Hướng dẫn sắp xếp thông tin trong Excel theo đa điều kiện

Khi bạn cần giải quyết việc quản lý và theo dõi dữ liệu trong Excel gồm nhiều nhóm thông tin khác nhau, sử dụng chức năng sắp xếp là một giải pháp hiệu quả. Nếu dữ liệu cần được sắp xếp dựa trên nhiều tiêu chí, bạn sẽ xử lý ra sao? Siêu Marketing sẽ trình bày cách thức để bạn có thể sắp xếp thông tin theo nhiều điều kiện một cách dễ dàng qua bài học này.

Việc cần làm

Dưới đây là bảng dữ liệu mà chúng ta sẽ sử dụng:

1 - sort trong excel
1 – sort trong excel

Nhu cầu: Dữ liệu cần được sắp xếp theo nhóm nhà cung cấp, theo tên mặt hàng và màu sắc của mỗi loại hàng hóa.

(Mỗi nhóm nhà cung cấp sẽ được sắp xếp riêng biệt, trong mỗi nhóm này thì các loại hàng hóa sẽ được xếp theo thứ tự và cuối cùng là màu sắc sẽ được sắp xếp trong mỗi loại hàng)

Quy trình thực hiện sắp xếp trong excel:

Bước 1: Kích hoạt tính năng Sort trong Excel

Hãy chọn lựa toàn bộ dữ liệu cần sắp xếp trên bảng, sau đó vào tab Data và chọn tính năng sắp xếp Sort

2 - sort trong excel
2 – sort trong excel

Bước 2: Khám phá bảng Sort trong excel

3 - sort trong excel
3 – sort trong excel

Mục 1: Thêm cấp độ sắp xếp mới. Có thể thiết lập nhiều đối tượng sắp xếp được chia thành các cấp độ khác nhau. Đối tượng nằm ở cấp độ cao hơn sẽ được ưu tiên xếp trước.

Mục 2: Có thể loại bỏ một cấp độ sắp xếp bằng cách chọn và xóa.

Mục 3: Nơi này sẽ hiển thị các đối tượng cần sắp xếp, được tổ chức theo thứ tự từ trên xuống dưới.
“Column” chỉ cột mà bạn muốn sắp xếp dựa trên tiêu đề của cột đó (đối với bảng có chứa tiêu đề).

“Sort On” là tiêu chí mà bạn dựa vào để sắp xếp: có thể là giá trị, màu sắc, font chữ.

“Order” quy định quy tắc sắp xếp: có thể là tăng dần hay giảm dần. (Lưu ý là cần thống nhất quy tắc sắp xếp giữa các cột).

Mục 4: “My data has headers” có nghĩa là dữ liệu đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu có tiêu đề, bạn nên chọn tiêu đề này và đánh dấu tùy chọn.

Nếu phần bạn chọn để sắp xếp không bao gồm tiêu đề, thì nên bỏ chọn tùy chọn này.

Bước 3: Triển khai phương thức sắp xếp trong tình huống cụ thể này

4 - sort trong excel
4 – sort trong excel

Thêm cấp độ (Add Level): ở đây chúng ta sẽ thêm 2 cấp độ cho ‘Tên hàng’ và ‘Màu’.

Sắp xếp theo thứ tự: Dựa theo các yêu cầu đã đề ra để quyết định thứ tự, ở tình huống này là ‘Nhà cung cấp’ > ‘Tên hàng’ > ‘Màu’.

Chúng ta sẽ tiến hành sắp xếp căn cứ vào các giá trị có trong các cột, được xếp theo thứ tự đã nêu.

Ta sẽ sắp xếp lại theo bảng chữ cái từ A đến Z, và đây là kết quả thu được:

5 - sort trong excel
5 – sort trong excel

Dữ liệu sau khi được sắp xếp trở nên ngăn nắp và dễ quan sát phải không?

Để sử dụng Excel hiệu quả trong công việc, chúng ta cần am hiểu không chỉ các hàm cơ bản mà còn cả những công cụ khác của Excel. Các hàm nâng cao giúp chúng ta hiệu quả hơn trong công việc bao gồm SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Bên cạnh đó, các công cụ thường được sử dụng gồm Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Bạn hoàn toàn có thể học hỏi tất cả những kiến thức này qua khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao dành cho người đi làm.

Siêu Marketing kính chúc các bạn học tập thật tốt!

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop