Hướng dẫn chi tiết cách dùng Autofill trong Excel 2010, 2013, 2016

Blog Siêu Marketing qua bài viết sau đây sẽ giới thiệu với các bạn cách thức làm việc với chức năng Autofill trong Excel. Bạn sẽ học cách làm thế nào để tự động điền các loạt số, ngày tháng hay dữ liệu khác nữa, cũng như cách để tạo ra và áp dụng các danh sách tùy chỉnh trong các phiên bản Excel 2010, 2013, 2016.

Kích hoạt chức năng Autofill để tự động điền dữ liệu trong một chuỗi trên Excel 2010-2016:

Chế độ tự động điền của Excel cho phép bạn nhanh chóng copy giá trị giống nhau hoặc tạo một chuỗi các số hoặc text. Đây là một công cụ không thể thiếu trong lựa chọn Autofill. Công cụ này được biểu thị bởi một hình vuông nhỏ ở góc phải dưới cùng của vùng ô được chọn (fill handle)

 Xem hình vuông nhỏ fill handle ở góc dưới bên phải của ô đã chọn

Thực hiện thao tác này rất đơn giản. Khi bạn muốn tự động điền các giá trị vào ô liên tiếp, hãy nhấn chuột vào hình vuông đó và con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng cộng màu đen (+), sau đó kéo chuột theo hướng ngang hoặc dọc. Buông chuột và bạn sẽ thấy giá trị được điền vào các ô theo mẫu bạn đã xác định từ trước.

Quan sát việc chuỗi ô được Autofill tự động điền

Một thắc mắc thường trực là làm cách nào để tự động điền số vào Excel? Dãy số đó có thể gồm ngày, thời gian, thứ tự trong tuần, tháng, năm…

Nếu bạn cần tiếp tục một chuỗi số, bạn chỉ cần nhập vào hai giá trị đầu của chuỗi vào ô khởi đầu và sau đó kéo fill handle để copy dữ liệu sang vùng cần thiết.

Sử dụng Autofill trong Excel để kéo dài dãy số

Cơ chế tự động điền còn hữu ích với việc tạo các chuỗi số học, nơi mà các số liên tiếp trong chuỗi đều cách đều nhau một khoảng nhất định. Chẳng hạn như 3, 9, 15… (mỗi số cách nhau 6 đơn vị)

Sử dụng Autofill trong Excel để tạo một chuỗi số theo quy luật số học nào đó

Ngoài ra, Autofill cũng áp dụng cho việc điền các chuỗi giá trị mà không theo một quy luật số học cụ thể, điển hình như ví dụ dưới đây.

Tạo chuỗi giá trị không theo một trình tự số học cụ thể

Toàn bộ các lựa chọn của Autofill – làm thế nào để tối ưu hóa fill handle:

Dùng chuột đúp để tự động điền những vùng dữ liệu rộng lớn

Nếu như bạn đang sở hữu một bảng dữ liệu cồng kềnh, chẳng hạn như danh sách tên người, và bạn muốn gán một số định danh cho từng cá nhân. Việc này có thể hoàn tất chỉ trong chốc lát bằng cách nhập hai số đầu tiên và sau đó chuột đúp vào fill handle.

Lưu ý: Phương pháp này chỉ đạt hiệu quả trong tình huống cụ thể sau. Khi vùng cần tự động điền nằm cạnh những cột đã chứa dữ liệu, Excel sẽ dựa vào cột liền kề để xác định khoảng cuối cùng của vùng cần điền dữ liệu. Đáng chú ý là nó sẽ tự động điền theo cột dài nhất nếu như cột kế cận với vùng đang trống lại có dữ liệu.

Excel – Điền vào chuỗi giá trị text:

Autofill có khả năng nhân bản dữ liệu có kiểu number hay text.

Để tạo ra một danh sách tự định nghĩa sử dụng Autofill:

Khi cần tự động điền thông tin vào các ô có nội dung giống nhau, bạn có thể tạo một danh sách tự chọn và Excel sẽ tự động điền thông tin từ danh sách đó vào.

  1. Đầu tiên là nhập tiêu đề và hoàn thành danh sách của bạn.

Nhập giá trị của danh sách tự chọn trong excel cùng với tiêu đề

Lưu ý: Danh sách tự chọn có thể bao gồm cả texttext kèm theo số. Đối với danh sách chỉ gồm số, danh sách đó nên được lưu dưới dạng text.

  1. Sau đó, bạn chọn phạm vi chứa danh sách mà bạn vừa tạo ra.
  2. Trong Excel 2003, truy cập vào Tools > Options > Custom lists

Đối với Excel 2007, nhấn vào nút Office > Excel options > Advanced > và cuộn xuống cho đến khi bạn thấy mục Edit Custom Lists… trong phần General.

Trong Excel 2010-2013, nhấn vào File > Options > Advanced > và tìm đến phần General rồi nhấn vào nút Edit Custom Lists… Nhấn vào nút này để nhập danh sách tự chọn của bạn

  1. Quá trình tiếp theo, địa chỉ của danh sách bạn đã chọn sẽ hiển thị trong mục Import list from cells…

 Xem địa chỉ phạm vi trong trường Nhập danh sách từ ô

  1. Nhấn nút Import để xem nội dung danh sách mà bạn đã chọn trong cửa sổ Custom lists.

Nhấn nút Nhập để xem chuỗi trong cửa sổ Danh sách Tự chọn

  1. Nhấn OK > OK cuối cùng để lưu lại danh sách của bạn.

Khi bạn muốn tự động điền thông tin từ danh sách, chỉ cần nhập tiêu đề vào ô và dùng chức năng fill handle để Excel tự động điền các giá trị từ danh sách đó vào phạm vi bạn chọn.

Điền ô với giá trị từ danh sách tự chọn

Dùng Autofill để lặp chuỗi giá trị:

Bạn có thể sử dụng fill handle để sao chép lại chuỗi giá trị theo yêu cầu. Chẳng hạn, để lặp lại chuỗi YES, NO, TRUE, FALSE. Trước tiên, nhập tất cả các giá trị vào rồi dùng fill handle để kéo chúng vào những ô tiếp theo bạn muốn.

Sử dụng autofill để tạo chuỗi giá trị lặp lại

Sự linh hoạt của Autofill theo chiều dọc và ngang

Autofill không chỉ giới hạn việc tự động điền thông tin theo cột. Nó cũng có thể áp dụng cho việc điền thông tin qua các ô theo chiều ngang, sang trái hoặc lên trên. Hãy chọn ô chứa giá trị và sử dụng fill handletheo hướng được mong đợi.

Điền ô ngang, từ trái sang phải hoặc từ trên xuống

Điền tự động nhiều dòng và cột

Autofill cho phép tự động đổ dữ liệu sang nhiều hàng hoặc cột cùng lúc. Chọn hai hay nhiều ô liệu và fill handle sẽ tự động hoàn thành việc điền đó.

Điền tự động nhiều dòng

Thêm các ô trống khi tạo dãy số:

Bạn cũng có thể tạo dãy số có chèn ô trống giữa các giá trị, như minh họa sau.

Tạo dãy số với ô trống

Dùng danh sách tùy chọn Autofill Options để điều chỉnh dữ liệu nhập

Dùng danh sách Autofill Options để điều chỉnh lại giá trị nhập một cách chính xác. Có hai phương thức để thiết lập danh sách này:

  1. Chuột phải vào góc của vùng bạn muốn kéo, sau đó thả chuột, một danh sách tùy chọn sẽ hiện lên như hình dưới.

Tạo danh sách tùy chọn Autofill

  • Copy Cells – tự động điền cùng giá trị vào phạm vi đã chọn.
  • Fill Series – điền dữ liệu vào nhiều ô với các giá trị thay thế, dựa trên mẫu đã cho bởi Autofill.
  • Fill Formatting Only – chỉ sao chép định dạng của ô được chọn mà không thay đổi dữ liệu.
  • Fill Without Formatting – sao chép nội dung mà không sao chép định dạng, ví dụ như màu nền.
  • Fill Days/Weekdays/Months/Years – nhanh chóng tạo ra dãy các ngày, ngày trong tuần, tháng, hay năm từ ô đã chọn.
  • Linear Trend – tạo dãy số liên tiếp hay phù hợp nhất với các số liệu sẵn có.
  • Growth Trend – tạo dãy số theo quy luật tăng dần.
  • Flash Fill – hỗ trợ nhập thông tin lặp đi lặp lại theo một định dạng cụ thể.
  • Series … – mở hộp thoại Series cung cấp thêm nhiều tùy chọn chi tiết.

Xem hộp thoại Series với nhiều tùy chọn nâng cao

  1. Cách khác là bấm vào fill handle, kéo nó xuống, rồi click vào biểu tượng Autofill Options.

Nhấp vào biểu tượng

Danh sách tùy chọn Autofill sẽ hiện lên ngay lập tức.

Nhấp vào biểu tượng tùy chọn Autofill để nhận danh sách

Trong danh sách này có sẽ có những tùy chọn đã nói ở trên.

Trong Excel – Điền tự động công thức:

Việc tự động điền công thức thực hiện khá tương tự như việc sao chép và kéo thả các giá trị.tay cầm điền tự động. Trong bài viết trước, bạn có thể tìm hiểu về các mẹo cũng như bí kíp hữu dụng tại bài viết của chúng tôi Làm thế nào để chèn nhanh công thức vào cột dữ liệu.

Điền tự động trong Excel 2013, 2016

Người dùng Office 2013, 2016 có thể áp dụng Điền tự động, một tính năng mới được Excel cập nhật trong phiên bản mới nhất

Khám phá thêm: khoá học Excel 2013, khoá học Excel 2016

Đơn giản mà nói, Điền tự động phân tích dữ liệu và định dạng bạn đã nhập trước đó, rồi kiểm tra xem dữ liệu này có trong trang tính hay không. Khi phát hiện ra các mẫu dữ liệu đó, Điền tự động sẽ tự động đề xuất một danh sách cho bạn. Nếu bạn muốn, bạn có thể ấn Enter để chèn hoặc bỏ qua những gợi ý đó. Tham khảo hình minh họa dưới đây.

Sử dụng Điền tự động trong Excel 2013 để đồng bộ hóa định dạng cho nhiều ô dữ liệu

Chức năng Điền tự động giúp bạn dễ dàng định dạng tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại chỉ qua một vài chuột click. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu mẫu đầu tiên để Excel có thể nhận dạng và thực hiện theo. Phần sau trong bài viết này sẽ chỉ dẫn cách sử dụng chi tiết hơn về tính năng này.

Nguồn: Ablebits, đã được dịch và chỉnh sửa bởi Siêu Marketing.

Các bạn muốn biết thêm các hàm Excel phức tạp cũng như sử dụng thuần thục các công cụ trong Excel, hãy nhanh tay tham gia khoá học SM90 – Excel từ cơ bản tới nâng cao tại Siêu Marketing. Đây là một khoá học toàn diện và cặn kẽ, giúp bạn mở rộng kiến thức một cách hệ thống. Đặc biệt, khoá học không hạn chế thời gian học, cho phép bạn tiếp thu kiến thức một cách thoải mái và xem lại bất cứ lúc nào.

Hiện tại, khi bạn đăng ký khoá học này, bạn sẽ nhận được nhiều khuyến mãi hấp dẫn. Xem chi tiết tại:

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop