Phương pháp lập lịch trình thanh toán hóa đơn với chiết khấu sớm

Khi bạn xem qua hợp đồng mua hàng hoặc Invoice, thường thấy có một phần quy định về điều kiện thanh toán.

Điều này có nghĩa là gì và ta nên thiết lập lịch trình thanh toán như thế nào cho những hóa đơn này? Cùng tìm câu trả lời với Siêu Marketing:

Phần 1: Chiết khấu thanh toán nhanh

1.1. Định nghĩa

3/10 net 30 hay 2/15 net 45 đều ám chỉ Chiết khấu thanh toán, thường nằm ở mục điều kiện thanh toán trong Hợp đồng hoặc Invoice.

Định nghĩa: Khách hàng sẽ được hưởng một khoản chiết khấu nếu thanh toán trước hạn, khiến số tiền cần thanh toán thực tế sẽ thấp hơn con số ghi trong hợp đồng.

Ví dụ: Chiết khấu thanh toán là 3/10 net 30 nghĩa là:

  • Phải thanh toán trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng hoặc lập Invoice
  • Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày đầu tiên thì sẽ được hưởng chiết khấu
  • Chiết khấu được áp dụng là 3%

1.2. Cách tính chiết khấu

Chiết khấu chỉ được áp dụng cho số tiền thanh toán sớm không để tính toàn bộ số tiền gốc.

  • Số tiền trả sớm và hưởng CK = A
  • Số tiền thanh toán theo hợp đồng = B = A / (1 – Tỷ lệ CK)
  • Số tiền thanh toán sau thời hạn chiết khấu = C
  • Tổng số tiền thanh toán = B + C

Khi thanh toán khoản A sớm, bạn được hưởng X% chiết khấu nên thực chất giá trị của A trên hợp đồng cao hơn.

Ví dụ cụ thể:

  • Nếu hợp đồng đòi hỏi thanh toán 1 triệu và nếu áp dụng CK 3% khi thanh toán sớm thì sẽ tiết kiệm được: 1.000.000 * 3% = 30.000
  • Số tiền thanh toán sớm = 1.000.000 – 30.000 = 970.000
  • Áp dụng công thức rút gọn: 1.000.000 * (1 – 3%) = 970.000
  • Ta coi 970.000 là A và 1.000.000 là B, có A = B * (1-3%)
  • Chuyển đổi để tính B = A / (1-3%)

Qua đó, ta có thể làm rõ phương thức tính chiết khấu cho các khoản thanh toán.

Phần 2: Tạo lịch thanh toán trong Excel

2.1. Xác định thông tin trên hóa đơn – Invoice

Giả sử rằng bạn có một hóa đơn với thông tin dưới đây:

  • Tổng tiền phải trả C3 = 150 $
  • Điều kiện thanh toán C4 = 3/10 net 30
  • Ngày lập Invoice C8 = 08/03/2018

Chúng ta cần xác định rõ các điều kiện liên quan đến chiết khấu, hạn mức thanh toán, và thời hạn áp dụng chiết khấu.

  • Mức chiết khấu C7 = 3%
  • Thời gian thanh toán (C5) = 30 ngày => Ngày cuối thanh toán C9 = C8 + 30 = 07/04/2018
  • Thời hạn để áp dụng chiết khấu C6 = 10 ngày => Ngày áp dụng CK C10 = C8 + 10 = 18/03/2018

Định nghĩa rõ ràng các điểm này cho việc tính toán sau này.

2.2. Xây dựng bảng lịch trình thanh toán

Cách tiến hành là:

Bước 1: Tạo bảng với

Các cột: Ngày thanh toán, Số tiền dự kiến, và số tiền thực tế nếu được chiết khấu

Các hàng:

  • Các đợt thanh toán (từ hàng 3 đến hàng 8)
  • Đợt thanh toán cuối cùng (hàng 9)
  • Tổng tiền thanh toán
  • Tính toán tổng số của Chiết Khấu Thanh Toán (CKTT) cần phải cộng dồn
  • Xác định lượng CKTT thực tế hưởng dựa trên việc thực hiện kế hoạch đã đề ra

Bước 2: Giá trị hợp đồng (G10) luôn tương đương với tổng số tiền thực tế nhận được

G10 bằng C3

Bước 3: Đối với đợt thanh toán cuối cùng, số tiền thực tế nhận (G9)

G9 bằng Tổng số tiền thực tế nhận trừ đi tổng số tiền đã nhận ở các đợt trước

bằng G10 trừ SUM(G3:G8)

Bước 4: Xác định số tiền dự định chi trả cho đợt thanh toán cuối (F9)

Dựa vào ngày thanh toán cuối:

  • Nếu ngày này trong kỳ hạn hưởng CKTT => F9 bằng G9 nhân (1 trừ C7), với điều kiện ngày thanh toán trong kỳ hạn CKTT, ta sử dụng công thức: IF(E9<=C10,G9*(1-C7),…)
  • Nếu ngày đó không trong kỳ hạn CKTT => F9 chính là G9

Trong trường hợp không có ngày ở ô E9 => Không thể xác định ngày thanh toán => Không tiến hành tính toán nếu không có ngày, chỉ tính khi E9 khác 0

Bước 5: Tính toán số tiền thực tế nhận ở mỗi kỳ thanh toán (từ G3 đến G8)

Xem xét tại G3

Theo ngày thanh toán tại kỳ đó

  • Nếu ngày thanh toán rơi vào kỳ hưởng CKTT => G3 sẽ là F3 chia cho (1 trừ C7), kết hợp điều kiện: IF(E3<=C10,F9*(1-C7),…) => Có thể áp dụng công thức này cho các đợt sau => Cột C sẽ được giữ cố định
  • Nếu ngày thanh toán không nằm trong kỳ hưởng CKTT => G3 chính là F3, nghĩa là không có chiết khấu thanh toán
  • Nói cách khác, G3 có thể được hiểu là F3 chia cho (1 – Nếu ngày thanh toán trong ký hưởng CK thì lấy C7, không thì lấy 0)
  • Sử dụng hàm làm tròn ROUND nếu số không nguyên => ROUND(số, số chữ số thập phân)

Sau khi xây dựng công thức tại G3, có thể áp dụng cho các ô G4, G5… G8

Bước 6: Kết quả tổng số tiền kế hoạch thanh toán (F10)

F10 là tổng cộng các kỳ thanh toán = SUM(F3:F9)

Bước 7: Xác định CKTT tổng cộng đã hưởng (F11)

Do việc thanh toán đa dạng, việc hưởng CKTT không phải lúc nào cũng đầy đủ, nên cần phải xem xét lại tỷ lệ CKTT thực tế là bao nhiêu

F11 bằng Tổng số tiền thực nhận trừ Tổng kế hoạch = G10-F10

Bước 8: Tính ra tỷ lệ CKTT đã hưởng (G11)

G11 bằng CKTT đã hưởng chia cho Tổng số tiền thực nhận = F11 trên G10

Có thể làm tròn nếu là số lẻ

Vì đây là tỷ lệ phần trăm, có thể sử dụng hàm Round với số chữ số thập phân lớn hơn 2

Kết luận

Qua việc nghiên cứu phương pháp tính và thực hiện qua từng bước, chúng ta có thể xây dựng bảng kế hoạch thanh toán cho hợp đồng có CKTT.

Nhận thức rõ về CKTT và lên kế hoạch thanh toán giúp ta linh hoạt trong việc quản lý tài chính, hay thu hồi nợ từ những hóa đơn đã bán hiệu quả.

Chúc các bạn học thật tốt cùng Siêu Marketing!

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop