó thành old-archive.pst để đề phòng.

  1. Kết nối lại tệp archive.pst đã chuyển đi.

Để kết nối lại tệp lưu trữ, mở Outlook, chọn File> Mở> Tệp Dữ Liệu Outlook…, tìm đến thư mục mới của tệp archive, chọn tệp và nhấn OK để kết nối. Thư mục lưu trữ sẽ xuất hiện ngay trong danh sách thư mục.

  1. Sửa đổi cài đặt tự động lưu trữ trong Outlook.

Bước cuối cùng là cập nhật cài đặt Tự Động Lưu Trữ sách chọn Move old items to trong Outlook và điều hướng tới vị trí mới của tệp lưu trữ đã di chuyển bằng cách nhấp vào nút Browse.

Tự động xóa thư mục Deleted Items và Junk E-mail

Bạn có thể đặt Tự Động Lưu Trữ của Outlook để loại bỏ mục cũ từ thư mục Deleted Items và Junk E-mail một cách tự động chỉ bằng việc chạy nó mỗi vài ngày.

Hãy thực hiện các bước sau để cài đặt tự động làm trống các thư mục:

  1. Bằng cách nhấp chuột phải vào Deleted Items folder, hãy chọn Properties > AutoArchive.
  2. Chọn tùy chọn Lưu trữ tự động thư mục và định cấu hình số ngày mong muốn để dọn dẹp mục cũ.
  3. Lựa chọn Xóa mục cũ mãi mãi và xác nhận bằng cách nhấp OK.

Configure Outlook AutoArchive to empty Deleted Items and Junk E-mail folders automatically.

Áp dụng lại quy trình vừa rồi cho thư mục Junk Email.

Ghi chú. Mọi mục lưu trữ quá cũ sẽ được loại bỏ khỏi thư mục Rác và thư mục Deleted Items trong đợt tự động tiếp theo. Chẳng hạn, nếu bạn thiết lập Lưu trữ tự động sau mỗi 14 ngày, việc làm sạch này sẽ được thực hiện định kỳ mỗi hai tuần. Nếu bạn mong muốn thực hiện việc này thường xuyên hơn, cấu hình thời gian chạy lưu trữ tự động của Outlook ngắn hơn.

Cách lưu trữ email dựa trên ngày nhận

Mặc định, Outlook AutoArchive dùng ngày nhận, ngày hoàn thanh hay ngày chỉnh sửa cuối cùng (tùy thuộc vào ngày nào mới nhất) để xác định khi nào di chuyển một mục vào thư mục lưu trữ. Điều này có nghĩa, thực hiện thay đổi vào một mục – ví dụ nhập xuất tệp tin, sửa đổi, copy, hoặc thay đổi trạng thái đọc/chưa đọc – cũng sẽ thay đổi ngày và trì hoãn việc lưu trữ cho đến khi mục đó đạt đến “tuổi thọ” đã cài đặt.

Để lưu trữ không căn cứ vào ngày chỉnh sửa, hãy thay đổi cài đặt theo các ngày sau:

  1. Emails – ngày nhận
  2. Lịch – ngày của các hội nghị, sự kiện hoặc cuộc gặp
  3. Công việc – ngày hoàn thành
  4. Ghi chú – ngày chỉnh sửa cuối cùng
  5. Nhật ký hành trình – ngày tạo

Ghi chú. Cách này đòi hỏi thay đổi trong đăng ký trước đây, vậy nên chỉ nên sử dụng với sự cẩn trọng; hãy back up đăng ký trước khi thực hiện thay đổi để tránh rủi ro. Trong môi trường doanh nghiệp, hãy để quản trị viên xử lý để đảm bảo an toàn.

Cho những người mới bắt đầu, hãy kiểm tra phiên bản Outlook được sử dụng. Outlook 2010 cần hotfix tháng 4 năm 2011, trong khi người dùng Outlook 2007 cần hotfix tháng 12 năm 2010. Phiên bản Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu cập nhật thêm nào.

Sau đây là các bước để tạo ra giá trị đăng ký ArchiveIgnoreLastModifiedTime:

  1. Mở hộp thoại Run bằng cách click Start > Run, nhập regedit và nhấn OK.
  2. Tìm tới khoá sau trong Registry:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office <Phiên bản Office> Outlook PreferencesVí dụ: đối với Outlook 2013, đường dẫn sẽ là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook Preferences
  3. Chọn Edit từ menu, di chuột qua New, và chọn DWORD Value (32-bit), đặt tên là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả như sau:

Create the ArchiveIgnoreLastModifiedTime registry value to archive emails by received date.

Click chuột phải vào giá trị ArchiveIgnoreLastModifiedTime vừa tạo, chọn Edit, nhập 1 vào hộp Dữ liệu giá trị và nhấn OK.
Đóng Registry Editor và khởi động lại Outlook để áp dụng thay đổi.

Khi Outlook AutoArchive không hoạt động đúng – Lí do và cách giải quyết

Khi chức năng Lưu trữ hoặc Lưu trữ Tự động trong Outlook không hoạt động như kỳ vọng hoặc bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm email đã lưu trữ, bạn có thể thử áp dụng các giải pháp sau để xác định và khắc phục sự cố.

  1. Không thấy Tính năng Lưu trữ tự động trong Outlook

Có thể bạn đang dùng dịch vụ Exchange Server hoặc tổ chức của bạn áp dụng chính sách quản lý thư mà có ảnh hưởng tới chức năng Lưu trữ tự động của Outlook. Có thể quản trị viên đã tắt chức năng này thông qua Group Policy. Bạn nên liên lạc với quản trị viên mạng để biết thêm thông tin.

  1. Chức năng Tự lưu trữ tự động được bật nhưng không hoạt động

Nếu việc lưu trữ tự động của Outlook không còn diễn ra, bạn cần truy cập vào phần cài đặt Lưu trữ tự động và xác nhận rằng bạn đã tích vào ô cho phép chức năng chạy mỗi N ngày.

  1. Mục email cụ thể không bị lưu trữ tự động

Một mục email có thể không được lưu trữ tự động do hai nguyên nhân phổ biến:

Mục đó có ngày chỉnh sửa sau ngày được thiết đặt cho lưu trữ. Xem hướng dẫn tại Cách lưu trữ các mục dựa vào ngày nhận hoặc hoàn thành.

Mục đó đã được đánh dấu không lưu trữ tự động. Bạn có thể kiểm tra bằng cách mở mục, chọn File > Properties, và bỏ tích ở lựa chọn đó.

Thêm vào đó, bạn cũng có thể thêm cột Không Tự động Lưu trữ vào giao diện xem của Outlook để dễ dàng quan sát những mục được chọn tùy chọn này.

  1. Kho Lưu trữ không hiển thị trong Outlook

Nếu bạn không thấy thư mục Lưu trữ xuất hiện trong danh sách các thư mục, hãy kiểm tra lại cài đặt Lưu trữ tự động để đảm bảo tùy chọn “Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục” đã được kích hoạt. Nếu vẫn không thấy, hãy mở file dữ liệu của Outlook bằng cách thủ công qua hướng dẫn sẵn có.

  1. Tệp archive.pst gặp sự cố hoặc hỏng

Khi file archive.pst không hoạt động chính xác, Outlook không thể chuyển các mục mới vào. Nếu xảy ra điều này, hãy đóng Outlook và sử dụng công cụ Scanpst.exe để sửa file .pst lưu trữ đó. Nếu cách này không thành công, bạn cần tạo một kho lưu trữ mới.

  1. Tệp tin lưu trữ Outlook hoặc file .pst đã đầy

Khi tệp tin archive.pst hoặc .pst đã đầy, chức năng lưu trữ sẽ không thể hoạt động được.

Trong trường hợp tập tin archive.pst đã đầy, bạn cần dọn dẹp nó bằng cách xóa bớt các mục hoặc tạo một tập tin lưu trữ mới.

Nếu file .pst chính đã chứa dữ liệu tối đa, hãy cố gắng xoá một số mục cũ hoặc xoá sạch thư mục Deleted Items, chuyển một số mục sang kho lưu trữ thủ công, hoặc yêu cầu quản trị viên tăng tạm thời dung lượng cho hộp thư trước khi thực hiện chức năng lưu trữ tự động hoặc lưu trữ thủ công.

Giới hạn mặc định cho các file .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB đối với các phiên bản Outlook 2010, 2013 và 2016.

Hi vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được thông tin về việc lưu trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã theo dõi, và hẹn gặp lại trong bài viết kế tiếp của chúng tôi vào tuần sau!

Siêu Marketing cũng xin thông báo tới bạn về các khóa học

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop