Hướng dẫn cách viết hàm trong Excel một cách chính xác

Excel cung cấp một loạt hàm tính toán phong phú cho nhiều yêu cầu đa dạng. Để viết hàm một cách đúng đắn và nhận kết quả chính xác, chúng ta hãy cùng khám phá qua bài viết từ Siêu Marketing.

Bí quyết viết hàm trong Excel

Hàm tính toán trong Excel vô cùng đa dạng và phức tạp. Chúng đều gồm 3 phần tử chính. Để sử dụng hàm một cách chính xác, hãy chú ý đến những điểm sau:

1. Cấu trúc của hàm

Mỗi hàm trong Excel có một cấu trúc cụ thể hay còn được biết đến là cú pháp và Excel sẽ đưa ra gợi ý cách viết:

Ví dụ cấu trúc của hàm VLOOKUP như sau:

Khi nắm bắt được thành phần trong cấu trúc hàm thì việc viết hàm chính xác là điều dễ dàng.

Ví dụ: Nghĩa tiếng Việt của các phần trong cấu trúc hàm VLOOKUP là:

  • lookup_value: giá trị cần tìm kiếm hay tham chiếu
  • table_array: là bảng dữ liệu và mảng dùng cho việc tìm kiếm hay tham chiếu
  • col_index_num: viết tắt của từ column, chỉ định chỉ số cột chứa kết quả cần tìm
  • range_lookup: dùng để xác định phạm vi hoặc phương pháp tham chiếu, với gợi ý cụ thể được đưa ra:

Giả dịch gợi ý ta có hai loại giá trị cho tham số này:

  • TRUE: cho phép tham chiếu tương đối
  • FALSE: tham chiếu chính xác

Từ gợi ý, ta sẽ biết những gì cần thiết cho hàm để nó có thể tính toán chính xác, chỉ khi cú pháp đúng thì hàm mới cho kết quả chính xác.

2. Giá trị đưa vào hàm

Cần phải nhập chính xác không chỉ cú pháp mà cả giá trị để hàm hoạt động.

Ví dụ: Tham số col_index_num yêu cầu nhập số phải ứng với số thứ tự của cột chứa kết quả trong table_array, trong đó giá trị:

  • Phải nằm trong ngưỡng của table_array, không nằm ngoài giới hạn
  • Không được là text hay ký tự khác

Các giá trị cần tuân thủ nguyên tắc logic, không phải giá trị nào cũng có thể nhập.

Khi đưa giá trị vào hàm cần lưu ý cách nạp giá trị:

  • Nạp trực tiếp: nhập giá trị ngay tại chỗ
  • Nạp gián tiếp: tham chiếu đến một ô nào đó chứa giá trị

Ví dụ:

Trong hai phương trình trên, mặc dù kết quả giống nhau nhưng phương pháp nhập giá trị khác nhau:

  • Trong trường hợp đầu, số 3 được nhập trực tiếp
  • Trong trường hợp thứ hai, ô C2 chứa số 3 là tham chiếu gián tiếp

Các thành phần khác cũng được phân tích tương tự:

  • lookup_value: “Nga” được đặt trong dấu ngoặc kép
  • table_array: A3:C5 chỉ định bảng dữ liệu thông qua tham chiếu gián tiếp
  • range_lookup: “FALSE” có thể được nhập trực tiếp không cần dấu ngoặc kép

Sau khi hiểu rõ về cách đưa dữ liệu vào hàm, ta cũng cần nhớ một yếu tố đặc biệt quan trọng:

Thể loại data nhập vào là gì?

3. Phân loại dữ liệu

Trong loại dữ liệu cần lưu ý 2 vấn đề:

a. Đối với dữ liệu nhập nội bộ (hoặc giá trị của ô tham khảo) có ba hình thái cơ bản:

  • Text: đây là kí tự chuỗi văn bản. Bắt buộc phải đặt nội dung trong hai dấu nháy kép khi nhập trực tiếp
  • Number: biểu diễn số lượng. Không yêu cầu đặt ký hiệu số trong dấu nháy kép khi nhập trực tiếp
  • Date: các ký tự số mang thông tin về ngày, tháng, thời gian. Đòi hỏi chuyển về dạng số tổng quát (General) hoặc sử dụng dạng tham khảo khi nhập vào trực tiếp

b. Khi đề cập tới dữ liệu tham khảo, cần phân biệt giữa Range và Array

  • Range: chính là một phạm vi ô, có thể là một ô hoặc nhiều ô liền kề. Phạm vi này thường được dùng cho dữ liệu theo cột
  • Array: mảng dữ liệu, bao gồm tất cả thông tin trong một ô hoặc chỉ một phần của thông tin trong ô đó

Vì vậy, tham khảo kiểu Array sẽ có tính chất rộng hơn và phức tạp hơn so với Range.

Chẳng hạn:

  • Tham số table_array trong hàm VLOOKUP là kiểu array.
  • Tham số sum_range trong hàm SUMIF thuộc dạng range

Trong quá trình tính toán, các hàm trong Excel sẽ dựa trên đặc tính cơ bản của loại dữ liệu được nhập vào để xử lý.

Ví dụ: Hàm VLOOKUP dưới đây không trả về kết quả do không khớp với loại dữ liệu:

Công thức VLOOKUP có cách ghi tương đồng song việc đặt giá trị 84 trong dấu nháy đôi đi kèm việc tham chiếu sẽ không mang lại kết quả.

Điều này xảy ra bởi vì trong bảng dữ liệu của A3:C5, cột Mã được điền bằng dữ liệu số. Khi so sánh giữa số 84 trong dấu nháy kép, nó được xem như dữ liệu Text, dẫn đến việc không tìm được kết quả khớp.

* Lưu ý:

Dữ liệu thường bị lãng quên do không rõ ràng nhưng lại là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến nhiều lỗi khó xác định.

* Các bước kiểm tra hàm:

  • Bước 1: Xem lại cấu trúc cú pháp đã chính xác hay chưa
  • Bước 2: Kiểm tra các giá trị nhập vào có chính xác hay không
  • Bước 3: Xác minh liệu loại dữ liệu đã được sử dụng có thích hợp và phù hợp với nhau không

Mong rằng sau bài viết này bạn có thể thực hiện công thức đúng cách và giúp chúng tạo ra kết quả như mong đợi.

Xem thêm bài viết:

Hướng dẫn xử lý với các hàm Excel phức tạp

Cách kết hợp hàm IF và VLOOKUP

Cách viết chuỗi hàm IF nằm trong nhau dễ hiểu và dễ thực hành

Hướng dẫn kỹ thuật lồng hàm và viết chuỗi hàm nối kết trong Excel

 

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop