Hướng dẫn cài đặt lệnh in tự động trong Excel sử dụng VBA

Với những ai làm công tác kế toán (hoặc các lĩnh vực liên quan), việc in ấn chứng từ, sổ sách là thường xuyên. Để làm việc này hiệu quả hơn, việc cài đặt sẵn chức năng in tự động là vô cùng thiết yếu, vừa giúp ích trong việc tiết kiệm thời gian lẫn công sức. Bạn sẽ nghĩ gì nếu chỉ cần một click chuột, bảng dữ liệu phức tạp của bạn sẽ tự chuyển về định dạng chuẩn cho việc in? Hãy cùng khám phá cách thực hiện qua bài học dưới đây.

Ví dụ minh họa:

Giả sử bạn có sổ Nhật ký chung với 1000 dòng, và một số dòng cần in chứa thông tin như hình minh họa dưới đây:

Mục tiêu của chúng ta: Lập ra một nút bấm, khi nhấn vào sẽ định hình chuẩn cho việc in sổ Nhật Ký Chung.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Xác định vùng cần in

Tiến hành mở cửa sổ ‘Page Setup’ từ tab ‘Page Layout’ tại vị trí chỉ dẫn bên dưới:

Đặt các giới hạn cho ‘Print Area’ và ‘Rows to repeat at top’ (tương ứng với các dòng từ 5 đến 7 làm tiêu đề bảng) trong cửa sổ ‘Page Setup’.

Xác định vùng in giúp chúng ta lựa chọn chỉ in những phần thông tin cần thiết trên Sheet, tránh in những phần thông tin không cần thiết.

Bước 2: Tạo một cột phụ để lọc bớt các dòng không chứa dữ liệu trong sổ NKC

Do sổ Nhật Ký Chung chứa tới 1000 dòng cho phép chúng ta nhập thêm dữ liệu, nhưng điều này cũng tạo ra những dòng trống tiềm ẩn. Để không in những dòng này, chúng ta cần lọc chúng ra trước khi in.

Quy tắc lọc: Nếu dòng nào trong sổ có dữ liệu, thì gắn giá trị (ví dụ là ‘x’), còn nếu không thì để trống.

B8=IF(C8=””,””,”x”)

Ta kéo công thức từ ô B8 xuống đến hết sổ. Đặc biệt, những dòng cuối sổ (tống kết, ngày tháng, người ký…) cần hiển thị một cách cố định, vì vậy ta có thể gán giá trị ‘x’ sẵn cho chúng.

Khu vực viền màu đỏ: Là nơi chứa công thức lọc dữ liệu phát sinh

Khu vực viền màu xanh: Là nơi chứa các giá trị cố định sẽ hiện khi lọc

Bước 3: Ghi lại (Record) macro để tạo ra câu lệnh VBA cho việc lọc dữ liệu và thiết lập trang in

Trong tab ‘Developer’, sử dụng chức năng ‘Record macros’ để lưu lại các thao tác:

  • Lọc dữ liệu ở cột B, loại bỏ dòng trống (không chọn ‘Blanks’)
  • Bật chế độ ‘Print Preview’

Chi tiết kỹ thuật này đã có trong khóa học VBA101 của chúng ta (hoặc trong các bài viết khác trên trang sieumarketing.com), nên sẽ không giải thích chi tiết ở đây. Bạn có thể tìm hiểu thêm ở phần nội dung liên quan phía cuối bài.

Sau khi thực hiện, chúng ta có chuỗi lệnh sau:

Bước 4: Liên kết Macro với nút bấm In

(Chi tiết đã được trình bày trong các bảng hướng dẫn trước đây, hãy thực hiện tương tự. Tham khảo nội dung hướng dẫn chi tiết ở phía cuối bài viết này)

  • Vẽ nút bấm bằng cách chọn ‘Insert’ / ‘Shape’ sau đó chọn hình chữ nhật
  • Chỉnh sửa và định hình nút bấm sao cho phù hợp
  • Liên kết Macro vào nút bấm
  • Chức năng in ấn được thiết lập với tính năng Gán Macro1 thông qua phần Assign Macro.

Bước 5: Cách làm cho nút lệnh hủy bỏ việc lọc dữ liệu

Sau khi in ấn, ta phải hủy việc lọc để dữ liệu quay về hình dáng ban đầu, phục vụ cho việc nhập liệu tiếp theo.

Câu lệnh lọc đã loại bỏ dữ liệu trống có thể được điều chỉnh bằng cách bỏ điều kiện lọc, qua đó hiểu là lọc tất cả giá trị, tức là hủy bỏ lọc các giá trị đã xác định. Dưới đây là câu lệnh hủy lọc:

Tạo một sub mới cho câu lệnh này và kết nối nó với nút lệnh Hủy Lọc.

Bước 6: Hoàn chỉnh thao tác

Lúc này, quá trình lọc không còn phụ thuộc vào việc lọc thủ công ở cột B và hoàn toàn được thực hiện tự động qua nút lệnh. Chúng ta nên ẩn cột B để tránh sự phiền nhiễu.

Ẩn cột B bằng cách nhấn chuột phải và chọn Hide.

Kết quả sau cùng như sau:

Kết Luận

Với chút kiến thức về VBA, chúng ta có thể tinh chỉnh công việc với Excel, không chỉ làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn mà còn cải thiện độ thẩm mỹ của bảng tính.

Rất nhiều tính năng của Excel có thể ứng dụng VBA mà không cần bạn phải thành thạo nó. Chỉ một chút hiểu biết cũng đủ giúp công việc hằng ngày nhẹ nhàng và hiệu suất cao hơn.

Nếu chia nhỏ công việc thành từng bước, áp dụng kỹ thuật Excel và VBA sẽ giúp chúng ta tiếp cận kết quả mong muốn một cách dễ dàng hơn. Để làm được điều này, ta cần hiểu kỹ yêu cầu công việc, chuyển đổi chúng ra tiếng Việt, rồi mới áp dụng VBA. Tư duy giải quyết vấn đề như thế này là chìa khóa quan trọng giúp giải quyết các vấn đề phức tạp trong thực tế, đồng thời là yếu tố quan trọng cho thành công trong công việc.

VBA giúp bạn tăng tốc độ xử lý trên Excel, tự động hóa các báo cáo, điều khiển các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook… và biến file Excel thành phần mềm chuyên nghiệp.

Để học VBA một cách bài bản và có hệ thống, bạn có thể tham gia khóa học VBA101 – VBA cơ bản dành cho người mới bắt đầu do Siêu Marketing cung cấp, hiện đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký. Xem chi tiết tại:

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop