Phương pháp làm giảm kích thước và tối ưu hóa hiệu suất xử lý cho bảng tính Excel chậm trễ

Bạn đang sở hữu một bảng tính Excel “phì nhiêu”, với dung lượng không ngừng phình to, làm việc ngày càng trở nên uể oải. Điều khiến bạn phải tự hỏi, chiếc bảng tính cồng kềnh này có thể “giảm béo” như thế nào? Tại sao lại xảy ra tình trạng này?

Nguyên nhân chính của tình trạng “béo phì” không điều này đó chính là sự ăn quá đà kèm theo sự lười biếng tập luyện. Cảm giác như đang nói về con người phải không nào? Trong Excel, “sự ăn quá đà” chính là hành động COPY & PASTE thái quá của chúng ta.

NGUYÊN NHÂN GÂY RA:

  • Objects:

    Khi bạn chèn hình ảnh, shape hoặc nút bấm vào ô, thực hiện thao tác sao chép xuống (Fill Down), chúng cũng sẽ được nhân bản. Hoặc khi bạn sao chép nội dung từ một trang web, hoặc từ một file khác và dán nó vào file Excel của mình, điều này có thể đưa theo các Object không nhìn thấy được.

    Vậy phải làm gì để loại bỏ các Object này trong bảng tính Excel?

Phương pháp thường được sử dụng:

  • Bước 1: Lựa chọn Sheet chứa Object bạn muốn xóa, bấm F5 để mở cửa sổ Go to… (hoặc truy cập tab Home, chọn Find & Select).
  • Bước 2: Lựa chọn Specials
  • Bước 3: Lựa chọn Objects và nhấn OK.
  • Bước 4: Nhấn Delete để loại bỏ tất cả.
    Lưu ý: Tất cả Object trong Sheet đó sẽ được chọn, nhưng nếu bạn muốn giữ lại một Object nào đó, chẳng hạn như là nút chạy macro, bạn có thể giữ Shift và click vào đối tượng đó để bỏ chọn, sau đó xóa những Object không mong muốn. Hãy áp dụng cùng quy trình cho các Sheet khác.

Hoặc có thể chọn tab Home, tiếp theo là Find & Select > Tiếp tục chọn Selection Pane… Ngay lập tức, bạn sẽ thấy những Object nằm trong bảng tính hiện tại, giống như hình dưới đây, bạn chỉ cần chọn và xóa chúng đi.

Sử dụng Tiện ích mở rộng ASAP Utilities Add-in:

– Bạn có thể mở Tab ASAP Utilites, và chọn trong nhóm menu Objects & Comments, sau đó chọn điểm 3. Select All Objects để chọn hết, rồi loại bỏ những cái bạn không muốn giữ lại (sử dụng kết hợp Shift và Click chuột để làm điều này), tiếp theo hãy xóa đi.

– Nếu bạn không muốn giữ lại bất cứ cái nào, bạn có thể chọn điểm 4. Delete all objects in selected worksheets.
Sử dụng ASAP Utilities bạn có khả năng lựa chọn nhiều Sheets cùng lúc và thực hiện xóa nhanh chóng mọi Object chứa đựng bên trong chúng.

Liên kết Dữ liệu:

Khi bạn chép dữ liệu từ một file khác và dán vào bảng tính đang sử dụng với công thức thông thường, dữ liệu sẽ hiển thị như là một liên kết từ file này sang file khác. Nhưng với những thao tác sao chép liên tục, bạn sẽ vô ý tạo ra nhiều liên kết. Do đó, sẽ thường xuyên nhận được thông báo file Excel của bạn đang được kết nối với một file khác, và hỏi bạn có muốn cập nhật (Update Link) hay không?

Khi bạn thực hiện báo cáo, tổng hợp dữ liệu và bạn cần dữ liệu thuần túy không cần liên kết, thì việc đặt Links là không cần thiết. Khi đặt Links, Excel sẽ tìm kiếm và cập nhật giá trị qua các liên kết đó, đòi hỏi máy tính phải quét qua nhiều nơi để thực hiện.

Vậy làm thế nào để xóa đi các liên kết không mong muốn trong bảng tính Excel?

Phương pháp thông dụng:

– Vào tab DATA, sau đó chọn Edit Links.

– Kiểm lại các tệp tin đã kết nối. Nếu kết nối không còn thiết yếu, chỉ cần lấy kết quả tính toán từ tệp tin khác, bạn có thể lựa chọn Break Link để hủy kết nối.

– Một thông báo sẽ hiện ra, thông báo sẽ thay thế các công thức liên kết bằng giá trị kết quả, và bạn không thể hoàn nguyên lại sau khi thực hiện. Do đó, nên lưu lại file với một tên mới để backup bằng cách chọn Cancel và sau đó chọn Save as.

– Tiếp theo, bạn có thể thực hiện hành động Break Links để biến đổi.

Sử dụng ASAP Utilities Add-in:

  • Bước 1: Mở tab ASAP Utilities, chọn 7. Find and Remove External Links…
  • Bước 2: Lựa chọn những Data Links bạn muốn hủy bỏ bằng cách chọn All, hoặc tick chọn từng cái một. Kế đến nhấn OK. Một thông báo của ASAP sẽ xuất hiện và sẽ chuyển các công thức sang giá trị. Chọn OK để ASAP thực hiện việc xóa bỏ và chuyển đổi giúp bạn.

Named Range:

Khi bạn sao chép dữ liệu vào file, các NAMED RANGE cũng được áp dụng, và điều này tạo ra nhiều Named Range không cần thiết trong file của bạn.

Làm cách nào để xoá các named range không cần thiết trong file Excel?

Phương pháp truyền thống:

  1. Hãy sử dụng Filter để tìm và xoá lần lượt các Name bị lỗi, muốn chọn nhiều Name cùng một lúc, chọn Name đầu tiên.
  2. Kéo thanh cuộn xuống cuối danh sách và giữ phím SHIFT, chọn Name cuối cùng.
  3. Ấn phím Delete để tiến hành xoá.

Sử dụng ASAP Utilities Add-in:

  1. Chọn tab ASAP Utilites, vào phần RANGE và bạn sẽ thấy mục 27. Delete all name range with an invalid cell references…
  2. Bạn cũng có thể loại bỏ chúng nhanh chóng. Để chuyển đổi các Named Range thành tham chiếu ô, chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Styles:

    • Việc sao chép dữ liệu vào file cũng đi kèm với việc thêm các style vào file, tạo ra nhiều Style không dùng đến.

Làm thế nào để xoá các style thừa trong file Excel?

– Theo cách thông thường, bạn có thể click chuột phải vào từng Style không cần thiết và chọn Delete để giải quyết. Nếu cảm thấy quá mất thời gian, bạn có thể

Hãy áp dụng Add-in dưới đây.

– Thực hiện việc loại bỏ định dạng bằng Add-in Remove Style do Microsoft cung cấp. Add-in này có thể tải về từ archive.codeplex.com hoặc link dự phòng tại RemoveStyles trên Mediafire. Kết thúc quá trình cài đặt, bạn sẽ nhận thấy Remove Styles hiển thị trong tab Home, ngay kế bên Cell Styles như hình ảnh dưới đây. Nếu bạn vẫn chưa rõ cách cài Add-in, bạn nên xem qua bài viết hướng dẫn cài đặt add-in trong Excel để biết thêm thông tin.

– Còn có Add-in Inquire sẵn có trong Office 365, nổi bật với tính năng: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm kích thước file

Sau khi thực hiện những bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả là:

File lúc đầu có kích cỡ 7Mb, nhưng nhờ vào các bước đã thực hiện, file giảm xuống chỉ còn 1Mb. Nếu bạn muốn giảm tiếp tục, hãy lựa chọn File > Save as… và chọn lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook. File của bạn sẽ giảm thêm một nửa, chỉ còn 500Kb.

Bạn cũng có thể thử những cách sau để giảm thêm kích thước file: Loại bỏ các Worksheet không có dữ liệu, xóa các dòng trống cuối cùng, và Reset Last Cell trong Excel sử dụng công cụ từ ASAP Utilities.

Lời Kết:

Như các bạn thấy, việc COPY & PASTE thông thường có thể gây nên nhiều phiền toái, vậy làm thế nào để hạn chế điều này? Thay vì sử dụng Ctrl + V để dán khi ta COPY, chúng ta có lựa chọn khác là PASTE SPECIAL …, tại đây chúng ta có thể chọn PASTE VALUE, để chỉ dán giá trị thay vì cả công thức.

Nếu những giải pháp trên đều không áp dụng được nhưng file của bạn vẫn quá lớn, vậy bạn sẽ làm thế nào? Bài viết này khá dài nên mình sẽ chia phần giải thích đó sang tập 2 của series bí kíp này… Xin chân thành cảm ơn quý vị đã quan tâm!

Blog Siêu Marketing hiện đang cung cấp nhiều khóa học từ cơ bản đến nâng cao với sự hướng dẫn của những chuyên gia hàng đầu ở Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến những buổi học bổ ích và hiệu quả, giúp bạn có thể sử dụng Excel một cách thành thạo trong công việc. Hơn nữa, chúng tôi còn đang có nhiều chương trình khuyến mãi lớn cho học viên đăng ký trong tháng này, vậy không có lý do gì để bạn chần chừ không đăng ký ngay.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop