Hướng dẫn tăng hiệu quả khi làm việc với Excel bằng phím tắt

Những người thường xuyên làm việc với Excel, nhất là các chuyên viên phân tích dữ liệu, cần biết tận dụng phím tắt để nhanh chóng xử lý dữ liệu và biến chúng thành thông tin có giá trị.

Đôi khi việc liên tục sử dụng chuột và bàn phím không phải cách làm việc hiệu quả nhất. Các số liệu chỉ ra rằng, việc sử dụng phím tắt có thể giúp chúng ta tiết kiệm đến 10,79 giờ mỗi ngày và lũy kế lên là 47 giờ một năm.

Điều này thực sự quan trọng với các nhà phân tích, họ cần phải học cách sử dụng các phím tắt Excel mới để tối ưu hóa hiệu suất công việc của mình. Nhưng bài toán đặt ra là làm sao để có thể ghi nhớ được chúng?

Thực tế, có một sự thật là bạn chỉ có thể nhớ phím tắt sau khi bạn đã sử dụng chúng thường xuyên.

Chính vì vậy, chúng tôi đã tập hợp một bảng các phím tắt Excel thông dụng nhất và trình bày chúng nhằm giúp bạn nhớ lâu hơn trong bài viết này.

34 phím tắt trong Excel giúp cải thiện hiệu suất làm việc của bạn

Hãy tưởng tượng việc phải cậy vào chuột để thực hiện các thao tác làm việc trên Excel thật sự không tiện lợi và tốn kém thời gian. Dưới đây là danh sách 34 phím tắt thông dụng nhất trong Excel theo kết quả từ một nghiên cứu.

Bạn đã biết về Phiên bản ABCD của Excel chưa?

Nhiều phím tắt trong Excel được tạo thành từ việc kết hợp phím cùng với các chữ cái trong bảng chữ cái.

Ví dụ như phím tổ hợp Control + A sẽ giúp bạn lựa chọn toàn bộ dữ liệu trên tờ bảng làm việc, hay Control + C sẽ tiến hành sao chép ô được chọn.

Dưới đây là một danh sách phím tắt được tổ chức theo thứ tự của kết hợp phím Control và các chữ cái.

Chú ý rằng: Với một số chữ cái không gắn với phím tắt sẵn có nào, chúng sẽ được gắn dấu n/a (không áp dụng).

Các phím tắt trong Excel kết hợp với số

Phần này cung cấp cho bạn một danh sách những phím tắt dùng kết hợp Control cùng với số. Đáng chú ý, nếu bạn sử dụng bàn phím máy tính để bàn, hãy sử dụng phím số nằm dưới các phím chức năng (F-keys).

Cách tự thiết lập phím tắt của bạn

Dù rất nhiều phím tắt có sẵn hỗ trợ công việc, đôi khi bạn vẫn muốn tạo phím tắt của riêng mình để đáp ứng nhu cầu cá nhân.

Chẳng hạn, chúng ta thường sử dụng tổ hợp phím “Alt+E+S+V” để chỉ dán giá trị (paste values), nhưng cách làm này có thể không hiệu quả. Bạn có thể tự tạo phím tắt cho mình như sau:

Bước 1: Truy cập File ở góc trên cùng bên trái (hoặc “office button” nếu là Excel 2007) →Options → Quick access toolbar

Bước 2: Chọn mục “All commands” ở phần mũi tên đầu tiên hướng xuống

Bước 3: Tìm kiếm mục “Paste values”, chọn thêm vào (Add) và nhấn OK

Bước 4: Hiển thị tất cả các phím tắt trên thanh công cụ bằng cách nhấn phím Alt. Bạn sẽ thấy số 4 mới được thêm vào đó, đại diện cho phím tắt “Paste values”.

Bước 5: Bây giờ bạn đã có thể sử dụng tổ hợp phím “Alt+4” để dán giá trị vào ô.

Giống như “Paste values”, bạn có khả năng tự tạo ra bất kỳ phím tắt nào mà bạn mong muốn.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop