Hướng dẫn bảo quản dữ liệu email Outlook an toàn (sao chép tập tin .pst)

Khi bạn dùng Microsoft Outlook cho đa số giao tiếp qua email thì không cần quá lo ngại về việc quản lý lưu trữ, nhập liệu hay xuất dữ liệu.

Tuy nhiên, dữ liệu Outlook như email, lịch, danh bạ, các công việc cùng ghi chú được giữ tại file Outlook .pst, mặt khác cũng có những dữ liệu và cấu hình khác được lưu trong tập tin riêng không liên quan đến .pst. Vì thế, để chuyển dữ liệu Outlook từ máy cũ sang máy mới, mỗi việc sao chép file .pst là chưa đủ.

Xuất bản sẽ giúp bạn hiểu rõ về cách thức sao chép toàn bộ thư trong Outlook và các phần khác bằng cách tự động hoặc thực hiện thủ công, cũng như phương pháp hiệu quả nhất cho từng tình huống cụ thể.

Cách sao chép dữ liệu email Outlook thông qua việc xuất file

Nhiều tình huống có thể khiến bạn muốn bảo toàn thư Outlook – chẳng hạn như khi bạn mua máy mới hay muốn lấy lại dữ liệu Outlook từ hỏng hóc kỹ thuật. Trong tình huống thứ hai, việc sao lưu dữ liệu Outlook có thể giảm bớt thiệt hại nhiều, do đó, biện pháp sao lưu thư Outlook sẽ là hành động thông minh, đặc biệt quan trọng với những ai sử dụng email cho công việc.

Xuất file .pst từ Microsoft Outlook được xem là biện pháp an toàn và đảm bảo nhất để bảo vệ dữ liệu. Nó không chỉ lưu email mà còn sao lưu danh bạ, lịch, công việc và ghi chú.

Phương pháp sao lưu cho Outlook 2013 và Outlook 2016

Bạn có thể sao lưu email trong Outlook 2013 và 2016 bằng cách áp dụng các bước dưới đây.

  1. Hãy mở Outlook, đi tới File > Open & Export > Import/Export. Backing up Outlook 2013 and Outlook 2016 emails
  2. Trong cửa sổ Import and Export Wizard xuất hiện, chọn Export to a file và ngay lập tức nhấn Next. Select Export to a file, and click Next.
  3. Lựa chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next.
    Select Outlook Data File (.pst), and click Next.
  4. Chọn tài khoản email để sao lưu, đảm bảo rằng bạn đã tích vào ô Include subfolders. Điều này sẽ cho phép xuất tất cả nội dung của thư mục, bao gồm Hộp thư đến, Hộp thư đi, Nháp, cùng các thư mục khác như Danh bạ, Lịch, Công việc, Ghi chú và Nhật ký. Hoặc bạn cũng có thể chỉ chọn xuất một thư mục cụ thể như Hộp thư đến. Nếu bạn muốn sao lưu nhiều thư mục thì nên lặp lại quá trình từng thư mục một vì không thể chọn nhiều thư mục cùng lúc. Select the email account that you want to back up.
  5. Cửa sổ tiếp theo sẽ đề xuất lưu bản sao tập tin .pst tại đường dẫn mặc định: C: Users <username> Documents Outlook Files backup .pst. Bạn có thể đồng ý bằng cách bấm Finish, hoặc nếu muốn thay đổi vị trí lưu, bấm vào Browse, tìm nơi muốn lưu và chọn OK. Trong trường hợp bạn sao lưu vào một file .pst sẵn có, hãy chọn lựa cách xử lý các mục trùng lặp. Thông thường, tùy chọn Replace duplicates with items exported sẽ phù hợp trong hầu hết các tình huống. Select the desired option to deal with duplicate items.Lưu ý: Nếu bạn đã từng xuất dữ liệu Outlook trước đâyTrước tiên, chắc chắn bạn đã nhập một tên mới để không xảy ra việc ghi đè lên tệp sao lưu trước đây khi nhấp “OK”.
  6. Trong trường hợp tạo tệp .pst mới, Outlook sẽ gợi ý thiết lập mật khẩu bảo mật cho nếu có nội dung cá nhân. Đặt và xác nhận mật khẩu của bạn, sau đó nhấn “OK” để bảo vệ. Nếu không muốn bảo vệ tệp bằng mật khẩu, để trống cả hai ô và tiếp tục bằng cách chọn “OK”.Bạn có thể đặt mật khẩu cho bản sao lưu Outlook của mình hoặc lưu nó mà không cần mật khẩu.

Khi nhập vào tệp .pst có sẵn mật khẩu, cần phải điền mật khẩu đã đặt từ trước.

Đối với việc xuất vào tệp .pst không mã hóa đã có, Outlook sẽ ngay lập tức tiến hành mà không yêu cầu thông tin mật khẩu.

Hoàn thành! Xin nhớ rằng việc xuất tệp tin .pst dung lượng lớn có thể mất một lượng thời gian nhất định và bạn sẽ thấy thanh tiến trình cho tới khi quá trình sao lưu hoàn tất. Hãy kiên nhẫn nhé

Cách thực hiện sao lưu email trong Outlook 2010

Truy cập tab File, chọn Options > Advanced > Export khi tiến hành sao lưu trong Outlook 2010:

Quá trình sao lưu email trong Outlook 2010

Hộp thoại Import and Export sẽ hiện lên, và bạn thực hiện tiếp các bước tương tự từ bước 2 đến 6 như đã chỉ dẫn ở phần trên.

Quy trình sao lưu dữ liệu email đối với Outlook 2007

Với Outlook 2007 để sao lưu email và các dữ liệu khác, nhấn vào menu File và chọn Import and Export…

Quy trình sao lưu email trong Outlook 2007

Một cửa sổ Import and Export mới sẽ mở, tiếp tục làm theo các bước cụ thể như khi sử dụng Outlook 2013.

Sau khi tệp tin .pst đã được xuất ra từ Outlook, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép nó như bình thường. Thí dụ: bạn có thể chuyển bản sao lưu Outlook vào Dropbox hay OneDrive và sau đó nhập nó vào một máy tính khác.

Lợi ích: Xuất tệp .pst là một phương pháp nhanh, đơn giản và bảo đảm để sao lưu email từ Outlook mà không yêu cầu kỹ năng nhiều. Đồng thời, nó cung cấp khả năng tạo bản sao lưu một phần, hay bạn chỉ cần xuất dữ liệu quan trọng và bỏ qua những thư mục ít quan trọng như thùng rác hoặc thư đã xóa.

Hạn chế: Việc xuất tệp .pst không tạo thành một bản sao lưu Outlook hoàn chỉnh (mặc dù tệp được xuất thường có tên mặc định là backup.pst). Phương pháp này chỉ sao chép các nội dung quan trọng như email, danh bạ, lịch hẹn, danh sách công việc và ghi chú. Một số thông tin của Outlook có thể không được bao gồm trong quá trình xuất, ngay cả khi bạn đảm bảo đã bao gồm tất cả thư mục cha và con. Trong số đó có thể không bảo lưu được quy tắc thư, chữ ký, biểu mẫu tùy chỉnh, chế độ xem cá nhân và thuộc tính của thư mục.

Để sao lưu Outlook một cách toàn diện nhất, hãy cân nhắc việc sử dụng các công cụ sao lưu “all-in-one” của bên thứ ba hoặc thực hiện sao chép tệp .pst một cách thủ công. Bạn cũng có thể lưu trữ các tệp template, chữ ký, chủ đề và biểu mẫu tùy chỉnh của Outlook. Chi tiết sẽ được trình bày ở phần sau.

Copy tệp .pst – Cách nhanh nhất để lưu trữ email trong Outlook

Đối với người dùng có kinh nghiệm, cách nhanh chóng nhất để lưu trữ dữ liệu Outlook là sao chép tệp .pst thủ công và sau đó tiến hành phục hồi bằng cách dán nó vào. Điểm phức tạp của phương pháp này là

Các vị trí lưu trữ file .pst có thể thay đổi dựa trên phiên bản Outlook khác nhau.

Đối với Outlook 2013 và Outlook 2016

Trên hệ điều hành, tập tin .pst có thể được tìm thấy tại các địa điểm sau:

Windows 8Windows 10

C:Users<tennguoidung>AppDataLocalMicrosoftOutlook
hoặc
C:Users<tennguoidung>RoamingLocalMicrosoftOutlook

Windows 7Windows Vista

C:Users<tennguoidung>DocumentsOutlook Files

Với Outlook 2010

Dù là hệ điều hành Vista, Windows 7, Windows 8 hay Windows 10, tệp tin được lưu trữ tại:

C:Users<tennguoidung>DocumentsOutlook Files

Đối với phiên bản Outlook trước 2007

Trên hệ thống Vista, Windows 7, Windows 8 và Windows 10, file .pst được đặt tại:

C:Users<tennguoidung>AppDataLocalMicrosoftOutlook

Trong trường hợp các phiên bản Windows và Outlook lâu đời hơn, file .pst có khả năng nằm ở một trong số những thư mục dưới đây:

C:Documents and Settings<tennguoidung>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook

C:Users<tennguoidung>DocumentsOutlook Files

C:Users<tennguoidung>My DocumentsOutlook Files

Lưu ý: Thư mục AppData là một thư mục ẩn, có thể truy cập bằng cách đi đến Control Panel> Folder Options, chọn tab View, và kích hoạt lựa chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files and folders.

Hướng dẫn xác định vị trí file .pst trên máy tính cá nhân

Với sự thay đổi qua các năm, Microsoft đã khiến việc tìm kiếm file .pst của Outlook trở nên phức tạp. Dưới đây là phương pháp để nhanh chóng xác định nơi lưu trữ file Outlook trên máy tính của bạn:

  1. Click vào File > Account Settings > Account Settings.
  2. Tại hộp thoại Account Settings, chuyển đến tab Data Files.
  3. Lựa chọn tài khoản mong muốn và nhấp vào Open File Location…

Cách nhanh chóng để xác định vị trí file .pst

Cửa sổ được mở sau đó sẽ hiển thị thư mục chứa file .pst trên máy của bạn.
Sau đó, hãy đóng Outlook (do Outlook đang mở sẽ cản trở việc sao chép file .pst) và tiến hành sao chép file như thông thường: click chuột phải rồi chọn Sao chép, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán.

Quy tắc sao lưu Outlook

Bắt đầu từ Outlook 2003, các quy tắc tin nhắn được lưu trong file .pst. Khi sao chép file .pst, bạn sẽ tạo bản sao của các quy tắc này và chuyển chúng sang một phần mới để phục hồi (xem thêm về cách nhập file .pst một cách an toàn). Những quy tắc như “Move to folder” và “Copy to folder” cần được chỉnh sửa lại. Các bước thực hiện bao gồm việc mở Outlook, chọn Manage Rules and Alerts, chọn Rule, click vào tên thư mục trong cửa sổ phía dưới, sau đó nhấn OK để xác nhận thư mục.

Để đảm bảo hơn, bạn cũng có thể xuất quy tắc vào file .rwz riêng biệt. Ở tab Home, click vào Rules > Manage Rules & Alerts > Options > Export Rules…

Ưu điểm: Sao chép trực tiếp file .pst thay vì dùng chức năng xuất file giúp bạn bảo lưu nhiều dữ liệu hơn – điều này có nghĩa là sau khi phục hồi, các quy tắc Outlook cùng với một số tuỳ chỉnh khác của bạn sẽ không thay đổi.

Nhược điểm: Bạn cần phải biết chính xác nơi lưu trữ file .pst trong Outlook của mình hoặc tìm kiếm được nó. Nếu bạn có nhiều tài khoản Outlook và mỗi tài khoản lưu trữ dữ liệu trong các file .pst khác nhau, hãy chắc chắn bạn đã sao lưu đúng file.

Phương pháp sao lưu chữ ký, template, form tùy chỉnh và các cài đặt của Outlook

Ngoài thư điện tử, bạn có thể muốn sao lưu thêm các mục và cài đặt khác của Outlook. Sau đây là danh sách các vị trí nơi bạn có thể tìm thấy chúng:

Outlook 2013 và Outlook 2016 lưu trữ secction.

Chữ ký (.rtf, .txt, .htm)

  • Đường dẫn C:Users<ten_nguoi_dung>AppDataRoamingMicrosoftSignatures
  • Hoặc C:Documents and SettingsuserApplication DataMicrosoftSignatures cũng có thể được sử dụng

Giấy tiêu đề (.htm)  – Chủ đề của Outlook

  • Dữ liệu này lưu tại C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedStationery
  • Hoặc C:Program Files (x86)Common Files Microsoft SharedStationery
  • Cũng như C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedStationery

Mẫu Outlook (.oft)

  • Vị trí lưu trữ là C:Users<ten_nguoi_dung>AppDataRoamingMicrosoftTemplates
  • Hoặc cũng có thể C:Documents and SettingsuserApplication DataMicrosoftTemplates

Thông tin cài đặt bảng điều hướng (.xml)

  • Được nằm ở C:Users<ten_nguoi_dung>AppDataRoamingOutlookten_ho_so.xml
  • Hoặc tại C:Documents and SettingsuserApplication DataMicrosoftOutlookten_ho_so.xml

Biểu mẫu tuỳ chỉnh

  • Nằm tại vị trí C:Users<ten_nguoi_dung>AppDataLocalMicrosoftForms
  • Hoặc C:Documents and SettingsuserLocal SettingsApplication DataMicrosoftForms

Lưu ý. Hãy đảm bảo Outlook không hoạt động trước khi sao chép các file này.

Phương pháp sao lưu email Office 365

Bạn đôi khi không cần sao lưu hòm thư Office 365 (outlook.office365.com) vì chúng đã được lưu trữ trên mạng và có thể truy nhập ở bất cứ nơi đâu trên thế giới. Tuy nhiên, khi đổi việc và cần chuyển đến một tài khoản Office 365 mới, việc lưu lại email dưới dạng cục bộ có thể cần thiết. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện:

  • Bạn cần thêm tài khoản email Office 365 vào Outlook trên máy tính để bàn của mình (xem hướng dẫn chi tiết).
  • Xuất toàn bộ hoặc các thư mục cụ thể sang file .pst, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn cho Outlook 2013 và 2016, Outlook 2010 và Outlook 2007.
  • Nhập file sao lưu về tài khoản mới hoặc hiện tại của mình.

Cách sao lưu hòm thư Outlook Exchange

Hòm thư tài khoản Exchange được lưu trữ dữ liệu trên máy chủ và máy của bạn sẽ chứa tệp dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost), đây là một bản sao có đồng bộ của tài khoản Exchange. Tệp .ost nằm ở một trong các địa điểm sau, phụ thuộc vào phiên bản Outlook và loại tài khoản:

  • C:Users<tên_đăng_nhập>AppDataLocalMicrosoftOutlook
  • C:Documents and Settings<tên_người_dùng>Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook

Thông thường, tài khoản Exchange sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và việc sao lưu email thường được quản trị viên thực hiện.

Bạn có thể sao lưu email Outlook Exchange cục bộ thông qua chức năng Tự động lưu trữ: File > Options > Advanced > AutoArchive > AutoArchive Settings.

Bạn cũng có thể xuất email ra file .pst và sau đó nhập chúng lại.

Hướng dẫn khôi phục bản sao lưu Outlook thông qua việc nhập tệp .pst

Phương pháp tin cậy và an toàn nhất để khôi phục lại bản sao lưu là qua trình hướng dẫn Import and Export sẵn có.

Chú ý: Điều này giả định rằng bạn đã thực hiện sao lưu email, thông tin liên lạc, công việc và các cuộc hẹn trên Outlook bằng việc xuất hoặc sao chép thủ công file .pst.

Nhập tệp .pst vào Outlook 2013 và Outlook 2016

Sau đây là các bước nhập bản sao lưu vào tài khoản mới của bạn.

  1. Click vào File > Open & Export Import/ExportKhôi phục bản sao lưu pst trong Outlook 2013 và 2016
  2. Sau đó chọn Import from another program or file, và nhấp Next
    1. Chọn mục “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác” và sau đó nhấn nút “Tiếp theo”.
      Select Import from another program or file, and click Next.
    2. Lựa chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst) rồi bấm Next.
      Select Outlook Data File (.pst) and click Next.
    3. Để tìm tệp pst đã lưu, hãy dùng nút Browse. Nếu bạn đã lưu bằng cách dùng trình hướng dẫn Xuất và không đổi đường dẫn, tệp pst sẽ ở: C: Users Documents Outlook Files backup.pst. Dưới mục Options, hãy chọn phương thức đối với các mục trùng lặp và sau đó nhấn Next. Thông thường, hãy giữ lựa chọn mặc định là Thay thế các bản sao bằng các mục được nhập.
      Choose how you want to deal with duplicated items.
    4. Nhập mật khẩu nếu tệp sao lưu Outlook của bạn được bảo vệ và chọn OK.
    5. Đối với những ai có nhiều hơn một tài khoản, chọn Nhập các mục vào cùng một thư mục trong tài khoản, mở danh sách và chọn tài khoản mong muốn để sao lưu. Bấm Finish. Với những người chỉ có một tài khoản, cứ để lựa chọn như mặc định.
      Choose the account where you want to import the backup.

    Một mẹo nhỏ: Nếu bạn muốn phục hồi nội dung trong một thư mục cụ thể, ví dụ là hộp thư đến, bạn mở rộng cấu trúc thư mục trong mục chọn “Select the folder to import from” và chọn thư mục bạn muốn. Để nhập các thư mục con cùng lúc, đừng quên tích chọn Include subfolders.

    Select the folder to import from.

    Khi chọn Finish, nội dung tệp .pst sẽ bắt đầu được nhập không lâu sau đó và bạn sẽ thấy một hộp tiến trình cho đến khi quá trình nhập hoàn tất.

    Cách thực hiện nhập tệp .pst trong Outlook 2010

    Để chuyển dữ liệu sao lưu vào Outlook 2010, bạn cần nhấp vào File > Open > Import. Tiếp tục với quá trình nhập như đã mô tả ở trên.

    Importing the .pst file to Outlook 2010

    Nhập dữ liệu từ tệp .pst trong Outlook 2007

    Trong Phiên bản Outlook 2007, mở trình tự xuất bằng cách đi vào File > Import and Export, và làm theo các bước từ 2 đến 6 như đã hướng dẫn trên.

    Backing up Outlook 2007 emails

    Các bước khôi phục thủ công cho Outlook

    Bạn đã biết cách nhập tệp .pst thật nhanh chóng và đơn giản. Nhưng sao chép và dán trực tiếp còn tiết kiệm thời gian hơn. Để khôi phục email Outlook nhanh chóng, hãy tiếp tục dùng phương pháp sau.

    Cách chuyển tệp .pst vào tài khoản hiện tại an toàn hơn

    Trước hết, phải nhận thức rõ rằng việc sao chép và dán tệp .pst sẽ loại bỏ mọi dữ liệu hiện có trong tài khoản của bạn. Do đó, để lưu giữ cả dữ liệu hiện tại lẫn dữ liệu đã sao lưu, bạn nên chọn nhập tệp .pst để kết hợp chúng thành một tệp duy nhất thay vì dán chúng theo cách thủ công.

    Nếu bạn vừa mới tạo tài khoản Outlook,

    1. Kích hoạt Outlook của mình, và xác minh tên cùng vị trí của file .pst hiện tại thông qua File> Account Settings> Account Settings> Tab Data files (hướng dẫn chi tiết ở phần này).
    2. Đóng Outlook lại.
    3. Navigate đến vị trí tập tin .pst hiện tại và đổi tên tập tin, ví dụ như thêm postfix: Outlook-old.pst.
    4. Dán tập tin .pst đã sao lưu vào vị trí đó và lưu nó với tên giống như ban đầu, không có postfix đã thêm vào. Lúc này bạn sẽ có hai file .pst:
    • Outlook-old.pst – file pst sẵn có mà bạn định thay thế bằng bản sao lưu.
    • Outlook.pst – file pst đã được sao lưu.
    1. Mở lại Outlook, kiểm tra file .pst đã phục hồi, và nếu mọi thứ ổn thỏa, hãy xoá file đã đổi tên (Outlook-old.pst) để giải phóng không gian trên ổ C:.

    Mẹo và lưu ý:

    1. Thay vì lưu file .pst ở địa điểm mặc định, bạn có thể giữ nó trên ổ đĩa khác để nếu ổ C: gặp vấn đề và phải định dạng lại, dữ liệu Outlook cũng không bị mất. Nếu thực hiện việc này, khi khởi động Outlook (bước 5 trên), bạn sẽ nhận được thông báo nhắc tìm file .pst. Hãy nhấn nút Browse và chọn file .pst đã lưu.
    2. Nếu bạn đang phục hồi Outlook sau sự cố, có thể file pst gốc sẽ mất mát hoặc hỏng hóc không thể khắc phục. Khi ấy, Outlook cũng sẽ cho ra cảnh báo nhắc bạn tìm vị trí của file pst. Đóng Outlook và làm theo các bước trên để thay thế tập tin .pst hỏng bằng bản sao lưu.
    3. Khi phục hồi file pst cho account được cài đặt giữ bản copy của thư tren máy chủ, thì email trong thời gian đó sẽ được tải về lại. Nếu có email trùng lặp, bạn có thể xóa bỏ chúng như đã hướng dẫn trong phần Cách loại bỏ email trùng lặp trong Outlook.

    Phục hồi bản sao lưu Outlook khi tạo account mới

    Khi bạn chưa tạo một account, có thể kết nối bản sao lưu .pst của mình với account mới trong quá trình cài đặt. Lựa chọn này chỉ dành cho cấu hình account thủ công, và do đó phù hợp với quản trị viên và người dùng Outlook có kinh nghiệm và biết thông tin về máy chủ cùng các thông tin chi tiết khác.

    1. Mở Outlook, chọn File > Account Settings > Account Settings > New
    2. Chọn Manual setup or additional server types và nhấp Next.
    3. Chọn POP or IMAP và bấm Next.
    4. Ở phần Deliver new message to, chọn Existing Outlook Data File, dùng nút Browse để tìm và chọn file pst sao lưu. Restore Outlook backup when creating a new account
    5. Nhập thông tin cần thiết bao gồm User, ServerLogon, rồi account mới sẽ được thiết lập.

    Công cụ Backup:

    Ngoài các tính năng xuất/nhập tập tin built-in, có một số công cụ từ bên thứ ba giúp quá trình sao lưu email của Outlook được nhanh chóng và bảo toàn nhiều dữ liệu, cấu hình và tùy chỉnh. Một số công cụ backup là sản phẩm thương mại, nhưng cũng có công cụ miễn phí như 3 công cụ đầu tiên dưới đây:

    Microsoft Outlook Personal Folders Backup tool – Công cụ miễn phí, thuận tiện để backup email, liên lạc, lịch hẹn, công việc, ghi chú và các item nhật ký trong Outlook. Cho phép backup cả file .pst hoặc xuất các folder đã chọn, từng file một và cài đặt backup tự động.

    Safe PST Backup – Công cụ miễn phí cho việc tự động backup email và các item khác trong file .pst của Outlook.

    Outlook 2016 and Outlook 2013 Backup Add-in – Một công cụ miễn phí từ CodePlex dành cho việc backup file .pst trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

    MOBackup – Một giải pháp backup có phí giúp lưu trữ email, liên lạc, lịch hẹn, quy tắc Outlook, chữ ký cũng như yêu thích và dấu trang từ nhiều trình duyệt internet. Hoạt động được với tất cả phiên bản Outlook từ 2016 đến 2000.

    Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop