Excel giờ đây có thể dễ dàng nhận biết dữ liệu dạng số

Trong những bài viết đã qua, tôi đã có dịp giới thiệu cho các bạn về tiện ích vô cùng hữu ích của ASAP Utilities, một công cụ hỗ trợ đắc lực cho Excel. Hôm nay, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về những tính năng hấp dẫn của nó, cụ thể là giúp Excel nhận biết số liệu một cách dễ dàng.

Thỉnh thoảng, Excel có thể gặp lỗi và không định dạng số liệu một cách chính xác, điều này dẫn đến những kết quả không như ý muốn khi bạn thực hiện các thao tác sắp xếp, lọc hay tính toán bằng công thức.

Chẳng hạn, nếu bạn có một tệp được tạo từ một phần mềm khác, ví dụ như phần mềm kế toán, hoặc tải về từ một hệ thống máy tính có cấu hình cao, hoặc chép từ trang web, Excel có thể không chắc chắn liệu đó có phải là số liệu hay không.

Các giá trị trong Excel đôi khi trông có vẻ như là số, tuy nhiên chúng lại được Excel xử lý như dạng văn bản. Kết quả là các con số này thường bị căn lề bên trái, trong khi theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn lề trái và số liệu được căn lề phải trong Excel.

Có những trường hợp bạn có thể đụng phải như:
– Các công thức không tính toán ra đáp số chính xác, ví dụ khi sử dụng hàm SUM cho những ô được chọn nhưng lại chứa số dưới dạng ‘text’, dẫn đến việc bị bỏ qua.
– Excel không cho phép thay đổi định dạng của số trong các ô được chọn.
– Kết quả sắp xếp không như ý, gây nhầm lẫn.
– Các ô chứa số dưới dạng phân số mà Excel không thể nhận diện và tính toán, ví dụ như 1/4.
– Excel có những tính năng kiểm tra lỗi mà lại không thể tìm hoặc sửa chữa được những con số này.

Thế nhưng, nếu sử dụng ASAP Utilities, việc giải quyết vấn đề sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều. Lấy một ví dụ, dữ liệu của tôi như sau:

vidu1

Hãy chú ý, những dữ liệu hiển thị màu đỏ chính là những số liệu mà Excel không thể xác định là số. Cụ thể, phần dữ liệu được chọn xuất hiện lỗi trong quá trình nhận đạng, dẫn đến tất cả các phép tính liên quan đều cho kết quả sai lệch. Chúng ta sẽ khắc phục như thế nào đây?

Nhiệm vụ của bạn là lựa chọn toàn bộ khu vực dữ liệu đó và truy cập vào thẻ ASAP Utilities trên thanh công cụ của Excel: Chọn Numbers & Dates => Convert unrecognized numbers (text?) to numbers

(Theo hình minh họa ở trên nhé!).

Và đây là kết quả nhận được:

vidu

Qua đó, bạn có thể thấy rằng sau khi được chỉnh sửa, các phép toán của chúng ta đã cho ra kết quả chính xác.

Cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi bài viết. Mong được gặp lại trong những chủ đề tiếp theo để cùng khám phá thêm những tiện ích thú vị của ASAP Utilities này nhé!

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop