Hướng dẫn biến đổi từ định dạng ngày tháng sang dạng văn bản trong Excel qua hàm TEXT mà không dùng đến công thức

Bài viết dưới đây của Blog học excel nhanh chóng qua mạng sẽ chỉ bạn cách thức để biến đổi định dạng ngày tháng sang văn bản dùng hàm text mà không cần công thức.

Ứng dụng hàm TEXT trong việc đổi định dạng ngày tháng sang văn bản

Hàm TEXT là công cụ được tạo ra nhằm mục đích chuyển đổi số thành chuỗi. Cú pháp của hàm TEXT như sau:

=TEXT(giá_trị, định_dạng_văn_bản)

Ở đây:

  • Giá_trị là số mà bạn muốn chuyển định dạng. Đó có thể là một số chính, công thức có kết quả là số, hoặc ô trong bảng tính chứa số.
  • Định_dạng_văn_bản là cách bạn muốn hiển thị văn bản text, và khi là chuỗi thì nó sẽ nằm trong dấu ngoặc kép.

Chẳng hạn, để chuyển ngày trong ô A1 sang chuỗi theo định dạng ngày của Mỹ (MM/DD/YYYY), bạn có thể dùng:

=TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”)

Dùng hàm TEXT trong Excel để chuyển đổi ngày sang chuỗi văn bản

Bạn sẽ nhận ra rằng, khi chuyển đổi bằng hàm TEXT, văn bản sẽ được căn lề trái, đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy đang là định dạng văn bản text. Ngoài việc căn lề trong ô, có một số đặc tính khác giúp nhận biết giữa định dạng datetext trong Excel.

Ví dụ 1. Cách đổi ngày tháng sang nhiều kiểu văn bản khác nhau.

Kể cả khi định dạng date là số, hàm TEXT vẫn có thể dễ dàng chuyển chúng thành chuỗi text. Phần khó khăn nhất là việc chọn lựa định dạng ngày tháng sao cho phần hiển thị là hợp lý.

Excel của Microsoft có thể nhận biết các mã ngày sau:

Tháng:

  • m – biểu diễn tháng mà không cần số “0” ở trước, như 1-12
  • mm – tháng có số “0” ở đầu, như 01-12
  • mmm – tên viết tắt của tháng, ví dụ T1-T12
  • mmmm – tên đầy đủ của tháng, ví dụ Tháng một – Tháng mười hai
  • mmmmm – chỉ chữ cái đầu của tháng, ví dụ B (tượng trưng cho Tháng Bảy hoặc Tháng Ba)

Ngày:

  • d – số thể hiện ngày không kèm số “0” phía trước
  • dd – số ngày có số “0” ở đầu
  • ddd – ngày trong tuần dạng rút gọn, ví dụ CN
  • dddd – ngày trong tuần đầy đủ, như Chủ Nhật

Năm:

  • yy – hai chữ số biểu thị năm, chẳng hạn 97
  • yyyy – bốn chữ số biểu thị năm, như 1997

Bạn có thể phân biệt các phần của ngày bằng ký hiệu tách như dấu gạch (-), dấu phẩy (,) hoặc dấu hai chấm (:). Dưới đây là vài ví dụ:

  • mm/dd/yyyy – định dạng ngày kiểu Mỹ, như 05/11/1997
  • dd/mm/yyyy – định dạng ngày theo chuẩn quốc tế, chẳng hạn 11/05/1997
  • dd-mmm-yyyy – giúp tránh nhầm lẫn, hiển thị như 11-May-97
  • dddd, mmmm d, yyyy – ngày hoàn chỉnh với thứ, ví dụ Thứ năm ngày 11 tháng 5 năm 1997

Ví dụ, nếu bạn muốn chuyển cột ngày tháng từ định dạng Mỹ sang file .csv cho đối tác ở Anh, bạn có thể đổi định dạng bằng:

=TEXT(A1,”dd/mm/yyyy”)

Một số ví dụ về công thức và cách hiển thị kết quả được đưa ra:

Biểu đồ chuyển ngày sang định dạng văn bản trong Excel qua hàm TEXT

Ví dụ 2: Phương pháp đổi thời gian thành chuỗi văn bản

Nếu bạn muốn hiển thị thời gian dưới dạng cả ngày lẫn giờ, bạnNếu bạn muốn chuyển các giá trị thời gian sang dạng văn bản, cần phải nhập mã thời gian vào biến format_text của hàm TEXT.

Giờ:

  • h – giờ không bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 0 đến 23
  • hh – giờ bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 00 đến 23

Phút:

  • m – phút không bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 0 đến 59
  • mm – phút bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 00 đến 59

Giây:

  • s – giây không bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 0 đến 59
  • ss – giây bắt đầu bằng số “0”, ví dụ từ 00 đến 59

Thời điểm trong ngày:

  • AM/PM – chuyển đổi sang AM hoặc PM
  • Nếu không chỉ định, mặc định sẽ là định dạng 24 giờ.

Bạn cần lưu ý khi mã m có thể đại diện cho cả tháng và phút. Để phân biệt, chỉ cần đặt “m” sau mã h (giờ) hoặc trước mã s (giây), Excel sẽ hiểu rằng bạn đang nói về phút.

Trong hàm TEXT, bạn có thể kết hợp cả mã ngày và thời gian trong biến format_text, chẳng hạn:

=TEXT(A2,”dd/mm/yyyy hh:mm”)

Nếu chỉ muốn hiển thị thời điểm trong ngày theo định dạng nhất định, nhập mã như sau:

=TEXT(A2,”h:mm AM/PM”)

Kết quả sẽ được hiển thị như hình sau:

Ví dụ 3. Chuyển ngày hiện tại thành văn bản định dạng text

Để chuyển ngày hiện tại về dạng văn bản, sử dụng hàm TEXT phối hợp với hàm TODAY, ví dụ:

=TEXT(TODAY(), “dd-mmm-yyyy”)

Ví dụ 4. Dùng hàm TEXT để chuyển từ text sang date:

Dù chủ yếu hàm TEXT chuyển định dạng number thành text, nhưng nó cũng có thể thực hiện ngược lại. Bạn chỉ cần thêm hai dấu gạch nối (–) vào công thức của TEXT.

Ví dụ: để chuyển một chuỗi ký tự tại ô A1 sang dạng date, áp dụng công thức =–TEXT(A1,”mm/dd/yy”), sau đó thiết lập định dạng ngày cho ô đó.

Một công thức TEXT để chuyển đổi text thành date

Chuyển đổi ngày sang văn bản với Text to Columns:

Hàm TEXT trong Excel hỗ trợ bạn chuyển đổi ngày sang dạng văn bản. Tuy nhiên, nếu bạn ít khi sử dụng các hàm của Excel, bạn có thể ưu tiên sử dụng phương pháp này hơn.

Lưu ý rằng trình thuật sĩ Text to Columns luôn chuyển đổi ngày theo định dạng đã được thiết lập, không phụ thuộc vào cách hiển thị nguyên thủy của ngày trong bảng tính của bạn.

Để biết thêm: Cách chuyển đổi từ text sang date sử dụng Text to columns/ fixed width

Nếu bạn muốn khác biệt so với định dạng ngày mặc định, bạn có thể chuyển đổi ngày sang chuỗi văn bản theo định dạng mà bạn chọn.

Nếu bạn không quan tâm đến định dạng mặc định, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn tất cả các ngày bạn muốn đổi thành văn bản trong bảng tính Excel.

2. Truy cập tab Data, tìm đến nhóm Data Tools và chọn Text to Columns.

Chuyển tab sang Data và nhấn vào nút Text to Columns.

3. Chúng ta chọn tùy chọn Delimited và sau đó nhấn vào Next trong bước đầu tiên của quy trình.

Trong bước thứ nhất của trình tự, hãy lựa chọn Delimited và tiếp tục bấm Next.

4. Bước thứ hai, hãy bỏ chọn tất cả các lựa chọn delimiter và tiếp tục nhấn Next.

Ở bước 2 của trình tự, hủy tất cả các lựa chọn delimiter và chọn Next.

5. Trong bước cuối, hãy chọn Text trong phần Column data format và sau đó nhấn Finish.

Mẹo: Để kết quả không ghi đè lên dữ liệu ban đầu, bạn nên chỉ định vị trí Destination tại ô đầu của cột mới.

Chuyển đổi ngày thành dạng chuỗi văn bản với trình Convert Text to Columns Wizard

Quá trình thật đơn giản, phải không nào? Hình ảnh dưới đây thể hiện kết quả là dữ liệu ngày tháng đã được chuyển đổi sang chuỗi ký tự với định dạng ngày tháng ngắn được thiết lập trong Windows Regional Settings, trường hợp cụ thể là “mm/dd/yyyy”:

Các ngày được chuyển thành chuỗi ký tự với định dạng ngày tháng mặc định

Phương pháp đổi ngày trong Excel sang chuỗi bằng phím tắt:

Bạn có thể chuyển ngày tháng trong Excel sang chuỗi ký tự nhanh chóng mà không cần dùng đến hàm, thay vào đó hãy sử dụng Notepad hoặc phần mềm chỉnh sửa văn bản tương tự. Điểm khác biệt so với Text to Columns là bạn có thể chuyển đổi ngày tháng trong Excel sang định dạng văn bản mà bạn mong muốn.

1. Hãy định dạng ngày tháng trong Excel theo định dạng mong muốn trước khi chuyển chúng thành văn bản.

2. Lựa chọn toàn bộ dữ liệu ngày tháng cần chuyển đổi và nhấn Ctrl+C để sao chép chúng.

3. Mở Notepad hoặc bất kỳ trình chỉnh sửa văn bản khác, dán nội dung vừa sao chép vào.

4. Notepad sẽ tự động đổi ngày tháng thành định dạng văn bản. Bấm Ctrl+A để chọn tất cả nội dung, và sau đó nhấn Ctrl+C để sao lại.

5. Quay lại Microsoft Excel, chọn cột mà bạn muốn chèn dữ liệu văn bản đã định dạng Text. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells rồi chọn Text từ tab Number.

6. Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn chèn chuỗi và nhấn Ctrl+V để dán nội dung đã sao chép.

Kết quả sẽ được hiển thị như trong hình dưới đây, với cột B chứa ngày tháng ban đầu và cột D chứa dữ liệu văn bản. Lưu ý rằng chuỗi văn bản được chuyển đổi giữ nguyên theo bản gốc, ngoại trừ việc được căn lề trái như mặc định của mọi văn bản trong Excel.

Nguồn: Ablebits, được dịch và chỉnh sửa bởi Siêu Marketing

Bạn cũng có thể nâng cao kiến thức Excel của mình bằng việc tham gia khóa học SM90 – Excel cơ bản đến nâng cao dành cho người đi làm của Siêu Marketing. Trong khóa học này, bạn sẽ được học về các hàm và công cụ của Excel một cách đầy đủ và hệ thống, cũng như cách ứng dụng chúng vào công việc. Siêu Marketing đang có nhiều khuyến mãi hấp dẫn cho khóa học này, xem chi tiết tại:

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop