Hướng dẫn chỉnh sửa lỗi định dạng ngày tháng khi xuất từ phần mềm sang Excel

Việc xuất thông tin từ phần mềm, chẳng hạn như từ phần mềm quản lý thời gian làm việc vào excel, đôi khi gây ra lỗi định dạng ngày tháng và không thể áp dụng ngay lập tức cho các phép tính. Trong bài viết sau, Siêu Marketing sẽ giới thiệu cách bạn có thể khắc phục sự cố này trong Excel khi xuất dữ liệu từ phần mềm.

Mẫu file thực hành có thể tải về tại đường link này: http://bit.ly/2PVCpDv

Nhận diện dữ liệu thời gian sau khi xuất từ phần mềm

Dữ liệu trong file mẫu bao gồm một bảng thông tin xuất từ phần mềm chấm công:

Các cột DateInTime chứa ngày và giờ tuy nhiên không thể dùng trực tiếp cho việc tính toán do không phải là định dạng thời gian chuẩn của Excel.

Để kiểm tra, ta áp dụng hàm IsNumber cho cột B và C như ví dụ sau:

Tại ô E2, ta nhập công thức =ISNUMBER(B2) => Kết quả thu được là FALSE

Do đó, dữ liệu trong ô B2 thuộc dạng Text và không thể dùng cho tính toán.

=> Thông thường dữ liệu thời gian xuất từ các phần mềm khác sang Excel sẽ ở dạng TEXT.

Một số phương pháp khắc phục lỗi định dạng thời gian

Cách 1: Sử dụng hàm VALUE

Hàm VALUE chuyển đổi Text sang Number. Trong Excel, thời gian được hiểu như một số.

Hãy thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tạo một cột phụ, cột E và sử dụng hàm VALUE với giá trị ở cột B.

Ví dụ: E2=VALUE(B2)

Khi đó, chuỗi ‘1/Jun/2018’ sau khi chuyển đổi sẽ có giá trị số là 43252.

Bước 2: Sao chép kết quả từ hàm Value và dán Chúng ta lại vào cột B.

Bước 3: Thiết lập lại định dạng dữ liệu

Chúng ta sẽ thiết lập định dạng cho dữ liệu cột B để chúng có dạng dd/mm/yyyy như sau:

  • Chọn các dữ liệu trong cột B.
  • Mở hộp thoại Format Cells bằng cách nhấn Ctrl + 1.
  • Trong tab Number, chọn Custom và nhập vào dd/mm/yyyy.

Kết quả cuối cùng là dữ liệu thời gian được chỉnh sửa về định dạng chuẩn của Excel.

Cách 2: Sử dụng tính năng TextToColumns

TextToColumns là công cụ linh hoạt trong Excel không chỉ giúp phân tách dữ liệu mà còn có thể chuyển định dạng về chuẩn Excel, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần chỉnh sửa, trên tab Data click TextToColumns

Bước 2: Trong hộp thoại TextToColumns (bước 1 trong 3), nhấn Next để tiếp tục lên Bước 2 trong tổng số 3 bước.

Bước thứ 3: Di chuyển tới Step 3 trong tổng số 3 bước bằng việc nhấn nút Next một lần nữa.

Ở bước này, chọn lựa phần Date và đặt cách thể hiện thời gian theo kiểu DMY (D là ngày, M là tháng, Y là năm)

Hoàn thiện quy trình bằng cách nhấn Finish.

Lưu ý quan trọng

  • Đối với cả hai phương pháp có thể áp dụng cho dữ liệu có chứa Ngày, Giờ
  • Sử dụng hàm VALUE sẽ phụ thuộc vào thiết lập ngày giờ mặc định tại khu vực (Control Panel/ Region/ Date-Time) trên máy tính của bạn
  • Phương pháp TextToColumn mang lại sự tự do trong việc lựa chọn thứ tự hiển thị giữa Tháng và Ngày một cách linh động hơn và không đòi hỏi thao tác copy/paste như khi sử dụng hàm VALUE, bởi kết quả sẽ được cập nhật ngay tại chỗ ban đầu

Để nắm bắt thêm thông tin liên quan:

Hướng dẫn biến đổi định dạng từ số (Number) thành chữ (Text) trong Excel

Cách thức chuyển đổi ngày tháng (Date) sang số (Number) hoặc chữ (Text) trong Excel

Tìm hiểu việc áp dụng hàm VALUE và các lựa chọn đa dạng khác để thay đổi định dạng số từ text sang number

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop