Kỹ thuật Index+match trong quản trị hợp đồng nhân sự

Chào mừng quý độc giả đến với Siêu Marketing

Bạn có thể tìm thấy một bài viết thú vị trên sieumarketing.com nói về việc kết hợp hàm index và match thay thế cho hàm vlookup để tối ưu hóa hiệu suất. Nhiều người tỏ ra tò mò về cách áp dụng index cùng match vào công việc cụ thể.

Chính vì thế, hôm nay tôi sẽ chỉ dẫn cách dùng hàm index + match để quản lý hợp đồng lao động.

Dưới đây là giải thích chi tiết:

Hình minh họa trên cho thấy chúng ta có 2 phần chính:

  • Bên trái là nội dung một bản hợp đồng lao động và các thông tin (màu đỏ) sẽ được cập nhật tương ứng với số hợp đồng chọn lựa (tại ô M11)
  • Phía bên phải là bảng thông tin nhân viên với các chi tiết khác nhau, bao gồm số HĐ LĐ. Điểm đặc biệt của bảng này là cột số HĐ LĐ không phải ở vị trí đầu tiên.

=> Với cấu trúc bảng này, chỉ sử dụng hàm vlookup để tìm Ngày ký là khả thi vì hàm này yêu cầu cột điều kiện phải ở vị trí đầu tiên. Đối với thông tin khác thì vlookup không thể giúp được.

Trong trường hợp này, việc dùng index và match trở nên ưu việt hơn. Cách dùng index và match như sau:

Cấu trúc hàm Index(array, row_num, [column_num])

Array chính là khu vực chứa dữ liệu mong muốn, với điểm khởi đầu là dòng 1 (giả định Array chỉ có 1 cột nếu không xác định column_num)

Row_num đại diện cho số dòng chứa dữ liệu cần tìm trong Array

Column_num đại diện cho số cột chứa giá trị cần tìm

Vậy làm thế nào để biết được Row_num? Chúng ta cần hàm Match trong trường hợp này

Cấu trúc hàm Match(lookup_value, lookup_array, [match_type])

lookup_value là giá trị cần tìm kiếm (số hợp đồng trong trường hợp này)

lookup_array là phạm vi chứa giá trị đó (cột Số HĐ LĐ)

match_type loại tìm kiếm, chọn 0 để tìm chính xác.

  • Ngày ký hợp đồng (ô I4): =INDEX($T$1:$T$9,MATCH($M$11,$S$1:$S$9,0))

Kết quả này sẽ hiển thị ngày theo dạng dd/mm/yyyy

Để thể hiện theo định dạng “Ngày 03 tháng 03 năm 2017” tại ô I4, bạn cần Format Cells ô I4 như sau:

Chọn Custom và tại mục Type: điền “Ngày “dd” tháng “mm” năm “yyyy

  • Số Hợp đồng: = “Số “&M11
  • Họ tên đương sự: =INDEX($L$1:$L$9,MATCH($M$11,$S$1:$S$9,0))
  • Ngày sinh: =TEXT(INDEX($M$1:$M$9,MATCH($M$11,$S$1:$S$9,0)),”dd/mm/yyyy”)

Thay vì chỉnh sửa format trong cells, bạn cũng có thể sử dụng hàm Text để định dạng dữ liệu ngay lập tức

  • Thông tin về chứng minh thư gồm có số, ngày cấp và nơi cấp có thể xử lý qua 3 hàm riêng biệt sau đó kết hợp lại với nhau qua dấu & và thêm vài dấu cách nếu cần
  • Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: =INDEX($Q$1:$Q$9,MATCH($M$11,$S$1:$S$9,0))
  • Chỗ ở hiện tại: =INDEX($R$1:$R$9,MATCH($M$11,$S$1:$S$9,0))

Khi dùng Index và match, điểm cần chú ý là vị trí của Array trong hàm Index. Còn về Match, khi áp dụng cho các nội dung khác nhau trên một bảng dữ liệu, nội dung hàm không cần thay đổi.

Bạn có thể kiểm tra độ chính xác của hàm bằng cách sửa đổi số hợp đồng trong ô M11.

Qua đó, ta đã kết thúc một ví dụ về việc sử dụng hàm index match trong quản lý hợp đồng lao động, đây là một phần quan trọng trong công việc của kế toán tiền lương và nhân sự.

Xin cảm ơn mọi người đã theo dõi.

Để nâng cao khả năng sử dụng Excel trong lĩnh vực kế toán và nhân sự, bạn không nên bỏ qua khóa học

TL01 – Excel VBA ứng dụng trong lĩnh vực TIỀN LƯƠNG – NHÂN SỰ

Khóa học sẽ cung cấp các kiến thức hành chính từ thực tế cùng các kỹ năng Excel và VBA giúp bạn tăng cường hiệu quả công việc.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop