Hướng dẫn cách tính tổng luỹ kế bằng hàm SUM và vẽ biểu đồ doanh số

Bài viết dưới đây sẽ được Siêu Marketing giải thích cách áp dụng hàm SUM ở mức độ cao hơn để một cách tiện lợi tính được tổng luỹ kế (cumulative sum/running total) trên sheet của bạn.

Tổng luỹ kế được hiểu là việc cộng dồn các giá trị cập nhật liên tục với các con số mới thêm vào.

Ứng dụng của tổng luỹ kế rất đa dạng trong đời sống, chẳng hạn như để tính điểm số trận đấu ở thời điểm hiện tại, ghi lại doanh thu bán hàng, hoặc tính số dư của tài khoản sau các giao dịch gửi hoặc rút tiền. Để minh họa, những ví dụ dưới đây sẽ chỉ ra phương pháp nhanh chóng để tính tổng luỹ kế và tạo biểu đồ cho nó.

CÁCH TÍNH TỔNG LUỸ KẾ TRONG EXCEL:

Để thực hiện tính luỹ kế trong Excel, cần phải sử dụng hàm SUM kết hợp tham chiếu cố định và tham chiếu động.

Chẳng hạn, bạn muốn tính tổng luỹ kế cho dãy số ở cột B từ ô B2, bạn điền công thức sau đây vào ô C2 và kéo thả qua các ô phía dưới.

=SUM($B$2:B2)

Trong công thức tính tổng luỹ kế, tham chiếu đầu tiên phải là cố định với kí hiệu $ ($B$2), để mặc cho công thức di chuyển thì tham chiếu này vẫn không đổi, tức là luôn chỉ về ô B2. Tham chiếu thứ hai không có dấu $ sẽ là động và thay đổi theo vị trí mà công thức được sao lại.

Do đó, khi công thức SUM được sao chép vào ô C3, nó sẽ chuyển thành SUM($B$2:B3), cung cấp tổng giá trị từ B2 tới B3. Ở ô C4, công thức trở thành SUM($B$2:B4), mang lại tổng từ B2 tới B4 và tiếp tục như vậy.

Hàm SUM cũng có thể áp dụng để tính luỹ kế cho số dư ngân hàng. Nhập số tiền gửi với dấu dương và số tiền rút ra với dấu âm vào cột nào đó (giả sử là cột C). Tiếp đến, điền công thức luỹ kế vào cột D như sau:

=SUM($B$C:C2)

Ảnh minh họa trên không thực sự phản ánh chính xác một tổng luỹ kế. Tuy nhiên, kết quả bạn nhận được sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn.

Xem thêmHướng dẫn sử dụng hàm Sum trong Excel – Cách để chỉ tổng cộng các cột, hàng, hoặc ô được hiển thị

Công thức tính luỹ kế của chúng ta có vẻ tốt, nhưng lại tồn tại một hạn chế lớn. Bạn sẽ phát hiện rằng khi công thức đấy được sao chép xuống cột, các ô từ ô cuối có giá trị luỹ kế giống hệt nhau.

Chúng ta có thể khắc phục bằng cách bọc công thức luỹ kế trong hàm IF:

=IF(C2=””,””,SUM($C$2:C2))

Với công thức mới này, Excel sẽ kiểm tra: nếu ô C2 không chứa dữ liệu thì sẽ trả về một chuỗi rỗng, còn không sẽ thực hiện tính toán tổng luỹ kế.

Giờ đây bạn có thể áp dụng công thức cho các ô cần thiết, và ô đó sẽ không hiển thị gì cho tới khi bạn điền số liệu vào cột C. Ngay lập tức, tổng luỹ kế tính toán được sẽ hiện ra.

PHƯƠNG PHÁP VẼ BIỂU ĐỒ TỔNG LUỸ KẾ

Sau khi đã xác định được tổng luỹ kế với công thức SUM, việc tạo ra biểu đồ luỹ kế cũng rất đơn giản và nhanh chóng.

  1. Chọn các dữ liệu của bạn, bao gồm luôn vùng tổng luỹ kế, sau đó tạo biểu đồ cột 2D bằng cách bấm vào nút tương ứng trong tab Insert, nhóm Charts:

  1. Hãy chọn Cumulative Sum làm dạng dữ liệu trong biểu đồ bạn vừa tạo, sau đó kích chuột phải và lựa chọn Change Series Chart Type… từ menu xuất hiện.

  1. Nếu bạn đang dùng Excel 2013 hoặc 2016, hãy tìm tới loại biểu đồ Combo và bấm vào icon thứ nhất trong cửa sổ Change Chart Type.

Cũng có thể vào phần Custom Combination để chọn mẫu biểu đồ đường, ví dụ như Line with Markers, cho dữ liệu Cumulative Sum.

Đối với phiên bản Excel 2010 hoặc cũ hơn, bạn chỉ cần chọn mẫu biểu đồ đường cho Cumulative Sum là đủ.

  1. Bấm OK để hoàn tất và biểu đồ luỹ kế của bạn sẽ được tạo thành
  2. Kích chuột phải vào đường luỹ kế trên biểu đồ và chọn Add Data Labels từ menu để thêm.

Biểu đồ luỹ kế sau cùng sẽ trình bày như sau:

Bạn có thể làm đẹp biểu đồ hơn nữa bằng cách đổi tên, chọn màu sắc khác, mẫu biểu đồ khác, và nhiều thứ khác…

Để thành thạo việc ứng dụng Excel vào công việc, ta cần không chỉ am hiểu các hàm Excel mà còn phải biết sử dụng các công cụ của Excel thành thạo. Các hàm nâng cao như hàm SUMIF, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH, cùng các công cụ như Data validation, Conditional formatting, Pivot table, là những thứ thường xuyên được sử dụng. Bạn có thể học tất cả những kiến thức này qua các khóa học.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop