Hướng dẫn sử dụng hàm Subtotal để thực hiện việc tính toán tổng số thay vì dùng hàm sum

Dưới đây là một ví dụ:

Bình thường, tại hàng Tổng cộng, chúng ta thường dùng hàm SUM để tính tổng cho các cột C, D, E, F.

Nhược điểm của hàm SUM

Đối với việc dùng hàm SUM, kết quả sẽ như sau:

Nếu không có bất kì thao tác nào khác được thực hiện, kết quả từ hàm SUM sẽ là chính xác.

Tuy nhiên, hãy tưởng tượng nếu bảng dữ liệu này lớn hơn và chúng ta muốn lọc dữ liệu, giả sử chỉ lấy ra những nhân viên thuộc bộ phận Kinh doanh. Lúc này, bảng tính sẽ cho kết quả như sau:

Bạn sẽ nhận thấy rằng kết quả ở hàng Tổng cộng không thay đổi dù đã lọc bỏ phần thông tin của bộ phận kế toán.

Vậy làm cách nào để khi lọc dữ liệu, chỉ tổng hợp những giá trị hiển thị còn lại mà loại trừ những giá trị đã bị lọc bỏ? Ta sẽ không tiếp tục sử dụng hàm SUM nữa mà chuyển qua dùng hàm SUBTOTAL trong excel.

Thay thế hàm SUM bằng hàm SUBTOTAL

Cú pháp của hàm Subtotal là:

SUBTOTAL(function_num,ref1,…)

trong đó:

  • function_num đại diện cho loại phép toán mà hàm sẽ thực hiện. Hàm này bao gồm nhiều phép tính khác nhau, và để tính tổng, chúng ta sẽ chọn số 9 hoặc 109.
  • ref1…: định nghĩa vùng tham chiếu đến các ô cần được cộng dồn.

Khi sử dụng Subtotal, kết quả sẽ ra sao:

Dù ô từ C2 tới C6 đã được hàm tham chiếu nhưng kết quả chỉ tính tổng cho C2, C3, C4, và loại trừ các ô C5, C6 vì chúng đã bị ẩn đi. Điều này là sự khác biệt quan trọng giữa Sum và Subtotal.

Đánh giá về hàm subtotal trong Excel

Với hàm SUM, những lợi ích chính là sự thuận tiện và tốc độ. Hàm có cách viết ngắn gọn hơn, ít tham số và được hỗ trợ bởi tính năng AutoSum của Excel, rất hữu ích.

Ngược lại, hàm SUBTOTAL có ưu điểm chính là hiệu suất cao. Công việc của chúng ta không chỉ là đạt được kết quả mà còn cần tính đến khả năng thích ứng với các trường hợp khác nhau. Khi sử dụng các tính năng ẩn hoặc lọc thông tin trong Excel, hàm Subtotal trở nên cần thiết để đảm bảo kết quả chính xác.

Mặc dù có phần viết tên hàm dài và đòi hỏi nhiều lựa chọn phép tính hơn, nhưng khi đã quen với việc dùng nó, bạn sẽ thấy rất tiện lợi và chủ yếu sử dụng hàm này.

Để hiểu rõ hơn về hàm Subtotal, xem thêm một số bài viết liên quan:

Tự động đánh số thứ tự trong Excel sử dụng hàm SUBTOTAL

Ví dụ cụ thể về hàm Sum trong Excel – Hướng dẫn tính tổng chỉ cho những cột, hàng, hoặc ô hiển thị

Ứng dụng của hàm Subtotal, cách dùng Subtotal trong Excel

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop