Hướng dẫn cách thiết lập nhập liệu cho số thứ tự tăng dần trong cột Excel

Một số nghề nghiệp yêu cầu khi ghi dữ liệu vào Excel, số liệu cần theo một trật tự tăng dần từng dòng, tức là giá trị được nhập sau phải lớn hơn giá trị nhập trước đó. Yêu cầu này thường gắn liền với tính chất đặc thù của công việc, chẳng hạn công việc kỹ thuật. Vậy để thiết lập giới hạn cho việc chỉ nhập giá trị tăng dần trong một cột Excel cần thực hiện như thế nào? Bài viết sau sẽ giải đáp chi tiết.

Phương pháp để thiết lập nhập liệu tăng dần trong một cột Excel

Một ví dụ việc nhập số liệu theo trật tự tăng dần

Xem xét ví dụ dưới đây:

Cột A ghi chép ngày tháng, còn cột B lưu giá trị lũy kế.

Giả sử “Lũy kế” được hiểu là số liên tục tăng thêm, tức là giá trị sau bằng giá trị trước cùng thêm một lượng xác định nào đó.

Chính vì thế trong phạm vi từ B2 đến B9 chỉ cho phép nhập giá trị theo đúng quy tắc tăng dần, với giá trị nhập sau phải cao hơn hoặc bằng giá trị trước, nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Bước thực hiện

Lựa chọn khoảng từ B3 đến B9 (Áp dụng từ dòng thứ 3, vì ô B2 là ô đầu nên không cần quy định giá trị cho ô này)

Chọn Data > Data Validation

Trong hộp thoại Data Validation, cài đặt theo các bước sau:

  • Trong mục Allow: hãy chọn Whole Number để nhập số nguyên, hoặc chọn Decimal nếu cần nhập cả số thập phân

  • Tại mục Data, chọn điều kiện Lớn hơn hoặc bằng (Greater than or equal to)

  • Mục Minimum: áp dụng công thức dưới đây:

=OFFSET(B3,-1,0,1,1)

Giải thích:

Hàm OFFSET mang đến tham chiếu tính từ ô B3 (tại vị trí áp dụng Data Validation cho ô B3), lùi về phía trên 1 dòng, không biến đổi cột, kích thước 1 hàng, 1 cột => Chỉ số tại ô B2 (ngay trước ô B3).

Data Validation sẽ thay đổi động theo từng ô do việc áp dụng cho cả phạm vi B3:B9. Do đó, khi chuyển đến ô B4, hàm OFFSET sẽ tự động hiệu chỉnh thành =OFFSET(B4,-1,0,1,1) để tham chiếu đến ô B3.

Hoàn thành và nhấn OK để áp dụng cài đặt.

Nếu nhập dữ liệu sai lệch, kết quả nhận được sẽ như sau:

Khi giá trị tại ô B7 nhập nhỏ hơn ô B6, lập tức một thông báo lỗi từ Data Validation sẽ hiện lên thông báo vi phạm quy tắc đã được thiết lập.

Tổng quan bước thực hiện qua hình ảnh sau:

  • Cột C ghi lại kết quả từ điều kiện Data Validation đã được cài đặt
  • Cột D hiển thị công thức được sử dụng trong Data Validation cho mỗi ô

Cách thực hiện đơn giản nhưng cũng vô cùng hiệu quả phải không nào? Mong rằng các bạn sẽ áp dụng thành công kiến thức này vào thực tiễn công việc.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan đến chức năng Data Validation của Excel:

Data Validation và các chức năng kèm theo (không cần VBA)

Sử dụng Data Validation cho việc nhập liệu nhanh từ select box

Tạo Drop-down list có các giá trị phụ thuộc vào danh sách khác

Hướng dẫn tăng giảm kích thước danh sách thả xuống trong Data Validation sử dụng VBA Excel

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop