Hướng dẫn thiết lập báo cáo theo các tiêu chí cụ thể trong Excel

Trên Excel, việc tạo báo cáo dựa theo các yêu cầu cụ thể như báo cáo mặt hàng A trong tháng Năm, hay báo cáo nhân viên X thuộc bộ phận Y là một nhu cầu thường gặp. Vậy, phải xử lý những yêu cầu này ra sao? Hãy cùng Siêu Marketing khám phá phương pháp tạo báo cáo chi tiết dựa trên nhiều tiêu chí trong Excel.

Bố cục của báo cáo chi tiết đa điều kiện

Thường thì, báo cáo chi tiết sẽ ghi chép từng sự kiện phát sinh hoặc biến động chi tiết. Báo cáo loại này thường có thành phần như sau:

Phần chứa các điều kiện sẽ được đặt ở phần đầu bảng, bên trên nội dung chi tiết và có thể bao gồm nhiều hơn một điều kiện.

Phần thông tin chi tiết sẽ nằm ở dưới, bảng sẽ bao hàm tên của từng cột và dữ liệu tương ứng với từng hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo báo cáo tổng hợp trên Excel sử dụng công cụ VBA

Tạo lập khu vực điều kiện cho báo cáo chi tiết

Mỗi tiêu chí của báo cáo chi tiết đều liên kết với một loại dữ liệu trong bảng gốc. Có hai loại cơ bản:

  • Loại nhập giá trị trực tiếp: thường được áp dụng cho dữ liệu dạng ngày tháng hoặc số.
  • Loại chọn từ danh sách: thường kết nối với dữ liệu dạng văn bản (Text).

Chính vì vậy, để bảo đảm điều kiện báo cáo chính xác, việc thiết định Data validation cho khu vực chứa tiêu chí là cần thiết.

  • Loại nhập giá trị trực tiếp: Cần thiết lập Data validation để chỉ nhận dữ liệu dạng ngày tháng hoặc số.
  • Loại chọn từ danh sách: Thiết lập Data validation với danh sách đưa ra để chọn lựa đối tượng.

Xem thêm:

Thiết lập chế độ chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trên Excel

Cách sử dụng Data Validation để chọn lựa dữ liệu nhanh từ hộp lựa chọn

Dưới đây là một ví dụ:

Tạo báo cáo chi tiết dựa trên bảng thông tin cho mặt hàng nào đó trong khoảng thời gian từ 01/5 đến 31/5.

Ở yêu cầu trên, chúng ta có thể đặt điều kiện cho báo cáo chi tiết như sau:

  • Điều kiện 1: Từ ngày 01/05/2018
  • Điều kiện 2: Đến ngày 31/05/2018
  • Điều kiện 3: Lựa chọn tên của mặt hàng trong danh sách

Xác định thông tin chi tiết trong báo cáo

Số liệu để đưa vào báo cáo chi tiết là thông tin từ bảng dữ liệu gốc phải phù hợp với các tiêu chí đề ra. Người dùng có thể kiểm tra những thông tin này bằng cách sử dụng tiện ích Auto Filter và thực hiện lọc dữ liệu thủ công cho từng loại thông tin.

Ví dụ: Cách thức lọc thông tin theo cột Ngày

Công cụ Auto Filter được dùng để lọc thông tin dựa trên 2 cột Ngày và Tên sản phẩm cho kết quả

Điểm cần tập trung trong báo cáo đó là dữ liệu sau khi đã qua quá trình lọc. Mặc dù công cụ AutoFilter hỗ trợ việc xem xét kết quả, nhưng đây không phải là bản báo cáo cuối cùng.

Để trích xuất kết quả cho báo cáo, ta có thể thực hiện theo ba phương pháp:

Cách thứ nhất: Sao chép kết quả đã lọc qua Auto Filter

Các bước để thực hiện như sau:

  • Sao chép dữ liệu lọc (kèm tiêu đề) qua Auto Filter
  • Tắt chức năng Auto Filter (chọn Data và nhấn mục Filter một lần nữa)
  • Tại vị trí cần dán kết quả, sử dụng Paste Special > Values để dán giá trị
  • Lựa chọn Paste Special > Formats để dán định dạng
  • Thêm chỉnh sửa cho độ rộng của cột báo cáo, và hoàn tất bản báo cáo

Phương pháp này có phần cực nhọc vì cần qua nhiều bước làm thủ công, đồng thời không cho phép tùy chỉnh nội dung báo cáo, do đó không nên ưu tiên sử dụng. Tuy nhiên, nếu không có giải pháp nào khác thì đây vẫn có thể là một phương án đáng xem xét.

Cách thứ hai: Áp dụng hàm Logic để lọc những giá trị thích hợp

Hàm Logic bao gồm IF, AND, OR giúp ta tìm kiếm giá trị chính xác. Các giá trị không thích hợp sẽ được loại bỏ, để lại ô trống.

Thêm vào đó, phương pháp này cho phép chúng ta biến đổi cấu trúc nội dung báo cáo: báo cáo chỉ tập trung vào một số cột nhất định.

Chẳng hạn:

Ở cột Ngày:

Để tính toán giá trị của cột Ngày, duyệt qua từng hàng tại dòng 2 và nếu tất cả ba điều kiện trong hàm AND đều thỏa mãn, thì lấy dữ liệu từ ô A2. Nếu không, trả lại ô trống.

Cuối cùng, chỉ có bốn giá trị đáp ứng được điều kiện.

Đối với những trường dữ liệu khác, ta chỉ cần xét như sau: nếu ô ngày trong báo cáo trống, thì không lấy thông tin; nếu có giá trị thì trả về thông tin tương ứng với cột áp dụng.

Để tiện việc loại trừ các ô trống xen kẽ, ta tạo ra một cột phụ và sử dụng hàm logic để lọc:

Nếu giá trị cột ngày không có nội dung thì kết quả sẽ là rỗng; ngược lại, nếu có, lấy giá trị bất kỳ, đây có thể là “x”.

Bằng cách này, sử dụng chức năng Auto Filter trên cột phụ lọc này, loại bỏ các ô trống. Kết quả cuối cùng ta nhận được là một báo cáo chi tiết không bao gồm cột phụ.

Phương pháp này giảm thiểu công việc thủ công so với cách đầu tiên. Tuy nhiên, vẫn bắt buộc phải thao tác với cột phụ và thêm một cột mới.

Xem thêm chi tiết: Cách sử dụng hàm IF, kết hợp IF với nhiều điều kiện, IFERROR, IFNA và nhiều hướng dẫn khác

Cách thứ ba: Áp dụng Advanced Filter để xây dựng báo cáo chi tiết

Chiến lược này được trình bày chi tiết trong bài viết:

Hướng dẫn sử dụng Advanced Filter để lập báo cáo chi tiết kiểm kê kho trong Excel

Cách làm này thực sự hữu ích, với khả năng điều khiển chặt chẽ vùng điều kiện so với thực hiện trực tiếp trong công thức, giúp giảm kích thước của tệp tin nhờ ít dùng công thức hơn.

Ngoài ra, việc tích hợp cùng VBA để báo cáo tự động thông qua Advanced Filter cũng khá đơn giản.

Qua nội dung bài viết, chúng ta được trang bị kiến thức xây dựng một báo cáo chi tiết theo nhiều điều kiện và có đến ba cách để hoàn thiện nó.

Đây là những kiến thức bạn có thể học trong khóa Excel từ cơ bản đến chuyên gia tại Siêu Marketing. Với khóa học này, bạn còn học được nhiều thông tin bổ ích liên quan đến sử dụng các hàm và công cụ trong Excel để ứng dụng hiệu quả hơn trong công việc. Chi tiết khóa học này, mời bạn click vào hình dưới đây:

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop