Hướng dẫn chính xác nhất về làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT

Bạn đối mặt với khó khăn trong việc làm tròn số tiền, đặc biệt là khi đôi khi số hàng và thuế xuất hiện ở dạng lẻ, dẫn đến việc tổng cộng trên hóa đơn GTGT (còn được gọi là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn VAT) không chính xác do làm tròn tự động. Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng Siêu Marketing khám phá cách làm tròn số tiền hiệu quả trên hóa đơn GTGT.

Lưu ý cần nhớ khi viết hóa đơn GTGT

Một hóa đơn GTGT, bất kể được viết trên giấy hay dưới hình thức điện tử, yêu cầu phải hoàn toàn chính xác, tránh tình trạng sai sót bởi mọi error đều không cho phép chỉnh sửa trực tiếp mà cần thủ tục hành chính để sửa đổi. Vậy khi viết hóa đơn GTGT cần chú ý điều gì?

  • Mốc thời gian in hóa đơn. Việc lập hóa đơn cần tuân theo một trật tự thời gian từ trước đến sau, không được xáo trộn. Điều này được kiểm soát qua báo cáo sử dụng hóa đơn và số đã kê khai hàng tháng hoặc hàng quý, cũng như việc ghi nhận doanh thu theo hợp đồng.
  • Thông tin của khách hàng: Phải ghi rõ ràng đầy đủ thông tin của khách hàng trên hóa đơn. Đối với khách hàng cá nhân, thông tin cá nhân nên được ghi ở phần dành cho người mua, trong khi thông tin về đơn vị, công ty được đặt ở phần thông tin đơn vị. Địa chỉ khách hàng cũng cần được viết một cách chi tiết và rõ ràng.
  • Chi tiết số tiền: đây là phần cực kỳ quan trọng. Đối với bán hàng, cần nêu rõ đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đặc biệt khi tính thuế, cần chắc chắn số làm tròn chính xác. Đôi khi trong một số dịch vụ hoặc hàng hóa đã bao gồm thuế trong giá bán, việc làm tròn không chuẩn xác có thể dẫn đến chênh lệch số tiền.

Vì vậy, để viết hóa đơn GTGT đúng đắn và giảm thiểu nhầm lẫn, chúng ta cần hiểu rõ quy trình làm tròn số tiền. Nên làm hóa đơn nháp và sử dụng Excel với những hàm làm tròn để có được kết quả chuẩn xác.

Phương pháp làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT

Công việc làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT thông thường rơi vào hai nhóm phổ biến:

  • Dạng 1: Tính từ cơ bản. Đây là việc tính số tiền thành hóa đơn theo trình tự: Số lượng nhân Đơn giá bằng Thành tiền. Từ đó tính toán ra Thuế GTGT dựa vào Thành tiền và sau đó là Tiền sau thuế. Ở đây, chỉ cần quan tâm đến Số lượng và Đơn giá để làm tròn khi tính thuế.
  • Dạng 2: Tính từ kết quả. Đọc ngược lại từ tổng số tiền hóa đơn sau thuế để tìm tiền trước thuế và số thuế cần nộp. Đây thường là trường hợp với dịch vụ hoặc hàng hóa với giá đã xác định sẵn trong hợp đồng. Phải làm tròn số bằng phương pháp cộng trừ giữa tiền trước thuế và tiền thuế.

Hãy xem qua các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về hai phương pháp làm tròn số tiền này:

Làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT bằng cách tính cơ bản

Bài toán:

Hãy tính tổng tiền hóa đơn với thông tin cụ thể sau:

  • Mặt hàng 1: Số lượng 23, đơn giá 45532
  • Mặt hàng 2: Số lượng 6, đơn giá 21350
  • Thuế suất GTGT là 10%

Xác định tổng tiền hóa đơn từ thông tin trên.

Giải pháp:

Chúng ta có thể tạo một bảng tính Excel dựa theo thông tin đã cho như sau:

Bạn có thể nhận thấy…

Khi tính không sử dụng hàm làm tròn, số tiền thuế GTGT từ ví dụ trên ra số không chẵn, cụ thể là 117,533.6 (cấu hình số trên máy tính của tác giả bài viết sử dụng dấu phẩy để tách phần nghìn và dấu chấm cho phần thập phân).

Do đó, trong trường hợp này cần phải áp dụng việc làm tròn số tiền thuế. Công thức tính thuế trong ô C7 được tính theo =C5*C6. Thay vào đó, ta có thể sử dụng hàm làm tròn số như sau:

=ROUND(C5*C6,0)

Việc sử dụng hàm ROUND sẽ loại bỏ hoàn toàn các phần thập phân. Kết quả sau đó sẽ như sau:

Kết quả ở ô C8 nay đã chính xác, vì theo nguyên tắc tiền không được có phần nhỏ hơn <0. Tác giả đã để lại 1 chữ số ở phần thập phân để người đọc dễ dàng phân biệt trước và sau khi làm tròn. Tuy nhiên, trong thực tế, việc hiển thị phần thập phân không cần thiết cho các ô hiển thị số tiền.

Tham khảo: Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên Excel trong kế toán

Cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT theo cách tính ngược

Đề bài:

Với thông tin về hóa đơn dưới đây:

  • Chỉ một mặt hàng. Tổng giá tiền cần thanh toán của hóa đơn đạt 23 triệu 150 nghìn đồng, bao gồm cả thuế.
  • Mức thuế suất GTGT là 10%.

Tính giá trước thuế và giá tiền thuế của hóa đơn này.

Cách thực hiện:

Để biểu diễn thông tin trên Excel, ta có:

 

Ngay cả khi tính ngược, ta cần tuân thủ đúng quy tắc trong việc áp dụng công thức tính. Vậy nên, mặc dù chưa rõ chi tiết từng phần nhưng ta đã có thể định rõ công thức tính để cho ra kết quả ở ô C8 theo cách tính thông thường.

Xét giả định ta có đơn giá là DG, thì:

Thành tiền = 1*DG =DG

Cộng thành tiền = DG

Tiền thuế GTGT = DG*10%

Tổng tiền hóa đơn = DG+DG*10%=23,150,000=DG*(1+10%)=DG*1.1

Do đó:

DG=23,150,000/1.1 tương ứng với C5=C8/1.1

Và ta có kết quả như hình dưới:

Tuy nhiên, số tiền ở ô C5 và C7 đều có phần thập phân. Khi áp dụng cách làm tròn thông thường như cách tính thông thường với hàm ROUND:

Như vậy, việc làm tròn số đã dẫn đến sai số 1 đồng. Đây là lỗi thường xuyên xảy ra trong kế toán bởi đã làm tròn số ở cả hai ô C5 và C7 (cả hai đều có phần 0.5 được làm tròn lên 1). Điều này gây ra sự lệch lạc 1 đồng.

Cách giải quyết:

Để xử lý trường hợp này, chúng ta chỉ cần áp dụng việc làm tròn tại một vị trí, áp dụng cho vị trí được tính trước tiên (ô C5). Vị trí còn lại sẽ được tính bằng cách trừ đi số tiền đã được tính toán từ Tổng tiền.

Cụ thể là:

  • Sử dụng hàm ROUND để làm tròn ô C5
  • Sau đó, ô C7=C8-C5

Kết quả được hiển thị như sau:

Phương pháp này được gọi là cách tính bù trừ. Khi hai số chắc chắn phải cộng lại với nhau ra một kết quả xác định, nếu một số đã được làm tròn lên, số còn lại phải được làm tròn xuống. Nếu làm tròn lên cho cả hai số, kết quả cuối cùng sẽ bị sai lệch một đơn vị.

Bạn có thể tải file Excel mẫu để xem chi tiết cách làm tại đây: http://bit.ly/2z0JhY9

Để hiểu thêm, bạn có thể tham khảo:

Thông tin về các hàm làm tròn số trong Excel và nguyên tắc của việc làm tròn số

Bài hướng dẫn để lập công thức thông báo khi xuất kho bị âm trên Excel

Bên cạnh đó, Siêu Marketing muốn giới thiệu khóa học “Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ kế toán tổng hợp online” trên Excel, sẽ hỗ trợ bạn nắm vững và hoàn thiện kiến thức kế toán tổng hợp, và tự xây dựng bộ hồ sơ Excel đầy đủ cho công việc kế toán tổng hợp từ file Excel trắng. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy truy cập:

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop