Hướng dẫn cách làm số định dạng phần trăm trong Excel

Bài viết dưới đây, do Học Excel nâng cao biên soạn, sẽ hướng dẫn bạn cách để định dạng số dưới hình thức tỷ lệ phần trăm trong Excel, biến đổi giá trị hiện tại thành tỷ lệ phần trăm, và cách hiển thị tỷ lệ phần trăm trong các ô không chứa dữ liệu.

Để hiển thị giá trị như tỷ lệ phần trăm trong Microsoft Excel rất dễ dàng. Bạn chỉ cần chọn ô hoặc các ô cần thiết, rồi kích nút Percent Style nằm ở nhóm Number thuộc tab Home:

Phương pháp nhanh chóng khác đó là dùng phím tắt Ctrl + Shift + % và Excel sẽ nhắc nhở bạn mỗi lần con trỏ chuột chạm vào Percent Style.

Chuyển đổi giá trị hiện tại sang tỷ lệ phần trăm:

Khi bạn thiết lập Percentage cho các ô chứa con số sẵn, Excel tự động nhân chúng lên 100 và thêm biểu tượng (%) vào cuối. Tuy nhiên, đôi khi điều này không cho kết quả như ý. Chẳng hạn, nếu ô A1 có số 20 và bạn đặt định dạng phần trăm, bạn sẽ nhìn thấy 2000% chứ không phải 20% như bạn mong muốn.

Giải pháp cho vấn đề này:

  • Hãy tính tỷ lệ phần trăm trước, sau đó mới áp dụng định dạng phần trăm. Giả sử giá trị gốc nằm ở cột A, bạn có thể nhập vào ô B2 công thức = A2 / 100 và sao chép cho toàn bộ cột B. Bấm chọn cột B và kích Percent Style. Bạn sẽ thấy kết quả như sau:

Sau đấy, chỉ việc chép giá trị từ cột B sang cột A và xóa đi nếu không còn cần đến.

  • Nếu chỉ muốn áp dụng định dạng phần trăm cho một vài con số, thì bạn có thể nhập số đó dưới dạng thập phân vào ô. Ví dụ, nếu muốn 28% trong ô A2, chỉ việc nhập 0.28 và áp dụng định dạng phần trăm.

Áp dụng định dạng phần trăm với ô không có giá trị:

Khi bạn nhập số vào ô không có giá trị nhưng đã định dạng phần trăm:

  • Số bất kỳ từ 1 trở lên sẽ được chuyển đổi thành phần trăm mặc định. Ví dụ, nhập 2 sẽ được hiểu là 2%, số 20 là 20%, còn 2.1 là 2,1%.
  • Đối với số nhỏ hơn 1 và không có số “0” trước dấu phẩy thập phân sẽ được tự nhân lên 100. Nếu nhập .2 vào ô đã định dạng phần trăm, bạn sẽ nhận 20%. Nhưng nếu gõ 0.2 thì sẽ được 0,2%.

Cách biểu diễn tỷ lệ phần trăm theo ý thích:

Nếu bạn nhập 20% vào một ô (ký hiệu phần trăm đi kèm), Excel sẽ tự động nhận diện bạn đang nhập vào số tỷ lệ phần trăm và tiến hành định dạng cho bạn.

Thông tin quan trọng cần lưu ý!

Khi sử dụng định dạng phần trăm trong Excel, bạn cần nhớ rằng định dạng này chỉ là cách thể hiện cho giá trị thực sự được bảo quản trong ô dưới dạng số thập phân. Mọi giá trị cơ bản đều lưu giữ như là số thập phân, tức 20% sẽ lưu là 0.2, 2% là 0.02, 0.2% chính là 0.002, và cứ thế. Trong các phép toán, Excel sẽ tính toán dựa trên số thập phân này. Điều này cần được nhớ khi bạn sử dụng các ô trong công thức tính.

Để xem giá trị thực sự đằng sau định dạng phần trăm, bạn click chuột phải vào ô, chọn Format Cells (hoặc nhấn Ctrl + 1) và quan sát mẫu số trong hộp Sample của mục lục General trong tab Number.

Bí kíp hiển thị tỷ lệ phần trăm trên Excel

Cách để hiển thị số thập phân:

Khi bạn áp dụng định dạng phần trăm cho các số liệu trong Excel 2010 và 2013, số liệu hiện ra thường được làm tròn và không hiện các chữ số thập phân, có thể khiến cho việc hiểu số liệu trở nên khó khăn hơn. Lấy làm ví dụ, nếu bạn điền 0.2 vào một ô đã được định dạng phần trăm, Excel 2013 sẽ hiển thị là 0% dù thực tế là 0,2%.

Để khắc phục và hiển thị chính xác giá trị phần trăm chưa làm tròn, bạn chỉ việc tăng số lượng các chữ số thập phân hiển thị ra. Bạn có thể làm điều này bằng cách mở Format Cells hoặc bấm phím tắt Ctrl + 1, hoặc click chuột phải vào ô muốn định dạng và chọn Format Cells… Sau đó, chọn định dạng Percentage và tùy chỉnh số chữ số thập phân ở mục Decimal places.

Bấm vào nút OK để lưu lại cài đặt vừa thực hiện.

Tùy chọn định dạng cho các số phần trăm âm:

Nếu bạn cần thiết lập cách hiển thị đặc biệt cho các số phần trăm có giá trị âm, chẳng hạn hiển thị bằng màu đỏ, bạn có thể tạo một định dạng số theo ý muốn của mình. Mở lại cửa sổ Format Cells, chuyển đến tab Number>Custom và nhập vào một trong số các định dạng sau đây vào ô Type:

  • 00%;[Red] -0,00% – Phần trăm âm được hiển thị màu đỏ với hai chữ số thập phân.
  • 0%;[Red] -0% – Phần trăm âm hiển thị màu đỏ mà không kèm theo chữ số thập phân nào.

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tìm đọc bài viết Display numbers as percentages của Microsoft.

Sử dụng Conditional formatting để định dạng phần trăm âm trong Excel:

So với cách làm trước, Conditional formatting mang đến tính năng linh hoạt hơn khi cho phép hiển thị nhiều kiểu số phần trăm âm, như minh họa cho sự suy giảm.

Để áp dụng định dạng có điều kiện cho các số âm, bạn sẽ chọn Conditional formatting>Highlight cells rules>Less than và nhập 0 vào ô “Format cells that are LESS THAN”:

Chọn sau đó một tùy chọn định dạng từ danh sách bên phải, hoặc nhấp vào Custom Format… ở cuối danh sách để tạo định dạng cá nhân.

Nguồn: Ablebits, biên soạn lại bởi Siêu Marketing.

Xem thêm:

Khám phá cách định dạng data dùng Custom Format

Hướng dẫn hai phương pháp tự động hóa việc định dạng dữ liệu theo biểu tượng trong Excel

Học cách thiết lập, điều chỉnh và áp dụng Cell Styles cho các bài kiểm tra MOS Excel

Để vận dụng thuần thục Excel trong công việc, ta cần nắm vững không chỉ các hàm tính như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… mà còn cả các công cụ hữu ích khác như Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Các bạn có thể tiếp cận tất cả các kiến thức trên qua khóa học đào tạo.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop