Hướng dẫn bước đầu về cách tạo biểu đồ thác nước để theo dõi chênh lệch chi phí trong Excel 2016

Khi nói tới việc điều hành dự án, việc quản lý các khoản chênh lệch như sự khác biệt giữa dự toán và thực tế hay ngân sách trước và sau từng giai đoạn là rất cần thiết. Một cách hiệu quả để trình bày những điều này chính là sử dụng biểu đồ thác nước (waterfall chart), giúp người quản lý có cái nhìn rõ ràng về các chênh lệch và vấn đề phát sinh. Trong bài viết dưới đây do Siêu Marketing biên soạn, chúng tôi xin chỉ dẫn cách xây dựng biểu đồ thác nước để theo dõi chênh lệch chi phí dự án một cách đơn giản nhất, áp dụng cho bản Excel từ năm 2016 trở đi.

Để minh họa, Siêu Marketing sử dụng bảng tiến độ của dự án X do nhóm sinh viên Y triển khai liên quan đến hoạt động tình nguyện Z như ví dụ. Nhấn vào đây để tải xuống tập tin chứa dữ liệu mẫu.

Quản lý chi phí âm thông qua biểu đồ thác nước

Trước tiên, để xử lý chi phí âm, cần chuyển tất cả các giá trị về âm. Làm điều này bằng cách nhân giá trị trong cột giảm với -1.

Kết quả nhận được:

Sau đây là các bước để tạo biểu đồ thác nước:

Bước 1: Mở thẻ Insert

Bước 2: Tìm đến mục Charts và chọn loại biểu đồ Waterfall

Sau khi khung biểu đồ xuất hiện, chúng ta thêm dữ liệu bằng cách chọn Select Data từ thẻ Design.

Chart Data Range: Phần chứa dữ liệu.

Horizontal (Category) Axis Labels: Phần chứa nhãn của trục hoành tương ứng với dữ liệu.

Legend Entries (Series): Nơi chứa thông tin về các seri dữ liệu trên biểu đồ thác nước.

Đầu tiên, bắt đầu thêm Legend Entries bằng cách chọn Add.

  • Series name: Tên của seri dữ liệu. Nếu không có, có thể không cần điền.
  • Series value: Lựa chọn phạm vi dữ liệu cần theo dõi, ở đây là cột Giảm.

Tiếp theo chọn Horizontal Axis Labels và chọn vào cột cần biểu diễn trên trục hoành, cụ thể là cột Giao dịch. Nhấn OK sau đó.

Hoàn tất quá trình, bạn sẽ thấy phần Chart Data Range đã được cập nhật tự động. Nhấn OK một lần nữa để kết thúc. Biểu đồ theo dõi chi phí âm giờ đã sẵn sàng. Hãy dùng tính năng Move Chart để dời biểu đồ ra một trang tính riêng, thuận tiện cho việc theo dõi.

Kết quả cuối cùng:

 

Quy trình tạo biểu đồ thác nước theo dõi chi phí tích cực

Việc xây dựng biểu đồ thác nước kiểm soát chi phí tích cực cũng được thực hiện theo cách tương tự như khi tạo biểu đồ cho chi phí có giá trị tiêu cực.

Biểu đồ sau khi hoàn tất sẽ ra như thế này:

 

 

Ghép nối hai loại biểu đồ thác nước để theo dõi biến động chi phí dự án

Để có cái nhìn toàn diện hơn, chúng ta sẽ kết hợp dữ liệu vào một biểu đồ duy nhất. Lúc đầu, chúng ta cần chỉnh sửa bảng dữ liệu như sau: thay vì ghi chép số dư sau mỗi hạng mục, chúng ta sẽ ghi rõ sự thay đổi sau mỗi lần giao dịch. Điều này cụ thể như sau:

Gom các biến động vào một cột, chỉ hiện thị giá trị đầu và cuối

Tiếp theo, chúng ta tiến hành lập bảng theo các bước đã nêu ở trên. Biểu đồ cuối cùng sẽ như sau:

Tuy nhiên, biểu đồ hiện tại chưa có khả năng thể hiện mối liên kết đầy đủ từ đầu đến cuối của các số liệu. Chúng ta cần tạo điểm đầu và cuối với một dạng biểu đạt khác nhằm phản ánh tổng số (Total).

Chúng ta sẽ thực hiện thao tác Định dạng Khu vực Biểu đồ (Format Chart Area). Để làm việc này, đối tượng cần chỉnh sửa là Dãy Dữ liệu (Data Series).

Các phương pháp có thể sử dụng bao gồm:

Cách 1: Nhấn đúp vào cột muốn định dạng

Cách 2: Sử dụng thẻ Format trên thanh công cụ, chọn phần nhóm Current Selection, chọn phần muốn chỉnh sửa và nhấn Format Selection, sau đó chọn Data Options và chọn cột cần thiết chỉnh.

Chọn tùy chọn Set as total cho hai cột ở đầu và cuối.

Sau khi thay đổi tiêu đề, ta có biểu đồ kết quả:

 

Một lời khuyên là bạn không nên thay đổi màu của các cột vì Excel hiện đang có hạn chế về phần này. Việc thay đổi màu có thể gây ra những sai sót trong các ghi chú.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết về biểu đồ dạng thác nước – waterfall chart tại Siêu Marketing:

  • Cách tạo biểu đồ waterfall
  • Giới thiệu chung về biểu đồ waterfall
  • Thông tin về biểu đồ thác nước không có trong các bài viết trước

Giờ đây, chúng ta đã hoàn thành việc thiết lập biểu đồ đơn giản để theo dõi sự biến động cũng như quản lý chênh lệch chi phí dự án. Ngoài ra, các bạn có thể khám phá thêm nhiều loại biểu đồ khác tại liên kết sau:

  • Vẽ biểu đồ cột cho giá trị âm và dương
  • Biểu đồ Gantt
  • Làm nổi bật cột trong bar chart
  • Tổng hợp các tìm kiếm liên quan đến từ khóa chart (biểu đồ)

Chúc các bạn học tập hiệu quả!

 

 

 

 

 

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop