Hướng dẫn bí quyết tạo mẫu Sổ cái trên Excel cực kỳ đơn giản

“Làm sao để tạo một sổ cái từ một trang Excel mới?” là câu hỏi khiến không ít người học kế toán kinh ngạc vì không biết trả lời. Gần đây, rất nhiều người cũng đã gửi câu hỏi về việc thiết kế một mẫu sổ cái trong Excel tới Blog Siêu Marketing. Chính vì vậy, sieumarketing.com sẽ chỉ dẫn chi tiết cho bạn cách để tạo ra một mẫu sổ cái bằng Excel ngay qua bài viết này:

Bước 1: Lập danh mục các tài khoản của Sổ cái

Tìm hiểu và tiến hành lọc các tài khoản tổng hợp trong danh sách TKKT như đã học ở bài này.

Bước 2: Xác định các phần tử cấu thành Sổ cái:

Những phần tử chủ yếu bao gồm:

  • Thông tin của doanh nghiệp: bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế… để biết sổ cái này thuộc về doanh nghiệp nào khi tiến hành in.
  • Mẫu sổ cái: sổ được lập tuân thủ theo thông tư, quyết định hoặc mẫu mã nào đã quy định.
  • Tên của sổ: Nhằm xác nhận đó là Sổ cái chứ không phải loại sổ khác.
  • Thông tin chi tiết của tài khoản: Mỗi cuốn sổ sẽ ghi chép lại thông tin cho một tài khoản cá biệt để phân biệt so với những sổ cái của những tài khoản khác.
  • Khoảng thời gian ghi chép: Phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, chúng ta có thể theo dõi sổ cái theo các khoảng thời gian khác nhau.
  • Tên của mỗi cột: Mỗi cột cần có tiêu đề để xác định nội dung cột đó đang thể hiện thông tin gì.
  • Số dư đầu kỳ: Một hàng để khẳng định số dư ban đầu của tài khoản.
  • Ghi chép phát sinh trong kỳ: Ghi lại tổng cảm ơn nội dung phát sinh theo từng hàng trong sổ cái.
  • Tổng cộng phát sinh trong kỳ: Một hàng tổng hợp tất cả dữ liệu phát sinh trong kỳ.
  • Số dư cuối kỳ: Dòng cuối cùng dùng để tổng hợp số dư cuối kỳ cho tài khoản.
  • Những người có trách nhiệm liên quan cần ký tên, xác nhận thông tin trong sổ.

Sau khi đã xác định những thành phần trên, bước tiếp theo là thực hiện các chi tiết cụ thể như sau:

Bước 3: Thiết kế chi tiết

Thông tin Doanh nghiệp: được đặt trong một TextBox

Mẫu sổ: cũng sử dụng một TextBox khác

Để tạo TextBox, bạn chọn tab Insert rồi tiếp tục chọn Text Box

Vẽ và nhập thông tin vào hai TextBox như sau:

Có thể định dạng các phần trong TextBox bằng cách tô đen và chọn định dạng mong muốn trong tab Home.

Để loại bỏ viền và màu nền của TextBox, click chuột phải vào TextBox, chọn Size and properties, trong mục Format Shape hãy thiết lập như sau:

  • Fill: No Fill (không màu nền)
  • Line: No Line (không viền)

* Ưu điểm của TextBox là nó có thể chuyển đến bất cứ đâu trên sheet, không bị phụ thuộc vào hàng hoặc cột => Có khả năng dễ dàng sắp xếp và thiết kế đẹp mắt, phù hợp với khung sổ khi cần in ra.

Các bộ phận tiếp theo:

  • Tên sổ: Chính là Sổ cái.
  • Tài khoản: Có khả năng lựa chọn tài khoản từ danh sách.
  • Thời gian: Có thể nhập thời gian theo nhu cầu.

Những thông tin này sẽ đặt ở phía dưới thông tin doanh nghiệp và nên đặt ở vị trí trung tâm để dễ quan sát.

Có thể tạo một vùng chứa thông tin Số tài khoản và ngày ghi chép nằm ở ngoài.

Sau khi in vùng sổ cái, chúng ta sẽ xây dựng công thức nhằm trích xuất thông tin tương ứng với số tài khoản và làm cho mẫu sổ cái trở nên rõ ràng, thuận tiện trong quá trình theo dõi.

Tiêu đề của các cột: Sổ cái thường chứa các thông tin chủ yếu sau:

  • Ngày tháng ghi vào sổ
  • Chi tiết liên quan đến chứng từ bao gồm số hiệu và ngày tháng phát hành
  • Mô tả nội dung của các giao dịch kinh tế phát sinh
  • Tài khoản đối ứng cho từng giao dịch kinh tế trong sổ cái
  • Giá trị phát sinh ở cả hai phía Nợ và Có của tài khoản được ghi vào sổ cái

Sau đó, chúng ta biểu diễn thông tin cho những mục sau đây:

  • Số dư đầu kì và số dư cuối kì: Định dạng cho số phát sinh Nợ, Có theo kiểu Accounting với viền dưới
  • Số phát sinh trong kỳ: Định dạng Accounting nhưng không cần viền dưới

Phần thông tin của người ký sổ cái:

Có thể đặt thông tin này vào các Text Box để thuận lợi cho việc sắp xếp và định dạng, tương tự như đã làm với thông tin doanh nghiệp và mẫu sổ cái.

Mẫu sổ cái sau cùng sẽ được hoàn chỉnh như sau:

Chúng tôi đã hướng dẫn các bạn tạo mẫu sổ cái trên Excel một cách dễ dàng. Mọi thắc mắc vui lòng để lại bình luận ngay dưới bài viết để đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm giải đáp một cách nhanh chóng.

Để nâng cao kỹ năng kế toán tổng hợp trên Excel, các bạn nên thử sức với khóa học Kế toán tổng hợp từ A đến Z từ Siêu Marketing. Bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết làm sao để tạo ra một bảng kế toán tổng hợp từ một file Excel trống, với kiến thức kế toán cùng sự hỗ trợ tận tình từ giảng viên. Xem chi tiết khóa học tại:

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop