Hướng dẫn tạo bảng danh sách phân loại theo tên trong Excel

Nếu bạn chưa từng biết cách lập một danh sách theo tên như danh sách khoá học, danh sách học sinh và việc quản lý liệu pháp, và bạn đang tìm hiểu về phương pháp này, Siêu Marketing sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây: Cách để tạo danh sách bằng Excel. Ta sẽ khởi đầu từ một sheet Excel trống và mục tiêu là hoàn thiện một danh sách lớp.

Khởi tạo danh sách từ một bảng trắng

Quy trình tạo danh sách theo tên trong Excel

Thiết kế cấu trúc bảng và điền thông tin

Hãy tưởng tượng bạn cần sắp xếp một bộ hồ sơ học sinh của lớp 10A1 mà bạn nhận được thành một bảng tính, chứa những thông tin như sau:

  • Số thứ tự
  • Mã số
  • Họ và tên
  • Giới tính
  • Ngày tháng năm sinh

Chúng ta sẽ lấy thông tin từ bảng dưới đây:

[iframe width=”578″ height=”553″ frameborder=”0″ scrolling=”no” src=”https://onedrive.live.com/embed?resid=B21F9331F704AFCF%21117&authkey=%21ANFGwkOsLRg_XVk&em=2&AllowTyping=True&Item=’Sheet1′!A1%3AD26&wdHideGridlines=True&wdDownloadButton=True&wdInConfigurator=True”]

Sau đó, tiến hành xây dựng khung sườn cho bảng danh sách của chúng ta.

Thiết lập tiêu đề cho các cột

Điền thông tin vào bảng

Điền đầy đủ giới tính và ngày, tháng, năm sinh

Chúng ta sẽ lý giải tại sao chưa thực hiện đánh số thứ tự. Điều này là bởi trước khi số thứ tự được thêm vào, cần phải sắp xếp bảng danh sách trước.

Phân loại thông tin trong bảng tính theo tên

Để có thể phân loại dữ liệu, ta tiến hành các bước sắp xếp sau đây:

Bước 1: Lựa chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng bằng cách click và kéo.

Bước 2: Truy cập vào thẻ Data, nhóm Sort & Filter, và chọn Sort.

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, chọn Sort by để xác định tiêu chí sắp xếp, Sort on để chọn cách thức sắp xếp và Order để chọn trật tự sắp xếp.

Nhưng một vấn đề xuất hiện nếu bạn sắp xếp theo tuỳ chọn Sort by Họ tên, kết quả thu được sẽ như sau:

Nguyên nhân của vấn đề này là do Excel xếp theo thứ tự từ trái qua phải, nên sẽ sắp xếp theo Họ chứ không phải là Tên.

Để giải quyết, một cách đơn giản là sử dụng phương pháp trợ giúp

Đối với mục phụ Tên:

 

Hãy nhấn chuột phải và lựa chọn Insert

 

Sao chép toàn bộ thông tin họ và tên

Bài viết mà các bạn đã đọc, chắc chắn đã giúp bạn hiểu tại sao cần phải sao chép những thông tin này, đúng không?

Bây giờ, chức năng Replace  sẽ được sử dụng ở đây để phân tách tên khỏi họ và chúng.

Và đây là kết quả thu được:

 

Chúng ta sẽ tiếp tục sử dụng tính năng SORT lần nữa đối với cột Tên. Các bạn chắc đã biết làm thế nào rồi chứ?

Lựa chọn ẩn đi cột Tên sau quá trình sắp xếp, sau đó nhập vào Số thứ tự theo yêu cầu.

Thực hiện số hóa thứ tự

Tóm lại, bảng danh sách của chúng ta đã cơ bản hoàn thiện.

 

Giờ đây hãy cùng nhau hoàn tất bảng tính!

Chỉnh sửa, tô điểm và trình bày bảng tính danh sách đầy đủ

Các công cụ này sẽ giúp bạn chỉnh trang bảng tính của mình.

Một dòng tiêu đề ấn tượng sẽ làm cho bảng tính của bạn thêm phần thu hút

Các bước cơ bản để tạo nên một danh sách theo tên hoàn chỉnh đã được trình bày ở trên. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc hằng ngày và khi xử lý đa dạng yêu cầu một cách thuận lợi hơn.

Chúc các bạn học hiệu quả!

 

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop