Hướng dẫn cách sao chép định dạng sử dụng Format Painter và một số phương pháp khác

Xuất phát từ lớp học Excel trực tuyến, chúng tôi sẽ chỉ dẫn bạn cách thức để chép định dạng dữ liệu trong Excel bằng các công cụ Format Painter, Fill HandlePaste Special. Các kỹ thuật này có thể sử dụng được trên các phiên bản Excel như 2016, 2013, 2010 và những phiên bản trước đó.

Thường sau khi tính toán và xử lý số liệu trên bảng tính, việc làm tiếp theo bạn cần xem xét đến là làm thế nào để bảng tính của bạn trở nên tựa như đã hoàn tất và thẩm mỹ hơn. Bạn cần định dạng cho bảng tính bất kể việc bạn đang soạn thảo một bản báo cáo công ty hay đang biên soạn một bảng kê tổng hợp cho ban quản trị. Một định dạng phù hợp sẽ giúp làm nổi bật các chỉ số trọng điểm và làm thông tin dễ truyền đạt và hiệu quả hơn.

Công cụ Format Painter trong Microsoft Excel là một chức năng tuyệt vời được tạo ra để chép định dạng, mặc dù nó không được sử dụng nhiều hoặc thường bị người dùng bỏ quên. Công cụ Format Painter cho phép bạn thuận lợi chép nhanh định dạng từ một ô này sang ô khác.

Trong bài viết này, bạn sẽ biết thêm các cách làm việc hiệu quả nhất với Format Painter và các phương pháp sao chép định dạng khác trong Excel.

Excel Format Painter:

Format Painter được biết đến là công cụ hữu ích khi cần chép định dạng từ ô nọ sang ô kia. Bạn chỉ cần một số thao tác nhấp chuột đơn giản để chép gần như mọi kiểu định dạng bao gồm:

  • Kiểu số liệu như General, Percentage, Currency
  • Font chữ, cỡ chữ và màu chữ
  • Các kiểu chữ như đậm, nghiêng, gạch chân
  • Màu nền ô
  • Căn chỉnh và hướng của chữ
  • Kẻ đường viền xung quanh ô

Ở mọi phiên bản Excel, bạn có thể tìm thấy Format Painter ở trên thanh công cụ Home, trong nhóm Clipboard ngay cạnh nút Paste.

Cách thức sử dụng Format Painter trong Excle:

Theo các bước sau để chép định dạng ô bằng Format Painter:

  1. Chọn ô mà bạn muốn chép định dạng.
  2. Tại thanh công cụ Home, trong nhóm Clipboard, kích vào biểu tượng Format Painter. Con trỏ chuột sẽ chuyển thành hình chổi.
  3. Điều hướng chuột tới ô bạn muốn áp dụng định dạng, sau đó click vào ô đó.

Thủ thuật khi sử dụng Excel Format Painter:

Nếu cần chuyển định dạng cho nhiều ô cùng lúc, việc nhấn chuột lên từng ô sẽ mất thời gian và công sức. Những thủ thuật như sau sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian này:

  1. Chép định dạng sang một dãy ô

Hãy chọn ô mẫu mà bạn muốn chép, kích vào nút Format Painter, và giữ chuột kéo qua dãy ô mà bạn muốn cập nhật định dạng mới.

  1. Chép định dạng cho các ô không liên tiếp

Đối với việc chép định dạng cho các ô không tiếp giáp, hãy nhấn đúp vào Format Painter chứ không chỉ một lần, để giữ chức năng này. Sau khi chép định dạng, bạn kết thúc bằng cách nhấn Esc hoặc click lại vào Format Painter.

  1. Chép định dạng cho cột

Bạn chọn cột mà bạn muốn chép định dạng từ, nhấn Format Painter, sau đó chọn tiêu đề của cột mà bạn muốn thay đổi.

Hình ảnh dưới đây minh họa việc áp dụng định dạng mới cho toàn bộ cột, bao gồm cả độ rộng cột.

Đối với việc sao chép định dạng cột, bạn thực hiện như sau:

Và bạn làm theo cách tương tự nếu muốn sao chép định dạng của các hàng.

Sử dụng Format Painter giúp việc sao chép định dạng trở nên đơn giản. Tuy nhiên, trong Excel, có thể có nhiều hơn một phương thức để hoàn thành một tác vụ. Dưới đây là hai phương pháp khác để sao chép định dạng trong Excel.

Cách sao chép định dạng bằng Fill Handle:

Fill Handle là công cụ thường được sử dụng để sao chép công thức hoặc tự động điền thông tin vào các ô. Bạn có biết rằng Fill Handle cũng có thể dùng để sao chép định dạng không?

  1. Trước tiên, hãy định dạng ô mà bạn muốn làm mẫu.
  2. Lựa chọn ô đã được định dạng và đưa con trỏ chuột đến Fill Handle (hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô). Con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng hình chữ thập màu đen.
  3. Kéo và giữ chuột qua những ô bạn muốn áp dụng định dạng mới.
  4. Bỏ chuột ra khỏi Fill Handle và chọn từ danh sách Auto Fill Options > Fill Formatting Only.

Giá trị của các ô sẽ khôi phục lại như cũ và chỉ giữ lại định dạng mới.

Một mẹo nhỏ:

Để sao chép định dạng toàn bộ cột từ ô mẫu, hãy nhấp đúp vào Fill Handle thay vì kéo, sau đó chọn AutoFill Options > Fill Formatting Only.

Cũng có thể sao chép định dạng từ một ô đặc biệt cho toàn bộ cột hoặc hàng.

Excel Format PainterFill Handle rất hữu ích, liệu có cách nào để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng lên toàn bộ cột hay hàng? Câu trả lời là dùng Formats Option trong tính năng ‘Paste Special’ của Excel.

  1. Chọn ô có định dạng bạn muốn sử dụng làm mẫu và nhấn Ctrl + C để sao chép cả nội dung lẫn định dạng.
  2. Chọn toàn bộ cột hay hàng bạn muốn có định dạng mới bằng cách click vào tiêu đề của hàng hay cột đó.
  3. Click chuột phải và chọn Paste Special.
  4. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Paste Special > Formats > OK.

Khi bạn chọn các tùy chọn trong Formatting, Excel sẽ hiển thị trước định dạng mới chẳng hạn như trong hình sau đây.

Phím tắt để sao chép định dạng trong Excel:

Rất tiếc Excel không có tổ hợp phím tắt đơn giản để sao chép định dạng. Muốn sử dụng phím tắt cho việc này, bạn sẽ cần áp dụng một chuỗi phím tắt. Nếu bạn thường áp dụng bàn phím hơn là sử dụng chuột, bạn có thể thử những phương pháp sau.

Phím tắt của Excel Format Painter:

Kiểu này bạn không sử dụng nút Format Painter mà làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô cần được định dạng
  2. Nhấn Alt > H > F > P
  3. Sau đó chọn ô muốn áp dụng định dạng mới

Phím tắt phải được bấm lần lượt chứ không phải cùng một lúc. Trong đó:

Alt: Mở ra truy cập phím tắt trong Ribbon.

H: Nhấn để chọn tabTrang chủ

F, P: sử dụng công cụ Format Painter

Cách dùng Phím tắt Excel cho chức năng Định dạng Đặc biệt:

Bạn có thể thực hiện việc sao chép định dạng trong Excel một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng phím tắt thay vì chọn Paste Special > Formats:

  1. Lựa chọn ô mà bạn mong muốn chỉnh sửa định dạng
  2. Press Ctrl + C để copy ô đã được chọn.
  3. Lựa chọn ô bạn muốn thực hiện định dạng.
  4. Đối với Excel từ phiên bản 2010 đến 2016, bạn press Shift + F10, S, R sau đó nhấn Enter.

Nếu là Excel 2007, bạn press Shift + F10, S, T sau đó Enter.

Trong đó:

  • Shift + F10: dùng để hiện menu phụ
  • Shift + S: để chọn Paste Special
  • Shift + R: để chỉ sao chép định dạng

Hy vọng với những thông tin trong bài viết, những bạn đọc có thể tiếp cận công cụ Format Painter và phương pháp sao chép định dạng trong Excel một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh đó, để áp dụng Excel hiệu quả vào công việc, việc sử dụng thành thạo các hàm và công cụ của Excel là rất cần thiết:

Dưới đây là một số hàm cơ bản thường gặp:

  • SUMIF, SUMIFS cho phép tính tổng có điều kiện hoặc nhiều điều kiện
  • COUNTIF, COUNTIFS giúp thống kê số liệu theo điều kiện đề ra
  • Các hàm xử lý dữ liệu theo dạng văn bản, ngày tháng, số liệu, v.v…
  • Các hàm kiếm thông tin như Index+Match, SUMPRODUCT, và các hàm khác…

Và một số công cụ thường dùng:

  • Conditional formatting dùng để định dạng dữ liệu theo điều kiện
  • Data Validation cho phép thiết lập các ràng buộc khi nhập liệu
  • Cách sử dụng Name trong công thức và thiết lập Name
  • Tạo các báo cáo bằng Pivot Table và nhiều công cụ hữu ích khác

Có rất nhiều kiến thức cần nắm vững, phải không? Bạn có thể học tất cả những kiến thức này trong khóa học SM90 – Excel từ cơ bản đến chuyên nghiệp của Siêu Marketing. Khóa học này giúp bạn nắm bắt kiến thức một cách toàn diện và chi tiết. Thêm vào đó, vì không giới hạn thời gian nên bạn có thể học mọi lúc, mọi nơi và xem lại bất cứ khi nào cần. Hiện nay hệ thống đang có khuyến mãi hấp dẫn cho những ai đăng ký khóa học. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy truy cập: sieumarketing.com

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop