Lí do vì sao bạn nên chọn sử dụng Table khi dùng Excel – Khóa học Excel trực tuyến

Siêu Marketing sẽ giới thiệu những lợi ích của việc dùng Table trong Excel thay vì nhập dữ liệu theo cách thông thường trong bài viết này. Có nhiều ưu điểm bạn sẽ thấy khi sử dụng định dạng bảng để quản lý dữ liệu. Đây là một số lý do để bạn suy nghĩ về việc sử dụng định dạng bảng thay cho phạm vi dữ liệu thông thường.

Các lý do khuyên dùng Bảng trong Excel

Để tạo một bảng, chỉ cần nhấp vào bất kỳ điểm nào trong phạm vi dữ liệu của bạn và chọn Table trong Tab Insert, hoặc để nhanh chóng hơn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + T hoặc Ctrl + L.

Lọc và sắp xếp một cách đơn giản

Khi bạn biến một khu vực thành bảng, Excel sẽ tự động thêm các nút lọc vào hàng đầu tiên của bảng. Bạn có thể sử dụng chúng để sắp xếp nhanh chóng bằng cách lựa chọn một tiêu chí hoặc màu sắc từ menu xổ xuống.

table-trong-excel-1

Áp dụng định dạng nhanh chóng

Khi bạn tạo bảng mới, Excel sẽ tự động chọn một định dạng cho các hàng. Nếu muốn thay đổi định dạng, bạn có thể chọn một trong số hàng ngũ định dạng có sẵn trong thư viện Styles của Tab Table Design. Ngoài ra, thao tác Format As Table trong Tab Home cũng sẽ hữu ích.

Tính năng Live Preview sẽ cho bạn xem trước sự thay đổi định dạng của bảng theo thời gian thực khi bạn di chuột qua các Styles khác nhau. Điều này giúp việc tạo một bảng với định dạng phù hợp diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.

table-trong-excel-2

Việc nhập liệu trở nên dễ dàng

Khả năng mở rộng bảng giúp việc nhập liệu thuận tiện hơn. Chỉ cần chọn một ô trong hàng ngay dưới hàng cuối cùng của bảng và nhập giá trị, Excel sẽ tự động kéo dài định dạng bảng để bao gồm hàng mới, tương tự như với cột.

Điền công thức tự động cho hàng còn lại

Việc nhập công thức trở nên đơn giản khi bạn sử dụng tham chiếu ô và tên phạm vi trong Excel. Chỉ cần nhập công thức vào ô đầu tiên của bảng và nhấn Enter, Excel sẽ tự đồng áp dụng công thức đó cho toàn bộ hàng trong bảng, loại bỏ nhu cầu phải FillDown bằng tay như khi làm việc với một phạm vi dữ liệu.

Thêm tổng số nhanh chóng

Thêm hàng Tổng vào bảng được thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản như sau:

Click vào bất kỳ nơi đâu trong bảng, sau đó nhấp vào Tab Design Table. Chọn mục Total Row để hiện thêm dòng tổng ở cuối bảng.

table-trong-excel-3

Bạn có thể sử dụng tính năng bật/tắt này để hiện hoặc ẩn dòng công thức, giúp việc nhập liệu thuận lợi hơn. Sử dụng menu xổ xuống của tính năng Total Row, việc thay đổi chức năng trở nên vô cùng dễ dàng. Mỗi trường đều có menu xổ xuống riêng để bạn có thể lựa chọn.

table-trong-excel-4

Kiến tiêu đề luôn hiện hữu

Trong khi sử dụng phạm vi dữ liệu, các tiêu đề không còn hiển thị khi bạn cuộn xuống (mặc dù bạn có thể giải quyết việc này bằng cách dùng tính năng Freeze Panes trong Tab View).

Bảo toàn tiêu đề trong bảng Excel thông qua 03 phương pháp đơn giản

Khi bạn làm việc với bảng…

Khi làm việc với Table trong Excel, các tiêu đề được tự động hiển thị mà không cần thực hiện bất kỳ bước phụ nào khác để đạt được điều này.

table-trong-excel-5
Excel tự động điền công thức vào các hàng mới của Table

Khi sử dụng định dạng Table và nhập dữ liệu vào hàng mới, Excel sẽ tự động sao chép công thức vào hàng đó, đồng thời mở rộng định dạng và áp dụng công thức cho toàn bộ Table.

Biểu đồ dinh dạng động

Biểu đồ dựa trên dữ liệu từ Table sẽ được Excel tự động cập nhật khi có sự thay đổi của dữ liệu như việc thêm hàng hay cột mới, điều này không thể xảy ra với phạm vi thông thường mà không sử dụng các kỹ thuật nâng cao như VBA.

Giáo trình về việc sử dụng Power Query để chuẩn hóa dữ liệu

Định dạng Table giúp giải quyết vấn đề chuẩn hóa dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.

Lọc dữ liệu dễ dàng với Slicer

Việc insert Slicer khi làm việc với Table giúp quá trình lọc trở nên thuận lợi và trực quan hơn so với làm việc với phạm vi dữ liệu thông thường.

table-trong-excel-6

Phím nóng để chọn toàn bộ Table

Bạn có thể chọn toàn Table bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 hoặc Ctrl + A khi đã chọn vào một ô bất kỳ trong Table, nhưng lựa chọn Ctrl + A không thể chọn dòng Total Row trong khi Ctrl + Shift + 8 có thể.

Hướng dẫn tạo phím nóng cho việc chọn sheet đầu tiên hoặc cuối cùng trong Excel

Những tính năng của Tab Table Design

Trên Tab Table Design, bạn sẽ tìm thấy nhiều lựa chọn phân loại thành 5 nhóm với mỗi nhóm có các tùy chọn riêng biệt để khám phá thêm.

  • Properties
  • Tools
  • External Table Data
  • Table Style Options
  • Table Styles

Kết luận

Siêu Marketing mong rằng bạn đã nắm bắt được lợi ích của việc áp dụng Table trong việc nhập liệu và quản lý dữ liệu. Chính xác trong dữ liệu là cực kỳ quan trọng để từ đó có thể phân tích dữ liệu, lập các báo cáo chính xác phản ánh tình hình thực tế của tổ chức, qua đó đóng góp vào việc ra quyết định chính xác cho tương lai.

Power query là công cụ mạnh mẽ của Excel, tần số học Power Query là gì?

Nó không chỉ giúp bạn làm quen với việc sử dụng Power Query, một công cụ hết sức mạnh mẽ mà Excel cung cấp, mà còn hỗ trợ tối ưu, chính xác và hiệu quả trong việc xử lý dữ liệu ở định dạng Table.

Các bài viết liên quan đáng chú ý khác


Hướng dẫn lập báo cáo theo điều kiện đa dạng với pivot table

Khám phá slicer – công cụ hỗ trợ lọc nhanh đồng thời cho nhiều báo cáo pivot table

Khắc phục dữ liệu “khó đỡ” bằng công cụ Power Query trong Excel

Cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều bảng thành một bảng duy nhất sử dụng Power Query

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop