Hướng dẫn từng bước về cách tùy chỉnh định dạng số trong Excel

Các thao tác với định dạng Custom trong Excel

Định nghĩa của Custom Number Format

Tính năng Custom number format cho phép người dùng tạo nên các dạng định dạng số theo yêu cầu của mình.

Cách thức triển khai Custom number format

Để áp dụng được Custom format, cần xác định nó nằm ở đâu trước tiên. Bắt đầu bằng việc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở ra cửa sổ Format Cells.

Chọn tab Number, bạn sẽ tìm thấy mục Custom trong danh mục Category ở phía bên trái:

Có rất nhiều kiến thức mới mẻ xuất hiện tại đây đúng không nào? Bạn không cần quá lo ngại, vì tất cả chúng chỉ là các cách thức định hình cho việc trình bày dữ liệu của bạn vào Excel. Qua bài viết này, bạn sẽ hiểu được ý nghĩa của từng ký tự và cách tự tạo định dạng số cho riêng bạn.

Vì sao cần dùng đến Custom number format

Trước khi đi vào chi tiết cùng các ví dụ cụ thể, hãy hiểu tại sao chúng ta cần dùng Custom number format:

Ưu điểm nổi bật là bạn có khả năng sửa đổi cách mà dữ liệu được hiển thị mà không thay đổi bản chất của dữ liệu gốc.

Bây giờ, hãy khám phá Custom number format.

Custom number format – điều chỉnh định dạng dữ liệu theo ý muốn

Bố cục của format

Định dạng Custom number format được cấu tạo nhờ một cấu trúc đặc thù, có thể gồm tới 4 phần tách biệt bởi dấu chấm phẩy. Dù nhìn vào nó có vẻ phức tạp, thực tế bạn có thể hiểu nhanh gọn như sau:

  1. Phần cho số dương
  2. Phần cho số âm
  3. Phần khi giá trị là 0
  4. Phần cho dữ liệu dạng văn bản

Không cần thiết phải đầy đủ tất cả

Dù một định dạng số có thể chứa đến 4 phần khác nhau, nhưng chỉ cần ít nhất là một phần. Nếu chỉ có một phần, nó sẽ mặc định được áp dụng cho cả số dương, số âm, giá trị là 0 và văn bản.

Cấu trúc và tác động của nó được minh họa như sau:

Quan sát bảng trên ta có thể nhận thấy như sau:

Nếu chỉ có một phần, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả dữ liệu.

Nếu bạn tạo ra một định dạng với hai phần, phần đầu tiên sẽ áp dụng cho số dương, số 0 và văn bản, phần thứ hai cho số âm.

Chỉ với 3 phần thì phần đầu tiên chỉ áp dụng cho số dương và văn bản.

Khi có đủ 4 phần, mỗi phần sẽ có một định dạng tương ứng với loại dữ liệu cụ thể.

Để bỏ qua một phần nào đó, bạn dùng dấu chấm phẩy và để trống không điền gì, hoặc sử dụng từ khóa General như sau:

Kí tự hiển thị mặc định

Trong Định dạng Custom, các kí tự có thể được hiển thị ngay lập tức, còn một số khác phải qua một số biến đổi. Dưới đây là bảng kí tự hiển thị mặc định:

Kí tự cần được thoát

Có những kí tự mà bạn không thể sử dụng ngay trong Định dạng Custom mà phải “thoát” bằng một kí tự đặc biệt khác. Ví dụ như dấu sao (*), dấu thăng (#), phần trăm (%) sẽ không hiển thị mà không cần phải kèm theo dấu gạch chéo (). Để sử dụng chúng trong Định dạng Custom một cách trực tiếp:

Các ký tự đặc biệt trong định dạng số tùy chỉnh

Trong định dạng số tùy chỉnh, một số ký tự đặc biệt sẽ mang ý nghĩa riêng biệt:

Dưới đây là ý nghĩa cụ thể của từng ký tự:

Ký tự 0 (0) sẽ hiển thị số không ở những vị trí không có chữ số trong giá trị số. Ví dụ, 00000.00000 sẽ biến 19.58 thành 00019.58000.

Dấu hash (#) chỉ hiển thị các chữ số quan trọng, không hiển thị số không không cần thiết. Ví dụ, định dạng #.#

# sẽ làm tròn 19.58 thành 19.6.

Dấu chấm hỏi (?) được dùng để canh chỉnh các số với nhau. Ví dụ đính kèm sau đây minh họa điều này:

Dấu phẩy (.) là ký hiệu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân.

Dấu phẩy (,) phân cách phần nghìn trong các số lớn.

Dấu sao (*) phục vụ việc lấp đầy không gian bằng cách lặp ký tự liền kề đến khi đủ chiều rộng cột.

Gạch dưới (_) thêm khoảng trống bằng chiều rộng của ký tự kế bên nó.

Tự động làm tròn số

Excel tự động làm tròn số theo định dạng được áp dụng, dù giá trị thực tế của số đó vẫn được giữ nguyên.

Định dạng số tùy chỉnh cho văn bản

Để kết hợp chữ và số trong hiển thị, hãy bỏ chữ vào giữa dấu ngoặc kép (“”). Điều này giúp kết hợp văn bản trong định dạng số tùy chỉnh mà không thay đổi loại dữ liệu. Chẳng hạn, General “nghìn” sẽ chuyển giá trị 10 thành 10 nghìn.

Định dạng ngày tháng

Excel hiểu ngày tháng dưới dạng số, vì thế bạn có thể sử dụng định dạng số tùy chỉnh để thay đổi cách hiển thị của chúng. Xem xét một số định dạng sau:

Định dạng dữ liệu thời gian

Thời gian trong Excel cũng được tính bằng số, ví dụ 12 giờ trưa tương ứng với 0.5, 6 giờ tối là 0.75. Dưới đây là một số định dạng bạn có thể sử dụng:

Lưu ý: bạn không được sử dụng ký tự m để chỉ phút nếu đứng một mình vì nó sẽ bị nhầm với tháng (m).

Định dạng cho thời gian trôi qua

Đối với thời gian trôi qua, để hiển thị chúng, ta đặt số trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ, để xác định 3.25 ngày là bao nhiêu giờ, phút, giây, ta tiến hành như sau:

Định dạng màu sắc

Bạn cũng có thể áp dụng màu sắc cho dữ liệu sử dụng định dạng số tùy chỉnh. Khi muốn thêm màu, định dạng có thể dùng là [tên_màu] nếu biết tên màu bằng tiếng Anh, hoặc [ColorX] với X là số từ 1 đến 56.

Ví dụ, cả [red] và [color3] đều trả về màu đỏ.

Thay thế Conditional Formatting bằng định dạng số tùy chỉnh

Bạn có thể dùng tối đa 2 điều kiện trong định dạng số tùy chỉnh bằng cách viết vào trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ: [red][<100] sẽ tô màu đỏ cho những giá trị nhỏ hơn 100. Khi cần nhiều hơn 2 điều kiện, bạn nên chuyển sang sử dụng Conditional Formatting.


Để tìm hiểu thêm về định dạng tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể tham khảo các bài viết dưới đây:

Ứng dụng thực tế của định dạng số tùy chỉnh

Hướng dẫn cách định dạng số trong Excel một cách dễ dàng

Tạo định dạng số tiền sử dụng định dạng số tùy chỉnh

Các kỹ thuật định dạng dữ liệu với định dạng tùy chỉnh

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop