HƯỚNG DẪN HÀM VLOOKUP: CHI TIẾT TỪNG BƯỚC – Học Excel Online

Hàm VLOOKUP là một công cụ được ưa chuộng trong Microsoft Excel. Siêu Marketing mang lại hướng dẫn đầy đủ cho người sử dụng Excel ở mọi trình độ với cách thức áp dụng và học cách viết công thức hàm VLOOKUP qua 4 Ví dụ hàm Vlookup sau đây.

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-1
Hình 1. Ví dụ hàm VLOOKUP: VLOOKUP khi sử dụng 2 bảng dữ liệu

Công thức của hàm VLOOKUP

Công thức sử dụng của Hàm Vlookup được diễn giải như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Các biến số trong hàm VLOOKUP gồm:

  • lookup_value – đây là giá trị cần tìm kiếm trong table_array
  • table_array – khoảng ô chứa dữ liệu cần lấy trong bảng nguồn
  • col_index_num – số thứ tự của cột trong table_array chứa thông tin cần xuất, liên quan đến lookup_value
  • [range_lookup] – lựa chọn có thể tùy chỉnh; nhận giá trị TRUE hoặc FALSE
  • nếu giá trị là TRUE hoặc không nhập gì hàm VLOOKUP sẽ cho kết quả khớp gần đúng hoặc chính xác
  • nếu giá trị là FALSE, hàm VLOOKUP chỉ trả về kết quả khớp chính xác

Để sử dụng hàm VLOOKUP, ta cần nhớ những thông số quan trọng sau:

WHAT, WHERE, Column Number, Closest Match

  • lookup_value – là biến số WHAT, nghĩa là thứ bạn đang tìm
  • table_array – là tham số WHERE, tức nơi bạn muốn tìm kiếm, nơi mà lookup_value nằm ở cột đầu tiên bên trái
  • col_index_num – Column Number, số thứ tự của cột có chứa dữ liệu bạn muốn lấy, tính từ cột đầu bên trái của table_array
  • [range_lookup] – Closest Match, nếu chọn TRUE, bạn sẽ nhận kết quả khớp chính xác hoặc gần đúng khi sử dụng VLOOKUP, còn nếu chọn FALSE thì chỉ có kết quả khớp chính xác.
    Các hàm trong Excel đã được Siêu Marketing cập nhật toàn diện về cú pháp cũng như các tình huống ứng dụng.

Bài toán sử dụng hàm VLOOKUP

Xét một số tình huống cụ thể khi áp dụng hàm VLOOKUP trong thực tế như:

  • Việc tra cứu nhanh chóng ngày sinh của nhân viên
  • Việc tính toán điểm số
  • Việc kết hợp hai bảng lại với nhau sử dụng một hàm VLOOKUP giữa hai bảng

Việc tra cứu ngày sinh của nhân viên

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-2
Hình 2. Hàm VLOOKUP: Tra cứu ngày sinh nhân viên

Nếu có danh sách đầy đủ tên nhân viên cùng ngày sinh, bạn có thể dễ dàng tra cứu ngày sinh từ ID của họ bằng hàm VLOOKUP.

Bước 1. Ta hãy lựa chọn ô F3

Bước 2. Gõ vào công thức sau: =VLOOKUP(F2,B3:C13,2,FALSE)

Bước

Bước thứ ba: Gõ phím ENTER 

Từ phần giải thích phía trên, chúng ta đã biết rằng hàm VLOOKUP yêu cầu bốn tham số. Trong tình huống này, ta đang tìm kiếm giá trị trong ô F2 (What) trong phạm vi từ B3 đến C13 (Where) và muốn thu thập thông tin từ cột số 2 (Column Number) bằng cách áp dụng FALSE để chỉ định tìm kiếm chính xác (Exact Match). Chúng ta chọn số cột là 2 do dữ liệu ngày sinh được đặt tại cột thứ hai trong bảng tại B3:C13.  

Qua đó, ta đã tìm ra đúng thông tin cho ID nhân viên 19473 nằm trên cột B và tiếp tục lấy thông tin từ cột kế tiếp, cụ thể là ngày sinh “4/7/1993”.

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-3
Hình 3. Minh họa việc sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu ngày sinh nhân viên

Chỉ mất một khoảnh khắc, bằng cách dùng hàm VLOOKUP, ta có thể lấy ngày sinh của nhân viên với mã nhân viên được cung cấp. Phương pháp khác như việc kiểm tra danh sách tuần tự hay sử dụng bộ lọc để tìm ID nhân viên 19473 sẽ tốn nhiều thời gian hơn và dễ gặp phải sai sót.

Một thí dụ khác của hàm Vlookup: Tính điểm

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-4
Hình 4. Ví dụ về việc dùng hàm Vlookup để tính điểm

Giả định ta có một bảng gồm hai cột: Điểm chuẩn (cột B) và Xếp loại (cột C). Chúng ta muốn xác định mức điểm tương ứng với từng đạt điểm. Việc này có thể hiện thực hóa thông qua việc dùng hàm VLOOKUP kết hợp với việc tìm kiếm giá trị xấp xỉ.  

Bước số 1. Chuyển đến ô F3 

Bước thứ 2. Điền vào công thức sau: =VLOOKUP(F2,B3:C7,2,TRUE) 

Bước 4: Thực hiện lệnh ENTER

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-5
Hình 5. Ứng dụng hàm VLOOKUP với phương thức tìm giá trị chính xác để tính điểm

Công thức VLOOKUP của chúng ta sẽ tìm số 95 trong cột B và khi tìm được sẽ chuyển qua cột kế tiếp để lấy điểm là “A”. Như vậy, chúng ta có thể xác định xếp loại cho số điểm 95 một cách dễ dàng với hàm VLOOKUP. 

Khi chọn tùy chọn tìm kiếm gần đúng hay xấp xỉ nhất, hàm cho phép chúng ta lấy điểm cho những giá trị điểm không chính xác trong bảng B3:C8. Hãy thử nhập 93 vào ô F2 xem sao.

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-6
Hình 6. Cách tính điểm qua hàm VLOOKUP khi dùng tìm kiếm gần đúng

Nếu công thức không tìm ra giá trị cần tra cứu trong bảng, nó sẽ tìm đến giá trị gần nhất nhưng không quá giá trị tra cứu đó. Trong trường hợp này, công thức sẽ đánh giá điểm là 85 và cho kết quả là B. Nếu sử dụng tìm kiếm chính xác, công thức sẽ đưa ra lỗi. Xem xét ví dụ dưới.

Bài viết dưới đây:

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-7
Hình 7. Trường hợp sử dụng hàm VLOOKUP không tìm thấy kết quả phù hợp sẽ báo lỗi

Ghép nối hai bảng tính vào làm một

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-8
Hình 8. Minh họa cách dùng công thức VLOOKUP để ghép nối hai bảng

Tại đây, chúng tôi đang sở hữu 2 bảng, mỗi bảng gồm 2 cột. Bảng thứ nhất chứa các thông tin “Name” và “Group”, còn bảng thứ hai bao gồm “Name” và “Color”. Mục đích của chúng ta là kết hợp hai bảng này và tạo ra một bảng mới với 3 cột: Name, Group và Color. Việc ghép nối này có thể được thực hiện một cách thuận lợi nhờ hàm VLOOKUP để khớp chính xác các dữ liệu.

Bước thứ nhất. Chèn thêm cột ‘Color’ vào Bảng 1

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-9
Hình 9. Cách thêm cột mới để ghép hai bảng lại với nhau

Bước thứ hai. Gõ công thức sau vào ô D3: =VLOOKUP(B3,$F$3:$G$7,2,FALSE)

Bước thứ ba: Ấn phím ENTER

Bước thứ tư: Kéo công thức từ ô D3 sang các ô D4 đến D7 bằng cách sử dụng chuột kéo dấu “+” nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô D3. 

Trong công thức, ký tự đô la “$” giúp cố định ô để công thức có thể được sao chép mà không thay đổi tham chiếu ô.

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-10
Hình 10. Minh họa việc dùng hàm VLOOKUP để ghép nối hai bảng dữ liệu thành một

Hiện giờ, chúng ta đã kết hợp thành công hai bảng lại, như hình ảnh có ở B2:D7 cho thấy. 

Khi áp dụng VLOOKUP với hai bảng tra cứu khác nhau

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-11
Hình 11. Ví dụ về việc sử dụng hàm Vlookup khi có hai bảng tra cứu

Xét trường hợp chúng ta quản lý hai bảng với mỗi bảng bao gồm cột Phim (ở cột B) và Giá Vé (ở cột C). Bảng số một áp dụng cho loại vé “Premier”, và bảng thứ hai áp dụng cho loại “Deluxe”. Ở ô F3 và F4, ta điền thông tin về Loại vé và Phim cần tra cứu. Mục tiêu ở đây là tìm ra giá vé của bộ phim đã chọn từ bảng tương ứng. Thông tin về Loại vé sẽ quyết định ta sẽ tra giá trong bảng nào.

Công thức có thể được tạo ra bằng cách kết hợp giữa hàm VLOOKUP và hàm IF.  

Bước đầu tiên. Tiến hành chọn ô F5 

Bước thứ hai. Viết công thức sau: =VLOOKUP(F4,IF(F3=B2,B4:C6,B10:C12),2,FALSE)

Bước

Ấn ENTER

Vi-du-ham-vlookup-huong-dan-chi-tiet-12
Hình 12. Minh họa hàm VLOOKUP kết hợp với IF qua 2 bảng dữ liệu

Trong công thức của mình, chúng ta đã sử dụng để tìm “A Star is Born” trong bảng của “Premier”, B4:B6 và lấy ra giá vé phù hợp là 14 đô la. Chú ý, điều này được thực hiện nhờ việc ghép nối hàm VLOOKUP với hàm IF. Hàm IF sẽ xét điều kiện type và sẽ cung cấp B4:B6 như một table_array nếu F3 khớp với B2 hay cụ thể là “Premier”; trường hợp khác, nó sẽ lựa chọn bảng B10:C12.

Qua bốn ví dụ hàm Vlookup mà chúng ta đã xem xét, đó chỉ là một số ít trong nhiều ứng dụng của hàm VLOOKUP. Hàm này đáng được khám phá nhiều hơn vì khả năng làm tăng hiệu quả công việc và quản lý dữ liệu một cách linh hoạt khi ta thuần thục trong việc sử dụng nó.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop