Phương pháp đổi chỗ cột trong Excel

Bài viết này từ Blog Học Excel sẽ giới thiệu đến các bạn những cách thức để thay đổi vị trí của các cột trong một bảng dữ liệu Excel: cách kéo và thả cột, cũng như di chuyển nhiều cột không kề nhau một cách đồng thời.

Hướng dẫn chuyển đổi vị trí một cột trong Excel:

Cắt và Dán:

Đối với những ai không muốn sử dụng con trỏ chuột, việc thay đổi vị trí của các cột có thể thực hiện thông qua việc cắt và dán. Chúng ta cần lưu ý một số điểm khác nhau khi di chuyển một hoặc nhiều cột cùng lúc.

  1. Nhấn vào tên cột để chọn toàn bàn cột.
  2. Thực hiện cắt cột đã chọn bằng phím tắt Ctrl + X, hoặc bạn có thể click chuột phải và chọn Cut từ menu. Bạn cũng có thể bỏ qua bước trước và trực tiếp chọn Cut ngay sau khi click phải vào tiêu đề cột.
  3. Tìm đến cột bạn muốn chèn cột đã cắt vào trước nó, click chuột phải và lựa chọn Insert Cut Cells từ menu hiện lên.

Chọn cột mà bạn muốn chèn cột đã cắt vào phía trước và chọn Insert Cut Cells từ menu.

Để dùng phím tắt, bạn có thể làm như sau:

Chọn cột bằng cách nhấn vào ô bất kỳ và sau đó dùng Ctrl + Space để chọn toàn cột.

Sau đó, dùng Ctrl + X để cắt cột.

Lựa chọn cột nơi bạn muốn dán cột vừa cắt.

Nhấn Ctrl + + trên bàn phím số để chèn cột vào.

Các bước để di chuyển nhiều cột cùng lúc trong Excel:

Phương pháp cắt và dán có thể áp dụng được cho di chuyển một cột riêng lẻ nhưng lại không thể sử dụng khi thao tác với nhiều cột cùng lúc. Việc thử di chuyển nhiều cột sẽ gây ra lỗi và hiển thị thông báo yêu cầu bạn chỉ chọn một dãy dữ liệu: The command you chose cannot be performed with multiple selections. (Lệnh bạn chọn không thể thực hiện với nhiều lựa chọn.)

Để đặt lại thứ tự cho một số cột trong bảng tính, bạn có những phương án sau:

  • Kéo và thả chuột để di chuyển nhiều cột (đây là cách nhanh chóng nhất).
  • Cắt và dán từng cột riêng biệt (không khả dụng cho di chuyển cùng lúc nhiều cột).
  • Sao chép, dán và xóa (cho phép di chúng cột lần lượt một cách tiện lợi).
  • Sử dụng VBA MACRO.

Kỹ thuật kéo và thả cột trong Excel:

Giả sử trong trang tính chứa thông tin về sản phẩm của công ty mà bạn muốn hoán đổi vị trí cột. Dùng bảng giá AbleBits làm ví dụ, mục tiêu của tôi là đổi chỗ cột “License type” và “Product ID” sao cho mã sản phẩm ngay cạnh tên sản phẩm.

Bảng tính cần đổi vị trí một vài cột.

  1. Chọn cột mà bạn muốn chuyển dịch.
  2. Di chuyển con trỏ chuột tới cạnh chọn lựa cho đến khi hình dạng của nó biến đổi từ hình thập thông thường thành con trỏ mũi tên bốn hướng. Điều này không nên thực hiện ngay trên tiêu đề cột để tránh bị nhầm lẫn bởi hình dạng con trỏ khác nhau. Tốt hơn hết, bạn nên làm việc này ở cạnh bên trái hoặc phải như trong hình dưới.

Di chuyển con trỏ chuột tới lề phía bên cạnh phần chọn cho đến khi nó thay đổi thành con trỏ hình mũi tên bốn chiều.

  1. Giữ chặt phím Shift và tiến hành kéo cột đến vị trí mới. Một thanh di chuyển mờ sẽ xuất hiện dọc theo cột, cũng như một hộp thoại hiển thị vị trí cột mới.

Press and hold down the Shift key and drag the column to a new location.

  1. Hoàn thành quy trình. Kéo và nhả chuột, tiếp theo nhả phím Shift, và kiểm tra cột đã di dời tới vị trí mới.

Quá trình kéo thả có thể được áp dụng tương tự cho việc di chuyển nhiều cột cùng một lúc trong Excel. Để lựa chọn hơn một cột, bắt đầu bằng cách nhấp vào tiêu đề của cột đầu tiên bạn muốn di chuyển, giữ phím Shift và tiếp tục chọn tiêu đề của cột cuối cùng. Kế tiếp, áp dụng các bước từ 2 đến 4 như hướng dẫn trên để hoàn thành việc di chuyển.

Drag several columns in Excel using the mouse.

Lưu ý. Trong Excel, việc kéo và thả các cột hoặc hàng không liền nhau không thể thực hiện được, kể cả trong phiên bản Excel 2013.

Phương pháp kéo và thả này chỉ áp dụng cho Excel 2013, 2010, 2007 và cũng có thể được dùng để di chuyển hàng.

Copy => Paste => Delete

Trường hợp bạn không sử dụng được chuột để kéo thả cột, bạn có thể thử cách sắp xếp lại nhiều cột trong Excel như sau:

  1. Lựa chọn cột bạn muốn di chuyển (click vào tiêu đề cột đầu tiên, đồng thời giữ Shift và chọn tiêu đề cột cuối cùng).

Một phương pháp khác là chỉ cần chọn tiêu đề của các cột muốn chuyển, sau đó ấn Ctrl + Space. Phương pháp này chỉ áp dụng cho những ô chứa dữ liệu chứ không phải toàn bộ cột, giống như hình ảnh dưới đây:

Selecting only cells with data rather than entire columns
cách thay đổi vị trí cột trong excel

Chú ý. Khi sắp xếp lại cột trong một khu vực có dữ liệu, bạn có thể lựa chọn phương pháp nào cũng được. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đổi chỗ một vài cột trong tổng thể bảng tính Excel, hãy chọn cột bằng phương pháp thứ hai (chỉ chọn các ô chứa dữ liệu). Nếu bạn chọn cách thứ nhất, có thể bạn sẽ nhận được lỗi “The operation is not allowed. The operation is attempting to shift cells in a table of your worksheet” (Thao tác không hợp lệ. Đang cố gắng di chuyển các ô trong bảng tính của bạn).

  1. Copy những cột đã chọn bằng việc ấn Ctrl + C, nhấp chuột phải và chọn Copy.
  2. Chọn cột đặt trước vị trí muốn chèn những cột đã sao chép, nhấp chuột phải vào cột đó và chọn Insert Copied Cells hoặc ấn Ctrl + + trên bàn phím số.
Select the column before which you want to insert the copied columns and choose Insert copies cells.
thay đổi vị trí cột trong excel
  1. Xóa bỏ những cột ban đầu.

Bước này kéo dài hơn việc kéo thả trực tiếp, nhưng lại có ích cho những ai ưu tiên sử dụng phím tắt hơn là chuột. Rất tiếc, phương pháp này cũng không áp dụng được cho việc di chuyển cột không liên tục.

Dùng VBA Macro:

Nếu bạn có kiến thức cơ bản về VBA, bạn có thể cân nhắc viết một Macro nhằm di chuyển cột một cách tự động trong Excel. Đó là lý thuyết, nhưng trên thực tế, việc xác định chính xác cột để đổi chỗ và nơi chúng sẽ được chuyển đến có thể mất thời gian hơn so với việc kéo và thả thủ công. Hơn nữa, không chắc chắn rằng Macro luôn hoạt động như bạn mong đợi và bạn sẽ phải liên tục kiểm tra kết quả sau mỗi lần thực thi. Nói chung, việc dùng Macro VBA có vẻ không phải lựa chọn tốt nhất cho công việc này.

Bài viết này đã hướng dẫn về các phương pháp hoán đổi vị trí các cột trong Excel một cách dễ dàng nhất. Nắm vững Excel trong công việc đòi hỏi không chỉ biết sử dụng các hàm mà còn phải khéo léo vận dụng các công cụ như Data validation, Conditional formatting, Pivot table, cũng như những hàm nâng cao như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH, và tất cả kiến thức này bạn có thể học được qua các khóa học.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop