Hướng dẫn sử dụng chức năng Lọc Nâng cao trong Excel qua ví dụ thực tiễn

Qua bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách áp dụng chức năng Lọc Nâng cao trong Excel qua các ví dụ điển hình. Advanced Filter là công cụ lọc dữ liệu hiệu quả, cho phép ta lọc dữ liệu theo yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp.

Có lẽ bạn đã quen thuộc với tiện ích lọc Auto Filter trong Excel, nó được trang bị với khả năng lọc đa dạng dữ liệu như lọc chữ, số, ngày tháng, đáp ứng được nhiều nhu cầu trong công việc. Thế nhưng, có những trường hợp Auto Filter không thể giải quyết được, lúc đó Advanced Filter là giải pháp bạn cần tới.

Chức năng Advanced Filter xuất hiện trong các phiên bản Excel như Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và Excel 2003.

Điểm khác biệt giữa Lọc Nâng cao và AutoFilter

So sánh Lọc Nâng cao với AutoFilter, ta thấy một số điểm khác biệt đáng chú ý như sau:

  • Lọc Nâng cao – Advanced Filter yêu cầu ta cài đặt trước các phạm vi dữ liệu và điều kiện.
    AutoFilter lại lọc dựa trên các bộ lọc sẵn có và dễ dàng sử dụng hơn.
  • AutoFilter bị giới hạn với tối đa 2 điều kiện trong hộp thoại Custom AutoFilter.
    Ngược lại, Lọc Nâng cao cho phép lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trên các cột khác nhau, đồng thời có thể copy dữ liệu đáp ứng được điều kiện lọc sang một phạm vi mới.

Xem thêm: Bài hướng dẫn sử dụng tính năng lọc cơ bản trong excel 365

Cách áp dụng Advanced Filter trong Excel

Dù sử dụng Advanced Filter hơi phức tạp hơn (do đặc điểm nâng cao), nhưng khi quen rồi, bạn sẽ nhận ra tính năng thú vị của nó. Cùng xem qua cách thực hiện ở phần tiếp theo của bài viết.

Chuẩn bị dữ liệu cần lọc

Để lọc chính xác, bạn cần quan tâm đến 2 vấn đề sau:

  • Tiêu đề của mỗi cột trong bảng dữ liệu cần là duy nhất, không trùng lặp.
  • Bảng dữ liệu bạn muốn lọc không được có dòng nào trống
Hướng dẫn Lọc Nâng cao

Cài đặt phạm vi điều kiện lọc

Khi cài đặt phạm vi điều kiện lọc, hãy nhớ một số điểm sau:

  • Tiêu đề của phạm vi điều kiện và bảng dữ liệu cần giống hệt nhau.
  • Nếu đặt 2 điều kiện cùng một dòng, nghĩa là chỉ lọc ra những dòng thoả mãn cả 2 điều kiện.
  • Khi đặt 2 điều kiện trên 2 dòng riêng biệt, kết quả sẽ cho ra những dòng thoả mãn ít nhất một điều kiện.

Ví dụ nếu bạn muốn lọc dữ liệu cho những dòng ở Miền Bắc có Sub-total từ 900 trở lên, cần thiết lập phạm vi điều kiện cho Advanced Filter như sau:

Thiết lập vùng điều kiện Advanced Filter
Thiết lập vùng điều kiện Advanced Filter

Lưu ý: để chắc chắn rằng tiêu đề vùng điều kiện và tiêu đề cột trong vùng dữ liệu khớp với nhau, hãy sao chép tiêu đề cột từ vùng dữ liệu và dán nó vào tiêu đề vùng điều kiện.

Cách thức sử dụng Advanced Filter

Khi vùng điều kiện đã sẵn sàng, bạn có thể tiến hành sử dụng Advanced Filter theo các bước sau:

  • Lựa chọn một ô trong khu vực dữ liệu
  • Vào thẻ Data rồi chọn nhóm lệnh Sort & Filter và nhấn vào Advanced trong các phiên bản Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010
Thiết lập advanced filter
Thiết lập advanced filter

Cấu hình Advanced Filter

Sau đây là các tùy chọn cấu hình cho Advanced Filter trong cửa sổ:

Thiết lập advanced filter trong Excel
Thiết lập advanced filter trong Excel
  • Action: Chọn giữa việc lọc trực tiếp trên danh sách – Filter the list, in-place, hoặc lọc và sao chép kết quả ra một vị trí khác trong bảng – Copy to another location. Nếu chọn lọc trực tiếp, các dòng không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn.
  • List range: Khu vực dữ liệu mà bạn muốn lọc, bao gồm cả tiêu đề. Excel sẽ tự định nghĩa List Range khi bạn mở cửa sổ Advanced Filter nếu đang ở trong khu vực dữ liệu. Nếu cần chỉnh sửa, hãy bấm nút chọn dữ liệu và sửa lại vùng dữ liệu.
  • Criteria range: Đặt vùng điều kiện mà chúng ta đã thiết lập ở trên.
  • Copy to: Nếu bạn chọn Copy to another location trong phần Action, bạn có thể kích hoạt và chọn vùng muốn sao chép kết quả lọc tới. Nếu chọn lọc trực tiếp, tùy chọn này không hoạt động.
  • Unique records only: Chọn tùy chọn này nếu bạn chỉ muốn Advanced Filter hiển thị các kết quả duy nhất.

Nhấn OK trong hộp thoại cửa sổ thiết lập để nhận kết quả lọc từ Advanced Filter.

Kết quả của advanced filter
Kết quả của advanced filter

Bạn cũng có khả năng đạt được những kết quả tương tự thông qua chức năng AutoFilter. Tuy vậy, bạn đã hiểu thêm về cách hoạt động của Advanced Filter.

Để hiểu rõ hơn về Filter, chúng ta sẽ bước vào phần giới thiệu tiếp theo với những ví dụ đơn giản.

Cách thức hoạt động của bộ lọc nâng cao – điều kiện lọc

Bộ lọc nâng cao hiện lên độ tiện ích khi người dùng thiết lập được các điều kiện lọc cần thiết, qua đó chúng trở nên cực kỳ hữu ích trong đa dạng trường hợp sử dụng.

Lọc theo số và ngày tháng với Advanced Filter

Dưới đây là bảng liệt kê và giải thích các toán tử so sánh:

Các toán tử so sánh
Các toán tử so sánh

Xét ví dụ cụ thể, chúng ta cần sàng lọc dữ liệu theo các yêu cầu dưới đây:

  • Khu vực: Miền Bắc
  • Thời gian đặt hàng: từ ngày 01/07/2020 đến ngày 30/07/2020
  • Tổng giá trị: vượt quá 800

Hình minh họa dưới đây cho thấy cách đặt các điều kiện lọc. Như đã đề cập trước đây, các điều kiện cùng hàng là để áp dụng điều kiện VÀ. Dữ liệu ngày tháng được biểu diễn qua hai cột Ngày đặt như trong hình.

Ví dụ về advanced filter trong Excel
Ví dụ về advanced filter trong Excel

Lưu ý: Khi thực hiện lọc dữ liệu ngày tháng với Advanced Filter, quan trọng là phải kiểm tra xem:

  • Dữ liệu ngày tháng trong bảng đã đúng định dạng chưa
  • Cách bạn nhập ngày tháng trong Excel có chính xác không

Kiểm tra bài viết về cài đặt ngày tháng trong Excel để hiểu thêm về cách khắc phục khi có lỗi xảy ra.

Advanced Filter dùng trong lọc chuỗi văn bản

Chức năng Advanced Filter không chỉ giới hạn ở việc lọc số liệu và ngày tháng, mà nó còn có thể ứng dụng để lọc thông tin dạng chuỗi.

Advanced Filter lọc dữ liệu dạng text
Advanced Filter lọc dữ liệu dạng text

Ví dụ 1: Lọc dữ liệu chuỗi chính xác

Giả sử muốn lọc những hàng mà cột Sản Phẩm có giá trị chính xác là “Chuối”, bạn cần nhập vào điều kiện =”=Chuối” tại ô A2, ô này sẽ hiển thị =Chuối.

Advanced Filter lọc chuỗi chính xác
Advanced Filter lọc chuỗi chính xác

Ví dụ 2: Lọc chuỗi văn bản từ một ký tự đầu tiên cụ thể

Để lọc các hàng dữ liệu với cột Sản Phẩm có giá trị bắt đầu bằng chữ C, ta sẽ sử dụng tiêu chí lọc phù hợp.

Lọc dữ liệu bắt đầu bởi
Bắt đầu việc lọc dữ liệu

Cách thức áp dụng công thức trong phần điều kiện của Bộ lọc Nâng cao

Điểm nổi bật nhất và cũng là tính năng ưa thích của mình trong việc sử dụng Bộ lọc Nâng cao chính là việc có thể dùng công thức ngay tại phần điều kiện, điều này không thể thực hiện được với Bộ lọc Tự động. Một số lưu ý quan trọng để sử dụng tính năng này hiệu quả:

  • Công thức đặt tại phần điều kiện cần cho ra kết quả là TRUE hoặc FALSE
  • Khu vực điều kiện cần có ít nhất một ô tiêu đề và một ô chứa công thức
  • Ô tiêu đề trong khu vực điều kiện phải khác biệt so với tiêu đề của các cột dữ liệu chính
  • Sử dụng tham chiếu tương đối nếu công thức được dùng cho mỗi hàng dữ liệu và tham chiếu đến hàng đầu tiên trong khu vực dữ liệu
  • Luôn dùng tham chiếu tuyệt đối khi áp dụng công thức cho khu vực dữ liệu và nên đặt tên cho khu vực đó (tức dùng Named Range)

Ví dụ bên dưới, yêu cầu lọc những hàng có doanh thu tháng 7 cao hơn tháng 8. Ta thiết lập công thức =C7>D7 trong khu vực điều kiện như hình, trong đó dòng 7 là hàng đầu tiên của bảng dữ liệu.

Áp dụng công thức trong phần điều kiện
Áp dụng công thức trong phần điều kiện

Bộ lọc Nâng cao kết hợp điều kiện VÀ

Qua hình minh hoạ sau đây, có thể thấy việc xây dựng khu vực điều kiện VÀ với các tiêu chí được đặt trên một dòng.

Bộ lọc Nâng cao với điều kiện VÀ
Bộ lọc Nâng cao với điều kiện VÀ

Bộ lọc Nâng cao áp dụng với điều kiện HOẶC

Bức tranh dưới đây chỉ cách xây dựng phần điều kiện HOẶC bằng cách ghi rõ các điều kiện trên các dòng khác nhau.

Bộ lọc Nâng cao dùng điều kiện HOẶC
Bộ lọc Nâng cao dùng điều kiện HOẶC

Tận dụng Bộ lọc Nâng cao để xếp lại các cột dữ liệu

Một cách khác mà Bộ lọc Nâng cao rất hữu ích mà mình thường xuyên dùng là để thay đổi nhanh chóng vị trí của các cột trong bảng dữ liệu. Các bạn có thể xem hướng dẫn cách làm này qua video sau của ĐT Nguyễn

[wpcc-iframe src=”https://www.youtube.com/embed/HOholNrluzA” width=”560″ height=”314″ allowfullscreen=”allowfullscreen”]

Bộ lọc Nâng cao là một công cụ mới mẻ nhưng lại mang lại nhiều ứng dụng xuất sắc. Siêu Marketing kỳ vọng các bạn sẽ sớm nắm vững và thành thạo phương pháp sử dụng Bộ lọc Nâng cao

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop