Hiểu Criteria trong Excel và Cách áp dụng Criteria với các hàm có điều kiện

Trong quá trình làm việc với các hàm như hàm SUMIF, COUNTIF, SUMIFS, COUNTIFS… ta thường bắt gặp một thuật ngữ là Criteria. Criteria thực chất là gì và làm sao để thiết lập Criteria chính xác khi sử dụng các hàm trên? Hãy cùng Siêu Marketing khám phá lời giải cho những câu hỏi này ngay sau đây.

Giải nghĩa Criteria

Criteria chính là Điều kiện cần thiết để áp dụng trong các phép tính có điều kiện. Dưới đây là một số hàm thường sử dụng Criteria:

  • Hàm COUNTIF dùng để đếm với một Điều kiện cụ thể
  • Hàm COUNTIFS dùng để đếm với nhiều Điều kiện
  • Hàm SUMIF dùng để tính tổng với một Điều kiện
  • Hàm SUMIFS dùng để tính tổng với nhiều Điều kiện

Phương pháp đặt Điều kiện sao cho chính xác

Xác định Điều kiện là một bước quan trọng để các hàm trên hoạt động đúng đắn. Tuy nhiên, việc này không hề đơn giản vì dữ liệu trong Excel thuộc về ba loại chính: dữ liệu kiểu Số (Number), dữ liệu kiểu Ngày tháng (Date) và dữ liệu kiểu Văn bản (Text). Mỗi loại lại có cách viết Điều kiện khác nhau như sau:

Viết Điều kiện kiểu Number

  • Đối với hình thức viết trực tiếp, bạn cần kết hợp dấu toán học (như dấu lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, không bằng…) liền kề với giá trị và bao quanh tất cả bằng dấu ngoặc kép
  • Nếu dùng phương pháp tham chiếu, ta chỉ đặt dấu toán học trong dấu ngoặc kép và sử dụng dấu & để kết nối với ô tham chiếu

Xem xét ví dụ sau:

Muốn đếm số mục có số lượng bán vượt quá 50, cần thực hiện như sau:

  • Chọn vùng dữ liệu chứa Điều kiện là cột Số lượng
  • Áp dụng Điều kiện là giá trị lớn hơn 50

Dùng hàm COUNTIF theo cách sau:

  • Cách viết trực tiếp là: =COUNTIF(B2:B8,”>50″) trong đó Điều kiện là “>50”
  • Cách viết tham chiếu là: =COUNTIF(B2:B8,”>”&A12) với Điều kiện “>”&A12, A12 là ô tham chiếu

Kết quả sẽ chính xác với cả hai phương pháp viết.

Cách viết Điều kiện dạng Date

Điều kiện kiểu Date đặc biệt vì Excel không cho phép viết chúng theo kiểu thông thường.

Có hai cách để thực hiện:

  • Cách 1: Đổi giá trị thời gian thành dạng General, tức dạng số thông thường, rồi viết giống như kiểu Number
  • Cách 2: Nếu sử dụng tham chiếu thì có thể viết trực tiếp giá trị ngày tháng từ ô dữ liệu

Khi cần viết Điều kiện cho Tháng hoặc Năm trong khi chỉ có dữ liệu Ngày, bạn cần chia Ngày ra làm hai phần là Ngày đầu tháng và Ngày cuối tháng để xử lý.

Dưới đây là một ví dụ:

Để tính tổng số lượng bán vào tháng 1 mà chỉ có sẵn dữ liệu cột Ngày bán, chúng ta cần

Bạn cần tạo hai giá trị là Ngày đầu tiên và Ngày cuối cùng của tháng 1.

Tiếp theo, bạn áp dụng hàm SUMIFS như ví dụ dưới đây:

  • Viết ngày đầu của tháng tại ô B11
  • Ghi ngày cuối của tháng vào ô B12
  • Ở ô E11, nhập công thức:

=SUMIFS(C2:C8,B2:B8,”>=”&B11,B2:B8,”<=”&B12)

Giải thích chi tiết:

  • C2:C8 đề cập đến phạm vi cần tổng hợp, ở cột Số lượng
  • B2:B8 là vùng chứa điều kiện thứ nhất, liên quan đến Ngày bán
  • “>=”&B11 là việc so sánh với giá trị tại ô B11, phải lớn hơn hoặc bằng ngày đầu của tháng
  • B2:B8 lại là vùng cho điều kiện thứ hai, liên quan đến Ngày bán
  • “<=”&B12 là việc so sánh với giá trị ở ô B12, không vượt quá ngày cuối của tháng

Phương pháp viết điều kiện dạng Text

Khi bạn muốn đặt điều kiện dạng Text, một đặc điểm bạn cần chú ý là dữ liệu Text sẽ không đi kèm với các dấu toán học. Thay vào đó, các ký tự đặc biệt sẽ đóng vai trò chỉ định vị trí bắt đầu, vị trí kết thúc, hoặc có chứa ký tự cần tìm.

  • Ký tự * đồng nghĩa với việc xuất hiện bất kỳ ký tự nào, không hạn chế số lượng
  • Ký tự ? thay thế cho một ký tự bất kỳ

Quan trọng là bạn phải để ý đến vị trí của các ký tự * hay ? so với ký tự chủ chốt, vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả tìm kiếm.

Xem xét ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn:

Nếu bạn muốn tính tổng số lượng của các sản phẩm có tên bắt đầu là SGK, điều kiện nhập vào hàm SUMIF sẽ là “SGK*”.

Thông qua bài viết này, bạn sẽ hiểu được cách viết các điều kiện cho hàm tính toán theo điều kiện trong Excel. Những hàm này đóng vai trò quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong công việc hằng ngày.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop