Hướng dẫn bí quyết loại bỏ các ô chứa số không và sắp xếp lại dữ liệu về phía trái trong Excel

Khi bạn gặp các số không làm rối mắt trong bảng tính, việc theo dõi dữ liệu trở nên khó khăn. Làm sao để xoá bỏ những ô chứa số không đồng thời dịch chuyển dữ liệu còn lại sang phía trái mà không ảnh hưởng tới vị trí của các ô còn lại? Đây là hướng dẫn từ Siêu Marketing:

Để làm rõ yêu cầu, ta xem xét ví dụ như sau:

Trong bảng mẫu, khu vực từ B2 đến F5 chứa các con số bao gồm cả số 0. Mục tiêu là chúng ta cần loại bỏ những ô này mà không làm thay đổi dữ liệu ở cột G. Khi loại bỏ số 0, các ô dữ liệu còn lại sẽ được dịch chuyển sang bên trái của bảng tính.

Phương pháp loại bỏ các ô chứa số 0 và sắp xếp lại dữ liệu sang trái trong Excel

Xóa số 0 trong ô có giá trị bằng không

Việc thay thế số 0 bằng giá trị trống (theo cách làm chi tiết tại bài: Cách xoá nhanh phần văn bản trước/sau một ký tự cụ thể trong Excel) sẽ gây ra vấn đề khi số 0 cũng xuất hiện trong các số lớn hơn 0 (ví dụ như ô B3 có giá trị 400).

Chính vì vậy, ta cần xem xét giá trị của mỗi ô liệu có phải là 0 hay không.

Bước 1: Đổi ô có giá trị 0 thành một kí tự văn bản bất kì

Áp dụng công thức tại ô B8:

=IF(B2=0,”a”,B2)

Công thức này sẽ đổi giá trị trong ô B2 sang ký tự ‘a’ nếu đó là số 0, và giữ nguyên giá trị nếu khác 0.

Ta đã có thể phân biệt được giữa ô có giá trị bằng 0 và ô có giá trị lớn hơn 0 nhưng chứa chữ số 0. Mở rộng áp dụng công thức cho toàn vùng từ B8 đến F11.

Bước 2: Chuyển đổi kết quả ở khu vực B8:F11 từ công thức sang dạng giá trị (Value).

Thực hiện như sau:

  • Chọn khu vực B8:F11, sau đó sao chép (sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C).
  • Click chuột phải vào ô B8, chọn Paste Special > Value.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa công thức nhưng vẫn giữ kết quả và định dạng trong Excel

Bước 3: Sử dụng chức năng Find & Replace để xóa nội dung

Khai thác công cụ Find & Replace (Ctrl + H). Tiến hành như sau trong cửa sổ:

  • Find what: nhập vào ký tự ‘a’.
  • Replace with: để trống.
  • Nhấn Replace để thay thế từng ‘a’ trong vùng đã chọn B8:F11.

Kết quả sau khi thực hiện là:

* Chú ý:

Cách xoá này sẽ khiến các ô trở nên trống rỗng (blank).

Điều này có điểm tương đồng với:

  • Bước 1: Dùng công thức =IF(B2=0,””,B2)
  • Bước 2: Sao chép và dán giữ nguyên giá trị như bình thường

Tuy nhiên, ở bước 3 kết quả thu được coi là có giá trị ‘rỗng’ không phải ô trống hoàn toàn.

Các giá trị ở cột G được gác lại trong quá trình xử lý, chỉ xem xét đối với các ô cần chỉnh sửa.

Di dời các ô có giá trị về phía bên trái và gỡ bỏ ô không có dữ liệu

Bước 1: Tiến hành chọn lựa tất cả ô không chứa thông tin nào nằm trong phạm vi từ B8 đến F11.

Cách chọn như sau:

  • Bắt đầu bằng việc chọn khu vực B8:F11, sau đó ấn vào phím F5 để hiển thị cửa sổ Go to…

  • Khi cửa sổ Go to… xuất hiện, chọn vào lựa chọn Special
  • Trong cửa sổ Go to Special, hãy lựa chọn Blanks để chỉ chọn các ô trống

Bước 2: Thực hiện loại bỏ những ô không có giá trị đã chọn và dịch chuyển dữ liệu tới phía bên trái

Kích chuột phải lên ô nào đó đang được chọn, và tìm đến tùy chọn Delete

Sau khi mở cửa sổ Delete, chọn Shift cells left và sau đó nhấp OK

Kết quả đạt được sẽ như hình sau:

Làm việc cuối cùng, chúng ta cần sao chép dữ liệu trong bảng kết quả từ vùng B8:F11 đặt lên vùng B2:F5 (hay cũng có thể sao chép kết quả ở cột G từ G2:G5 xuống G8:G11)

Qua đó, bảng dữ liệu mới được tạo ra phản ánh đúng theo yêu cầu ban đầu đã được thiết lập.

Qua trường hợp này, ta có thể thấy rằng ngay cả với yêu cầu dường như đơn giản nhưng khi tiến hành lại đi qua không ít bước. Có những cách thực hiện tương tự, có thể mang lại kết quả gần giống nhưng lại không chính xác theo đúng nhu cầu cần đạt. Do đó, khi làm việc với Excel, mọi người nên hình thành một tư duy toàn diện và chuẩn bị đầy đủ các bước trước khi bắt đầu thực hiện để tránh nhầm lẫn hay đi sai hướng.

Tìm hiểu thêm các bài viết liên quan:

Hướng dẫn cách xoá định dạng trong Excel

Giải đáp cách loại bỏ nội dung bất kỳ trong danh sách bảng Excel bằng VBA

Cách thức xác nhận thông tin trước khi xóa dữ liệu bằng VBA

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop