HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ SLICER TRONG PIVOT TABLE VÀ CHARTS



Trong bài viết này, Siêu Marketing cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng công cụ slicer liên quan đến Pivot Table và các biểu đồ tổng hợp trong Excel phiên bản 2010, 2013, 2016 và 2019. Bạn còn có thể học cách thực hiện các thao tác cao cấp như thiết kế slicer theo phong cách riêng, hoặc kết nối slicer với nhiều Pivot Table khác nhau,…


Pivot Table trong Excel cho phép bạn tóm gọn và phân tích dữ liệu lớn dễ dàng, giúp bạn tạo ra các báo cáo chi tiết. Để tăng thêm tính tương tác và dễ sử dụng cho báo cáo, bạn nên tích hợp các bộ lọc. Slicer sẽ cải thiện cách người dùng xem và tương tác với bảng tổng hợp, giảm thiểu việc bạn cần hỗ trợ họ mỗi lần họ muốn lọc dữ liệu theo nhu cầu riêng.

Excel Slicer là công cụ gì?


Slicer trong Excel được biết đến như là một bộ lọc đồ họa cho cả bảng dữ liệu, Pivot Table và các biểu đồ. Nhờ vẻ ngoài trực quan, slicer được xem là phù hợp cho việc tạo dashboard và báo cáo tóm lược. Mặc dù vậy, slicer cũng có thể áp dụng để lọc dữ liệu thuận tiện và nhanh chóng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau.


Bạn có thể bắt gặp slicer trong Excel từ phiên bản 2010 trở đi và nó cũng có mặt trong các phiên bản Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, cũng như các bản mới hơn nữa.


Dưới đây là hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu trong PivotTable bằng slicer, qua việc lựa chọn các nút trong hộp của nó:

Excel Slicer là công cụ gì?
Excel Slicer là công cụ gì?

Sự khác biệt giữa Excel Slicer và bộ lọc PivotTable


Mặc dù slicers và bộ lọc PivotTable cùng hoạt động với mục đích hiển thị phần dữ liệu cụ thể và ẩn đi phần còn lại, nhưng chúng đều có những ưu và nhược điểm khác biệt:

  • Bộ lọc PivotTable đôi khi không thực sự chính xác.
  • Slicers cung cấp cách lọc dữ liệu trong PivotTable bằng cách chỉ cần nhấn một nút.
  • Nếu bộ lọc sở hữu một bảng tổng hợp cụ thể, thì chúng ta có thể liên kết bộ lọc với nhiều PivotTable và biểu đồ khác nhau.
  • Bộ lọc được gắn kết chặt chẽ với các cột và hàng, trong khi đó slicers cho phép sự linh hoạt hơn rất nhiều. Chẳng hạn, bạn có thể đặt slicer cạnh trục của chart hoặc ngay trong khu vực biểu đồ, và từ đó chỉ việc tiến hành cập nhật dữ liệu trên biểu đồ bằng một cú click.
  • Màn hình cảm ứng có thể không hoạt động mượt mà với bộ lọc PivotTable. Ngược lại, slicers lại rất phù hợp với nhiều thiết bị cảm ứng, ngoại trừ Excel dành cho di động (Android và iOS), nơi không hỗ trợ tính năng này.
  • Bộ lọc PivotTable có thể được tự động hóa một cách dễ dàng thông qua VBA. Còn việc tự động hóa slicers có thể yêu cầu bạn bỏ ra chút công sức và kỹ năng hơn.

Cách chèn bộ lọc Slicers vào Excel


Một số bước cơ bản để thêm Slicers vào bảng Excel, PivotTable hay PivotChart:

Thêm Slicer cho PivotTable trong Excel như thế nào?


Việc tạo một Slicers trong Excel chỉ tốn vài giây của bạn. Làm theo các bước sau đây:

  1. Chọn một ô nằm trong PivotTable mà bạn muốn.
  2. Với Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, hãy đi đến tab Analyze.
  3. Nhóm lọc và nhấp vào Insert Slicer. Đối với Excel 2010, truy cập vào tab Option và chọn Insert Slicer.
  4. Một cửa sổ Insert Slicer xuất hiện, cho bạn xem các hộp kiểm của từng trường trong PivotTable. Chọn một hoặc nhiều trường mà bạn muốn Slicers hoạt động và nhấn OK.

Ví dụ: Bạn có thể thêm hai Slicers để lọc bảng PivotTable

Với Product và Reseller:

Cách thực hiện thêm slicer vào bảng pivot trong Excel.
Phương pháp thực hiện việc thêm Slicer vào PivotTable trong Excel

Sau đấy, hai Slicer cho PivotTable sẽ được tạo ngay:

Các slicer cho bảng pivot trong Excel
Ví dụ minh họa về việc thêm Slicer vào PivotTable trong Excel

Hướng dẫn tạo Slicers cho bảng trong Excel

Bạn cũng có khả năng chèn Slicers cho bảng thông thường trên các phiên bản Excel mới nhất. Cách làm như sau:

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Excel của bạn.
  2. Truy cập tab Insert, tìm tới nhóm Filter, sau đó nhấp vào Slicer.
  3. Xuất hiện hộp thoại Insert Slicers, bạn cần đánh dấu vào những ô kiểm liên quan đến các cột mà bạn muốn lọc thông tin.
  4. Bấm vào nút OK.

Lúc này, Slicer sẽ được tạo và bạn có thể bắt đầu lọc dữ liệu trong bảng:

Slicer cho bảng Excel
Quy trình để thêm Slicer cho PivotChart

Các bước thực hiện khi chèn Slicer vào PivotChart

Bạn có thể lọc thông tin trên PivotChart sử dụng Slicer bằng cách áp dụng những hướng dẫn giống như đã mô tả ở trên cho PivotTable, điều này cũng sẽ tự động điều chỉnh cả PivotChart.

Slicer cho biểu đồ pivot trong Excel
Hướng dẫn cụ thể cách chèn Slicer trong PivotChart

Để Slicer kết hợp một cách chặt chẽ hơn với PivotChart của bạn như trong hình minh họa trên, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

  1. Lựa chọn bất kỳ PivotChart nào.
  2. Trên Tab Analyze, trong phần Filter Group, bạn hãy nhấn vào Insert Slicer.
  3. Chọn những hộp kiểm dành cho các Slicer mà bạn muốn tạo, sau đó nhấn OK.

Việc này sẽ đưa bộ Slicer quen thuộc vào trong bảng làm việc của bạn:

Chèn Slicer cho biểu đồ pivot table trong Excel
Hình ảnh minh họa: Cách chèn Slicer vào PivotChart

Khi Slicer đã được tạo, bạn có thể ngay lập tức sử dụng chúng để lọc thông tin cho PivotChart của mình. Ngoài ra, bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng cách ẩn đi những nút bộ lọc trên biểu đồ – chúng không cần thiết nữa vì bộ cắt đã được dùng để lọc thông tin thay thế.

Theo ý muốn, bạn có thể di chuyển Slicer vào khu vực của biểu đồ bằng cách mở rộng kích thước khu vực biểu đồ ra (chỉ cần kéo các cạnh), sau đó kéo hộp Slicer tới khu vực trống đã tạo ra:

Positioning a slicer inside the pivot chart area
Hình 2: Cách để chèn Slicer cho PivotChart

Gợi ý: Trong trường hợp Slicer không hiển thị trên biểu đồ, hãy nhấn chuột phải lên Slicer và chọn tuỳ chọn Bring to Front.

Phương pháp sử dụng Slicer trong Excel

Slicer được cấu hình như những nút lọc đơn giản và rất dễ dàng khi sử dụng, mang lại sự thuận tiện và dễ hiểu. Phần tiếp theo sẽ chỉ dẫn cách thức khởi động với công cụ này.

Slicer dùng để lọc dữ liệu trong PivotTable

Sau khi Slicer cho PivotTable được thiết lập, bạn chỉ cần nhấn vào các nút trong Slicer để lọc dữ liệu. PivotTable sẽ được cập nhật tức thì phản ánh dữ liệu theo các tiêu chí đã chọn.

Để loại bỏ một phần tử không mong muốn khỏi bộ lọc, chỉ cần bấm vào nút tương ứng trong Slicer để hủy việc chọn nó.

Using a pivot table slicer in Excel
Slicer làm bộ lọc PivotTable

Slicer cũng cho phép bạn lựa chọn lọc các dữ liệu mà không được hiện thị trực tiếp trên PivotTable. Chẳng hạn, bạn có thể thêm Slicer Sản phẩm, sau đó ẩn trường Sản phẩm đi, nhưng Slicer này vẫn có thể lọc thông tin trên PivotTable dựa trên sản phẩm đó:

Using a slicer to filter data that are not shown in the pivot table
Product và Slicer

Trong trường hợp có nhiều Slicer được liên kết với một PivotTable, việc nhấn chọn một item trong Slicer này có thể khiến item tương ứng trong Slicer khác chuyển sang màu xám, điều này báo hiệu không có dữ liệu được hiển thị.

Ví dụ, nếu chúng ta chọn “John” trong Slicer Người bán, mục “Cherries” trong Slicer Sản phẩm sẽ chuyển sang màu xám, cho thấy John không bán bất kỳ “Cherries” nào:

Multiple slicers connected to the same pivot table
Slicer làm bộ lọc PivotTable

Hướng dẫn chọn nhiều mục lựa chọn trong Slicer

Có ba phương pháp để lựa chọn hàng loạt mục trong Slicer của Excel:

  • Vì Slicer chỉ cần nhấn chuột vào các nút trong khi giữ phím Ctrl giữ lại.
  • Chọn nút Multi-Select được hiển thị như trong hình dưới, sau đó nhấp vào từng mục bạn muốn lựa chọn.
  • Bấm vào khu vực bên trong Slicer và sử dụng tổ hợp phím Alt + S để kích hoạt chế độ Multi-Select. Lựa chọn các phần tử cần thiết rồi ấn Alt + S lần nữa để thoát chế độ này.
Selecting multiple items in a slicer
Cách chọn nhiều mục trong Slicer

Mẹo di chuyển Slicer trong Excel

Bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí của Slicer bằng cách di chuyển con trỏ chuột lên trên Slicer cho đến khi nó chuyển thành biểu tượng mũi tên bốn hướng và kéo nó tới nơi bạn mong muốn.

Moving a slicer in Excel
Di chuyển Slicer trong Excel

Điều chỉnh Slicer về kích cỡ

Bạn có thể thay đổi kích thước cạnh hộp Slicer trong Excel giống như làm với các đối tượng khác.

Hoặc có thể chọn Slicer, điều hướng đến Tab Slicer Tools Option rồi nhập kích thước chiều rộng và chiều cao theo ý của bạn:

Resizing a slicer in Excel
Thay đổi kích thước Slicer

Khóa vị trí Slicer trong bảng tính

Để Slicer được khóa cố định trong bảng tính, bạn có thể thực hiện các bước sau:

  1. Click chuột phải lên Slicer và chọn Size và Properties.
  2. Trong bảng Format Slicer, tìm đến mục Properties, đánh dấu vào lựa chọn Don’t Move hay Size with cell.

Việc này đảm bảo Slicer không bị di chuyển khi có sự thay đổi về hàng, cột, thêm bớt trường trong bảng tổng hợp hay các chỉnh sửa khác trên bảng tính.

Lock the slicer position in a worksheet.
Cố định vị trí Slicer trong một trang tính

Gỡ bỏ lọc của Slicer

Cài đặt Slicer hiện tại có thể được xóa bỏ theo các cách sau:

  • Ấn vào khu vực nào đó trong Slicer và nhấn tổ hợp phím Alt + C.
  • Click vào nút Clear Filter ở góc trên bên phải của Slicer.

Thực hiện như vậy sẽ loại bỏ bộ lọc và chọn lại tất cả các mục trên Slicer:

Clearing the slicer filter
Xóa bộ lọc Slicer

Hủy kết nối Slicer từ PivotTable

Để tách Slicer ra khỏi một PivotTable cụ thể, bạn cần làm theo các bước sau:

  1. Click vào bất cứ vùng nào của PivotTable mà bạn muốn hủy liên kết.
  2. Trong Excel 2019, 2016 và 2013, đi đến Analyze Tab > Filter Group và click vào Filter Connections. Trong Excel 2010, đi đến Options Tab và chọn Insert Slicer > Slicer Connections.
  3. Ở hộp thoại Filter Connections, hãy bỏ chọn Slicer mà bạn không muốn kết nối nữa:

Điều quan trọng cần nhớ là thao tác này không xóa Slicer khỏi trang tính mà chỉ hủy bỏ liên kết với PivotTable. Bạn có thể mở lại hộp thoại Filter Connections để phục hồi liên kết nếu muốn. Cách làm này sẽ hữu dụng khi cùng một Slicer được liên kết với nhiều PivotTable.

Disconnecting a slicer from a pivot table in Excel
Ngắt liên kết Slicer khỏi PivotTable

Cách gỡ bỏ Slicer khỏi Excel

Để loại bỏ hoàn toàn Slicer khỏi PivotTable, bạn có thể áp dụng một trong những biện pháp sau:

  • Chọn Slicer và nhấn nút Delete.
    • Chuột phải vào Slicer và chọn lựa chọn “Xóa <Tên Slicer>.”

    Hướng dẫn chỉnh sửa Slicer trong Excel

    Slicer trong Excel rất linh hoạt để chỉnh sửa, bao gồm thay đổi thiết kế, màu sắc và tùy chọn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách bạn có thể tinh chỉnh Slicer mặc định do Microsoft Excel cung cấp.

    Biến đổi phong cách của Slicer

    Để chỉnh sửa màu sắc mặc định xanh lam của Slicer trong Excel, bạn có thể làm như sau:

    1. Chọn vào Slicer để mở Tools Tab trên thanh công cụ.
    2. Trong Slicer Options trên tab, nhóm Slicer Style, chọn một kiểu mẫu phù hợp từ hình ảnh nhỏ đã được cung cấp. Hoàn tất!

    Lời khuyên: Để xem tất cả các phong cách Slicer, nhấp vào nút More.

    Thay đổi phong cách của Slicer trong Excel
    Biến đổi phong cách của Slicer

    Tạo phong cách Slicer cá nhân

    Bạn không hài lòng với các phong cách Slicer có sẵn? Tạo một phong cách riêng với những bước sau:

    1. Trên Tab Slicer Tools Options, tìm đến nhóm Slicer Styles và bấm vào nút More (như đã hình ảnh trên).
    2. Chọn New Slicer Style ở phần cuối của Slicer Styles.
    3. Đặt tên cho phong cách Slicer mới.
    4. Lựa chọn một bộ phận của Slicer, nhấn vào Format và điều chỉnh các tùy chọn cho nó. Tiếp tục với phần sau.
    5. Kết thúc bằng việc nhấn OK, phong cách mới của bạn sẽ xuất hiện trong bộ sưu tập Slicer Styles.
    Tạo ra phong cách Slicer độc đáo trong Excel
    Tạo phong cách Slicer cá nhân

    Đôi khi, bạn có thể cảm thấy khó hiểu một số thành phần của Slicer, nhưng hình dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:

    • “With data” chỉ những mục Slicer được liên kết với dữ liệu trong bảng tổng hợp.
    • Phần “With no Data” bao gồm các mục Slicer không chứa dữ liệu trong PivotTable (ví dụ: dữ liệu đã bị loại bỏ khỏi bảng khi Slicer được tạo).
    Hình minh họa cho việc định dạng các thành phần Slicer khác nhau
    Hướng dẫn tạo phong cách Slicer cá nhân

    Lời khuyên:

    • Nếu muốn thiết kế Slicer độc đáo nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu bằng cách chọn một phong cách có sẵn, nhấn chuột phải và chọn Duplicate. Bạn có thể điều chỉnh các tiểu mục tùy ý và lưu dưới một tên mới.
    • Phong cách tùy chỉnh được lưu trữ trong cửa sổ làm việc hiện tại và không tồn tại trong cửa sổ mới. Để lưu chúng, hãy lưu cửa sổ làm việc với thư mục chứa các phong cách Slicer tùy chỉnh dưới dạng mẫu Excel (tệp *.xltx). Khi bạn mở cửa sổ mới từ mẫu đó, các phong cách Slicer tùy chỉnh sẽ vẫn được giữ lại.

    Xếp nhiều cột trong Slicer của Excel

    Chia nhỏ các mục của Slicer thành nhiều cột nếu bạn có quá nhiều mục:

    1. Chọn Slicer đã được chọn,
      1. Hãy chuyển đến tab Tùy chọn Công cụ Slicer > nhóm Nút.
      2. Trong phần Cột, hãy nhập số lượng cột mà bạn muốn hiển thị trong Slicer.
      3. Nếu muốn, bạn có thể điều chỉnh kích thước chiều cao và chiều rộng của Slicer cũng như các nút để phù hợp hơn.

      Sau những bước này, việc lựa chọn các item trên Slicer sẽ không còn cần phải sử dụng thao tác cuộn.

      Thiết lập nhiều cột trên một slicer
      Excel Slicer với nhiều cột

      Vận dụng cách thức này, bạn có khả năng biến giao diện Slicer trở nên giống như những tab nằm ở phía sau PivotTable:

      Slicer tùy chỉnh trong Excel như tab đằng sau bảng tổng hợp
      Slicer với bài tập đa cột trong Excel

      Để tạo nên hiệu ứng như các “tab”, các điều chỉnh sau đã được áp dụng:

      • Slicer được cấu hình cho 4 cột.
      • Tiêu đề của Slicer đã được loại bỏ (tham khảo hướng dẫn dưới đây).
      • Đã tạo ra một kiểu mẫu Slicer mới: Đường viền của Slicer được thiết lập là không có, màu sắc và đường viền của các mục được chọn có dữ liệu được điều chỉnh cho phù hợp với màu của tiêu đề bảng tổng hợp. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cách tạo kiểu Slicer theo ý muốn.

      Sự thay đổi trong cài đặt Slicer

      Slicer trong Excel mang đến khả năng tùy biến cao. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào Slicer và chọn Cài đặt Slicer. Một giao diện cài đặt Slicer sẽ được hiển thị (hình dưới minh họa các tùy chọn mặc định):

      Điều chỉnh cài đặt slicer
      Cách thay đổi cài đặt Slicer

      Điểm nổi bật trong số các cách tùy chỉnh thú vị có thể hoàn toàn sau:

      • Ẩn đi tiêu đề Slicer bằng cách gỡ bỏ Tulạ chọn Display header.
      • Tùy chọn sắp xếp nội dung trong Slicer theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
      • Dấu đi các mục không chứa dữ liệu bằng cách không chọn vào hộp kiểm tương ứng.
      • Khi các mục không còn tồn tại trong nguồn dữ liệu, bạn có thể lựa chọn ẩn chúng đi bằng cách không đánh dấu vào hộp kiểm liên quan. Khi tùy chọn này không được chọn, Slicer sẽ không hiển thị các mục đã không còn trong nguồn dữ liệu nữa.

      Kết nối Slicer với nhiều PivotTable

      1. Trong Excel, để tạo ra các báo cáo lọc chéo, bạn có thể muốn kết nối cùng một Slicer với nhiều PivotTable. May mắn là Excel của Microsoft cung cấp khả năng này mà không yêu cầu thực hiện cập nhật nào.
      2. Để gắn kết Slicer với nhiều PivotTable, hãy thực hiện các bước dưới đây:
      3. Trong lý tưởng, bạn nên tạo ra ít nhất hai PivotTable trên cùng một sheet.
      4. Đặt những cái tên có ý nghĩa cho từng PivotTable bạn tạo để sau này có thể dễ dàng nhận biết, bằng cách đi tới tab Analyze và nhập tên vào ô PivotTable Name ở góc trên bên trái màn hình.
      5. Khởi tạo một Slicer cho một trong các PivotTable vừa được tạo ra.
      Kích hoạt liên kết giữa Slicer và nhiều bảng Pivot
      Hướng dẫn liên kết Slicer với vài PivotTable
      1. Click chuột phải lên Slicer rồi chọn Report Connections > Slicer group, tiếp đến ấn vào Report Connections.
      2. Xuất hiện cửa sổ Report Connections, chọn lựa các PivotTable mà bạn mong muốn liên kết với Slicer và nhấn OK.

      Giờ đây, chỉ với một nhấp chuột lên nút Slicer, bạn có thể áp dụng bộ lọc cho mọi PivotTable liên kết.

      Slicer kết nối cùng lúc hai bảng Pivot
      Hiển thị PivotTable trên Excel

      Cùng cách thức, bạn cũng có thể liên kết một Slicer với nhiều PivotChart như vậy:

      Một Slicer liên kết đến hàng loạt PivotChart
      Slicer liên kết cùng lúc nhiều PivotChart

      Lưu ý là một Slicer chỉ có thể ghép nối với những PivotTable và PivotChart mà chung một nguồn dữ liệu thôi.

      Bước làm thế nào để mở khóa một bảng tính Excel đã khóa

      Khi bạn muốn chia sẻ bảng tính với người khác và muốn bảo vệ bảng PivotTable khỏi sự can thiệp nhưng vẫn cho phép chọn Slicer, hãy thực hiện như sau:

      1. Chọn nhiều Slicers cùng một lúc bằng việc nhấn giữ Ctrl và chọn lựa.
      2. Nhấn chuột phải lên Slicer được chọn và chọn Size và Properties từ trình đơn.
      3. Trong thanh Format Slicer, dưới mục Properties, bỏ chọn mục Locked và đóng thanh công cụ này lại.
      Thực hiện mở khóa Slicer trong Excel
      Khắc phục bảng tính Excel đã được khóa

      4. Chọn Protect Sheet trong nhóm Protect ở tab Review.

      5. Trong cửa sổ Protect Sheet, đảm bảo lựa chọn Use PivotTable & PivotChart.

      Bảo vệ bảng tính nhưng vẫn cho phép sử dụng bảng Pivot và biểu đồ
      Sự lựa chọn Use PivotTable & PivotChart

      6. Nếu cần thiết, bạn có thể đặt mật khẩu rồi nhấn vào OK.

      Bạn có thể việc chia sẻ bảng tính với những người không quá quen với Excel mà không lo lắng dữ liệu bị thao tác sai – người dùng khác sẽ không thể thay đổi định dạng của PivotTable, nhưng vẫn dùng được các báo cáo có Slicer tương tác.

      Siêu Marketing hi vọng qua hướng dẫn này, bạn có thể hiểu rõ về việc chèn và dùng Slicer trong Excel. Hãy tải xuống bản mẫu làm việc mà chúng tôi cung cấp dưới đây để biết thêm chi tiết. Cảm ơn bạn đã theo dõi, chúng tôi mong bạn sẽ ghé thăm Blog của mình vào tuần tới!

      Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop