Hướng dẫn cách ngắt dòng tự động trong Excel

Siêu Marketing sẽ chia sẻ trong bài viết này cách để bạn có thể ngắt dòng tự động trong ô Excel, cũng như cách ngắt dòng thủ công. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ trình bày những trục trặc thường gặp khi sử dụng tính năng ngắt dòng trong Excel và cách bạn có thể khắc phục những vấn đề này.
Microsoft Excel ban đầu được tạo ra với mục đích cho các phép toán và xử lý số liệu. Tuy nhiên, có trường hợp chúng ta cần phải lưu giữ văn bản trong Excel. Khi đối mặt với nhu cầu nhập một đoạn văn bản quá dài vào một ô, thay vì mở rộng ô đó, chúng ta có thể gặp khó khăn nếu bảng tính có quá nhiều thông tin.
Wrap text (ngắt dòng) trong Excel sẽ là giải pháp thích hợp nhất khi bạn muốn văn bản không tràn qua ngoài cột khi vượt quá chiều rộng của nó. Siêu Marketing sẽ giới thiệu và hướng dẫn bạn làm thế nào để tận dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất.

Wrap text trong Excel định nghĩa là gì?

Sẽ có hai tình huống xảy ra khi bạn nhập một khối lượng thông tin lớn vào một ô:

  • Trường hợp cột kế tiếp không chứa dữ liệu, văn bản sẽ không bị giới hạn bởi đường viền và tiếp tục mở rộng ngang.
  • Trường hợp cột kế cận có dữ liệu, văn bản sẽ bị chặn lại ở đường biên phân cách giữa hai cột.

Xem ảnh chụp màn hình sau đây để hiểu rõ hơn:

wrap-text-trong-excel
wrap-text-trong-excel

Tính năng ngắt dòng trong Excel cho phép văn bản xuất hiện trên nhiều dòng trong cùng một ô mà không làm ảnh hưởng đến các ô liền kề. “Wrapping text” sẽ chuyển nội dung từ một dòng dài sang nhiều dòng ngắn hơn, giúp tránh việc từ bị cắt nhưng vẫn dễ đọc và thuận tiện khi in. Không chỉ vậy, nó còn hỗ trợ việc giữ chiều rộng cột đều đặn trong toàn bộ bảng tính.

Hãy xem hình ảnh dưới đây để rõ hơn về tính năng này:

ngat-dong-trong-excel
ngat-dong-trong-excel

Cách bật ngắt dòng tự động trong Excel

Để nội dung trong các ô được hiển thị trên nhiều dòng, chọn ô hoặc các ô muốn áp dụng rồi kích hoạt chức năng ngắt dòng tự động bằng cách:
Cách 1: Truy cập vào tab Trang Chủ > Canh lề, sau đó bấm vào nút Wrap Text.

tu-dong-ngat-dong-trong-excel-1
tu-dong-ngat-dong-trong-excel-1

Cách 2:Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở cửa sổ Format Cells (hoặc chuột phải vào ô đã chọn và chọn Format Cells), chọn tab Canh lề, tích chọn vào Wrap Text và nhấn OK.

tu-dong-ngat-dong-trong-excel-2
tu-dong-ngat-dong-trong-excel-2

Kỹ thuật thứ hai yêu cầu nhiều thao tác click chuột hơn nhưng lại hiệu quả hơn khi bạn cần chỉnh sửa nhiều kiểu ô cùng một lúc, và ngắt dòng chỉ là một trong số đó.
Chú ý: Cho dù bạn chọn phương pháp nào đi chăng nữa, nội dung trong ô được chọn vẫn sẽ phụ thuộc vào chiều rộng của cột. Bất kỳ sự biến đổi nào về chiều rộng cột đều làm cho việc ngắt dòng tự động thay đổi. Hình ảnh dưới đây minh họa kết quả của sự biến đổi đó:

Excel-wrap-text
Excel-wrap-text

Cách gỡ bỏ tùy chọn ngắt dòng trong Excel

Các bạn chắc hẳn cũng hiểu rằng phương pháp trên có thể áp dụng để loại bỏ tùy chọn ngắt dòng.
Phương pháp nhanh nhất là chọn lựa một hoặc nhiều ô, sau đó nhấn vào nút Wrap Text (tìm ở mục Trang chủ > Nhóm Alignment) để hủy chức năng ngắt dòng.

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells và bỏ tích chọn tại ô Wrap text trong thẻ Alignment.

Thực hiện ngắt dòng một cách thủ công

Khi bạn mong muốn ngắt dòng tại một điểm cụ thể thay vì để wrap text xác định tự động, bạn có thể áp dụng cách sau:
Hãy chọn ô chứa phần văn bản cần ngắt, rồi nhấn F2 hoặc double-click vào ô, hoặc click vào thanh công thức.
Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn chèn ngắt dòng và nhấn Alt+Enter (giữ phím Alt và nhấn Enter).
Điều quan trọng cần nhớ là khi bạn thực hiện ngắt dòng thủ công, Wrap Text sẽ tự kích hoạt. Tuy nhiên, ngắt dòng thủ công sẽ không thay đổi khi bạn điều chỉnh chiều rộng cột. Nếu bạn bỏ chọn ngắt dòng, văn bản sẽ trở lại trạng thái một dòng trong ô nhưng vị trí ngắt dòng vẫn có thể thấy trong thanh công thức. Hãy xem hình chụp màn hình dưới đây (một dòng được ngắt sau từ “owl”):

ngat-dong-theo-cach-thu-cong
ngat-dong-theo-cach-thu-cong

Sự cố với tính năng Excel wrap text khi không hoạt động

Wrap Text là một tính năng được dùng phổ biến trong Excel, với thiết kế đơn giản và ít khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng. Nếu gặp trường hợp không hoạt động như ý muốn, hãy thử kiểm tra lại một vài nguyên nhân sau đây:

  1. Chỉnh sửa chiều cao của hàng
    Nếu bạn nhận thấy chức năng ngắt dòng không hoạt động trên toàn bộ ô, có khả năng là chiều cao hàng đã được cố định sẵn. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách chọn ô có vấn đề, vào tab Trang chủ > Cells group, và chọn Format > AutoFit Row Height:
    dieu-chinh-chieu-cao-hang
điều-chỉnh-chiều-cao-hàng
  • Hợp nhất các ô:
    Khi các ô được hợp nhất lại với nhau, tính năng wrap text trong Excel sẽ không hoạt động. Do đó, bạn cần cân nhắc xem tính năng nào cần được ưu tiên trong bảng tính cụ thể của bạn. Nếu bạn chọn giữ lại tính năng hợp nhất ô, thì có thể cần phải mở rộng cột để hiển thị đầy đủ văn bản. Trái lại, nếu muốn áp dụng wrap text, bạn cần hủy bỏ tính năng hợp nhất ô bằng cách click vào Merge & Center trong tab Trang chủ dưới mục Alignment.

    Lỗi-wrap-text-không-hoạt-dộng
    Lỗi-wrap-text-không-hoạt-dộng
  • Kích thước ô phù hợp để hiển thị dữ liệu
    Khi bạn cố gắng wrap text trong một ô đã có kích thước đủ rộng để hiện thị tất cả nội dung, bạn sẽ không thấy thay đổi gì, kể cả sau khi đã điều chỉnh kích thước của ô để cho nhỏ hơn. Trong tình huống này để wrap text hoạt động, bạn nên tắt và mở lại chức năng Excel Wrap Text.
  • Đây là các phương pháp sử dụng tính năng wrap text trong Excel giúp cho văn bản dài được hiển thị trên nhiều dòng mà không bị cắt ngang. Xin cám ơn sự chú ý của các bạn đối với bài viết này.

    ———

    Để sử dụng Excel hiệu quả trong công việc, chúng ta cần có kiến thức vững chắc không chỉ về các hàm số mà còn về cách thức sử dụng các công cụ của Excel. Một số hàm số nâng cao cần nắm vững như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Còn về công cụ thì cần thường xuyên sử dụng Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

    Bạn có thể học tất cả những kỹ năng này trong các khóa học.

    Trương Thành Tài

      [submission_id id-lien-he]

      0
        0
        Đơn hàng
        Đơn hàng trốngQuay lại Shop