Kỹ năng biến đổi thông tin từ máy chấm công sang Excel – Học Excel Trực tuyến

Việc đánh giá quẹt thẻ thông qua máy chấm công thường được xem là giải pháp hỗ trợ công tác nhân sự. Tuy nhiên, thực tế tiềm ẩn các vấn đề và rắc rối nhất định:

  • Các trường hợp nhân viên “lãng quên” chấm công dẫn đến những sai số trong kết quả từ máy.
  • Việc áp dụng số liệu từ máy chấm công vào quy trình tính lương cần qua bước lọc thông tin trước.
  • Mỗi loại máy chấm công sử dụng một phần mềm khác biệt, gây khó khăn cho người dùng.

Bài viết này của Siêu Marketing sẽ hướng dẫn các bạn những kỹ thuật để xây dựng bảng Excel có khả năng lọc và xử lý dữ liệu từ máy chấm công, nhằm đạt được kết quả như mong đợi.

1. Chuẩn bị

– Data từ máy chấm công dưới dạng file Excel.

– Tạo file Excel mới (dùng .xlsx hoặc .xls. Nếu cần tính năng nâng cao từ VBA, chọn .xlsm)

Một ví dụ cho bảng thông tin được xuất ra từ máy chấm công như hình trên.

2. Quy trình thực hiện

2.1. Bước đầu tiên: Phân tích, khảo sát, và đánh giá các dữ liệu nguôn từ bảng hiện có (bảng dữ liệu xuất ra từ máy chấm công).

Bước này là chìa khóa, giúp ta lên kế hoạch can thiệp dữ liệu một cách thích hợp và đầy đủ.

Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo ra bảng chấm công với Excel một cách đầy đủ chú trọng vào từng chi tiết

Cần hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản sau để tiến hành công việc:

  • Mục tiêu công việc: Tính toán thời gian làm việc của nhân viên.
  • Đối tượng liên quan: Mã số nhân viên, Ngày trong tháng, Thời gian đến và rời công ty.
  • Các tiêu chí xét duyệt công việc (dựa vào mục tiêu và kết quả mong muốn để đặt các tiêu chuẩn cho những đối tượng nêu trên).
  •    Mã Nhân viên: Xuất hiện liền mạch theo từng dòng, không cho phép các dòng trống.
  •    Ngày trong tháng: Bao gồm ngày cụ thể trong tháng và tuần, nhận biết ngày nghỉ lễ, nghỉ bù.
  •    Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc: Phải có mốc thời gian đến và rời công ty mỗi ngày làm việc. Việc tính công sẽ dựa vào việc xét thời gian này.

Nhìn vào cấu trúc dữ liệu hiện tại, ta thấy cần chỉnh sửa sao cho phù hợp với các tiêu chí trên.

Với việc xét nhiều điều kiện, các hàm phổ biến được sử dụng gồm SUMIFS, COUNTIFS và IF.

2.2. Bước thứ hai: Chỉnh sửa cấu trúc bảng dữ liệu.

Để thu gọn phần nội dung này, tác giả sẽ không miêu tả chi tiết từng bước mà sẽ cung cấp hình mẫu và lời khuyên giúp bạn tự thực hiện tác vụ:

  • Phần Tháng và Năm (ở dòng 2, 3): Đặt riêng ở một phần để thuận tiện thay đổi.
  • Các Ngày của tháng (ở dòng 4): Sử dụng hàm Date, bắt đầu từ ngày 26 của tháng trước (do dữ liệu nguyên thủy tính từ 26 nên giữ nguyên format này. Việc tính công bắt đầu từ 26 tháng trước đến 25 tháng sau). Đối với ngày 28 hoặc 29 có thể thuộc tháng sau, ta cần tùy chỉnh cell rỗng nếu đó là ngày cuối cùng của bảng lương.
  • Phần Mã NV (tại cột A, B, C): Dành mỗi mã số cho một dòng riêng, nhằm phân loại chính xác hơn.
  • Các Thứ trong tuần (ở dòng 5): Ứng dụng hàm Choose và Weekday để định ngày thứ, kết hợp cùng Conditional Formatting để phân biệt ngày thường với ngày nghỉ cuối tuần.
  • Thời gian vào và ra (tại dòng 6):
    • Số 1 có thể được hiểu là thời gian bắt đầu công việc, còn số 2 tương ứng với thời gian kết thúc.
    • Lưu ý: Do một ngày gồm có hai thời điểm chấm công, 2 cột này sẽ được áp dụng cho một ngày. Vì thế, khi xử lý thông tin trên dòng thứ 4, cần chú trọng tới điều này.

    Những hướng dẫn cụ thể cho tất cả những phần trên đã được mình triển khai trong bài viết: Hướng dẫn tạo bảng chấm công trên excel. Hãy tham khảo lại bài đó để hiểu rõ hơn.

    2.3. Lấy dữ liệu sau khi lọc

    Đối với bảng thông kê, hãy sử dụng tính năng Data/Filter để loại bỏ các hàng không chứa thông tin trong cột Mã NV, sau đó chép dữ liệu qua bảng xử lý. Sử dụng Paste Special/Value để dán dữ liệu nhưng loại trừ những hàng đã bị ẩn.

    Bảng thông kê áp dụng chức năng lọc dữ liệu (Data Filter)

    Từ bảng thông kê => Chép / Paste Special -> Dữ liệu giá trị => Chép sang bảng xử lý

    2.4. Tính giờ làm việc trong mỗi ngày

    Thêm một khu vực mới sao cho mỗi ngày chỉ tương ứng với một cột duy nhất. Cách để xử lý ngày và thứ đồng nhất với phần trước.

    => Mục đích: Xác định số giờ làm việc tính theo ngày làm việc

    Thời gian làm việc trong một ngày bằng cách trừ Giờ ra điểm danh cho Giờ vào điểm danh

    Giờ ra = (Tính theo tổng số phút tính từ khi điểm danh vào = Số giờ nhân 60 cộng Số phút) chia 60

    Giờ vào = (Tổng số phút tính từ khi điểm danh ra = Số giờ nhân 60 cộng Số phút) chia 60

    Bạn có thể tiếp tục kéo công thức từ ô BN7 xuống các ô khác.

    * Chú ý:

    Nếu xuất hiện số âm, thì đó là trường hợp chỉ có giờ vào mà không ghi nhận giờ ra => Nguyên nhân: Có thể do quên điểm danh. Điều này thường gặp phải

    2.5. Tính kết quả chấm công

    Ví dụ cần đưa ra một vài kết quả chấm công cụ thể như sau:

    Ta quan sát thấy:

    • Toàn bộ ngày làm đủ 8h dựa trên khu vực đã tính toán giờ làm cụ thể, với thời gian làm việc >=8 (theo mục 2.4)
    • Quên chấm công là những tình huống giờ làm <0 (mục 2.4)
    • Tổng số ngày làm đủ = Ngày làm đủ 8h + Quên điểm danh. Nếu quên chấm công nhưng vẫn cân nhắc là làm đủ 1 ngày,
    • hoặc Tổng số ngày làm đủ = Ngày làm đủ 8h + (Quên chấm công /2) nếu coi quên chấm công tương đương làm đủ nửa ngày.
    • Ngày nghỉ là kết quả của (Tổng số ngày không điểm danh = 0) trừ (Số ngày nghỉ cuối tuần = chủ nhật). Đối với trường hợp nghỉ thứ bảy và chủ nhật, người ta sẽ trừ thêm số ngày nghỉ của thứ bảy trong tháng đó.
    • Đến muộn dựa trên thời gian bắt đầu công việc và so sánh nó với thời gian chuẩn vào lúc 8 giờ sáng (tùy vào quy định của từng cơ quan)

    => Công thức này có thể được kéo xuống cho các Mã NV kế tiếp.

    Kết quả từ mục 2.5 chính là kết quả cuối cùng và có thể dùng để tính lương cho nhân viên.

    3. Cải thiện bảng xử lý

    Sẽ có một số gợi ý giúp cải thiện hiệu quả bảng xử lý: Đặc biệt áp dụng cho những người quen sử dụng VBA, nếu không biết sử dụng VBA, thì bạn có thể thực hiện thủ công:

    • Sử dụng VBA để lưu trữ thông tin xử lý và kết quả tính toán vào một Sheet riêng. Như vậy, bảng xử lý có thể tiếp tục cho các tháng tiếp theo mà không ảnh hưởng đến kết quả của tháng trước đó.
    • VBA cũng có thể giúp ẩn hoặc hiển thị các khu vực: dữ liệu chấm công theo giờ vào và ra (từ cột D đến BM), dữ liệu để tính toán giờ làm (cột BN đến CR) giúp bảng xử lý gọn gàng hơn. Bạn chỉ cần mở các khu vực cần thiết khi cần sử dụng đến chúng. Điều này giúp mắt bạn dễ nhìn hơn khi kết quả cuối cùng chính là tính giờ công làm việc.

    VBA là công cụ hữu ích, giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả trên Excel, biến các báo cáo thành tự động, và điều khiển các chương trình khác như Word, Power Point, Outlook… biến file Excel của bạn thành phần mềm chuyên nghiệp.

    Để học và nắm vững VBA, bạn có thể tham gia khóa học VBA101 – VBA cơ bản cho người mới. Hệ thống Siêu Marketing hiện đang có những ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký khoá học này. Chi tiết có thể xem tại đây:

    Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop