Điều chỉnh kích thước cột và hàng nhanh chóng với AutoFit

Ở bài viết này, Blog Siêu Marketing sẽ chia sẻ kiến thức tổng quát về việc tự động điều chỉnh kích thước cột và hàng trong bảng tính, cũng như cách thức sử dụng chúng hiệu quả nhất để bạn có thể học Excel tại nhà một cách hiệu quả.

Trong Microsoft Excel, bạn có thể tìm thấy nhiều phương pháp để điều chỉnh chiều rộng và chiều cao cho cột và hàng. Phương pháp đơn giản và hiệu quả là cho phép Excel tự định hình kích thước cột và hàng cho phù hợp với dữ liệu. Đây chính là tính năng AutoFit của Excel. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng tính năng này qua 3 cách khác nhau.

Những thông tin cơ bản về AutoFit trong Excel:

AutoFit trong Excel giúp tự động điều chỉnh kích thước ô theo nội dung bên trong, mà không cần phải thực hiện thủ công chiều dài và chiều cao của cột và hàng. Công cụ này hỗ trợ bạn trong việc chỉnh sửa dòng dữ liệu mà không cần tinh chỉnh từng chi tiết.

  • AutoFit Column Width – chức năng này tự động canh chỉnh chiều rộng cột để có thể chứa dữ liệu lớn nhất trong cột.
  • AutoFit Row Height – tính năng này tự động điều chỉnh chiều cao hàng, nhằm đảm bảo dữ liệu nhiều dòng hoặc văn bản dài có thể vừa vặn trong hàng.

Khác với chiều rộng cột, chiều cao hàng trong Excel sẽ được tự động thay đổi dựa trên nội dung nhập vào ô, vì thế không cần thiết phải chỉnh sửa thêm. Nhưng khi dữ liệu được nhập từ nguồn khác, chiều cao hàng có thể không tự động phù hợp, và lúc đó AutoFit Row Height sẽ rất hữu dụng.

Chú ý: Khi điều chỉnh kích thước ô trong Excel, dù là tự động hay thủ công, cần chú ý không vượt quá giới hạn cho phép của hàng và cột.

Giới hạn chiều rộng cột là tối đa 255 ký tự với phông chữ chuẩn, và kích thước mặc định của cột là 8,43.

Những thông tin về cách hàng có chiều cao tối đa 409 điểm point cũng được cung cấp, với 1 điểm point tương đương khoảng 1/72 inch hay 0,035cm, cùng sự thay đổi chiều cao mặc định khi điểm DPI thay đổi.

Cột hay hàng có chiều rộng hoặc cao được đặt là 0 sẽ bị ẩn trên bảng tính.

Hướng dẫn cách sử dụng AutoFit trong Excel:

Excel cho phép bạn thực hiện các thao tác bằng nhiều cách. Hãy lựa chọn cách phù hợp để điều chỉnh dữ liệu bằng chuột, menu hay phím tắt.

Cách tự động điều chỉnh cột và hàng bằng việc nhấn đúp vào chuột:

Cách đơn giản để thực hiện autofit là thông qua việc nhấn đúp chuột trên đường viền của cột hoặc hàng.

  • Chỉ cần đưa chuột lên viền phải của tiêu đề cột hoặc viền dưới của hàng rồi nhấn đúp khi thấy mũi tên hai đầu xuất hiện để tự động điều chỉnh.

  • Để thực hiện việc điều chỉnh tự động một hàng hoặc cột, bạn chỉ cần lựa chọn hàng hoặc cột đó và thực hiện nhấn đúp vào mép biên của chúng.
  • Ấn đúp vào đường phân cách giữa mỗi hai cột/hàng chính trong khu vực được chọn là cách để tự động điểu chỉnh đồng độ nhiều hàng và cột cùng một lúc sau khi đã lựa chọn chúng.
  • Bạn có thể tự động điều chỉnh kích thước cho toàn bộ bảng tính bằng cách nhấn Ctrl + A hoặc bấm vào biểu tượng hình tam giác ở góc trên bên trái (theo hình minh họa bên dưới), tiếp theo tùy thuộc vào nhu cầu chỉnh sửa mà nhấn đúp vào viền cột, hàng hoặc cả hai.
tu-dong-dieu-chinh-cot-va-hang-dung-dup-chuot
tu-dong-dieu-chinh-cot-va-hang-dung-dup-chuot

Phương pháp tự động chỉnh hàng và cột dùng thanh menu:

Tự động căn chỉnh kích thước cho các hàng và cột trong Excel còn có thể thực hiện thông qua việc sử dụng lựa chọn trên thanh menu:

Chọn nút Home tab > Cells group sau khi đã lựa chọn cột bạn muốn chỉnh để điều chỉnh chiều rộng tự động. Chuột phải vào Format > AutoFit Column Width để thực hiện.
Trường hợp bạn muốn tự động căn chỉnh chiều cao hàng, thì bạn hãy chọn hàng trước rồi làm theo bước trên nhưng chọn Format > AutoFit Row Height sau cùng.

dieu-chinh-cot-va-hang-dung-thanh-thuc-don
dieu-chinh-cot-va-hang-dung-thanh-thuc-don

Cách sử dụng tổ hợp phím để tự động chỉnh cột và hàng:

Dành cho người dùng chuộng bàn phím, những phương pháp dưới đây giúp tự động căn chỉnh hàng và cột:

  1. Lựa chọn những ô nằm trong cột hoặc hàng cần điều chỉnh:
    – Giữ phím Ctrl và tiếp tục chọn các cột hoặc hàng tiếp theo nếu muốn tự động điều chỉnh nhiều cột/hàng không liên tiếp.

    – Nhấn Ctrl + A hoặc bấm vào nút “Select all” để tự động điều chỉnh toàn bộ trang tính.
  2. Sau khi chọn, bấm tổ hợp phím sau đây:
    – Nhấn Alt + H, chọn O và tiếp tục I để căn chỉnh chiều rộng cột tự động
    – Ấn Alt + H, sau đó O và cuối cùng A để căn chỉnh chiều cao của hàng một cách tự động.

Lưu ý, hãy nhấn từng phím một lúc chứ không phải cùng một lúc:
Dùng Alt + H để mở tab Trang chủ trên menu

  • O để chọn định dạng
  • I để tự động căn chiều rộng cột
  • A để tự động chính chiều cao hàng

Bạn không cần phải ghi nhớ hết quy trình này vì khi nhấn Alt + H, Excel sẽ hiển thị các phím cần thiết để truy cập các tùy chọn trên menu. Và khi bạn mở menu format – nơi định dạng được liệt kê, bạn sẽ thấy các phím dành cho việc chọn lựa khác nhau.

tu-dong-dieu-chinh-cot-va-hang-trong-excel
tu-dong-dieu-chinh-cot-va-hang-trong-excel

Tính năng AutoFit trong Excel không hoạt động:

Đa số trường hợp, công cụ AutoFit của Excel làm việc mượt mà không gặp vấn đề. Tuy nhiên, có đôi lúc, tính năng này lại không điều chỉnh kích thước cho hàng và cột một cách đúng đắn, đặc biệt khi bạn sử dụng chức năng Wrap Text.

Đối với tình huống thường gặp, bạn có thể đặt chiều ngang cho cột tùy ý và bật chức năng ngắt hàng. Tiếp theo, chọn những cột cần chỉnh sửa và double-click vào một cột bất kỳ để cột đó tự động điều chỉnh chiều cao. Thường thì hàng sẽ tự điều chỉnh phù hợp, nhưng đôi khi có thể xảy ra vấn đề (ở các phiên bản Excel từ năm 2007 đến 2016), là sự xuất hiện của không gian trống dưới dòng văn bản cuối cùng giống hình dưới. Thêm vào đó, có thể bạn thấy văn bản hiển thị đầy đủ trên màn hình nhưng khi in thì lại bị cắt.

Loi-excel-autofit-khong-hoat-dong
Loi-excel-autofit-khong-hoat-dong

Dưới đây là cách xử lý lỗi ở trên:

  • Dùng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ sheet.
  • Kéo giãn chiều ngang của bất kỳ cột nào bằng cách kéo ngoài viền của cột đầu (vì chọn hết cả bảng nên tất cả cột sẽ thay đổi cùng một kích thước).
  • Double-click vào đường phân chia giữa các hàng để chiều cao của hàng tự động điều chỉnh cho hợp lý.
  • Double-click vào đường phân chia giữa các cột để chiều rộng của cột tự điều chỉnh cho thích hợp.

Việc sửa lỗi đã hoàn thành!

Giải pháp khác cho AutoFit trong Excel:

Công cụ AutoFit của Excel đúng là một phương pháp tiết kiệm thời gian khi cần chỉnh kích thước cột và hàng, cũng như giãn dòng cho khớp với thông tin trong dữ liệu. Dẫu vậy, nó không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn tối ưu, đặc biệt là khi đối phó với chuỗi văn bản dài hàng chục, hàng trăm ký tự. Lúc ấy, cách tốt hơn là gom chữ và hiển thị nó dưới dạng nhiều hàng hơn là để một dòng quá dài.

Phương pháp khác để chứa nội dung dài là kết hợp nhiều ô thành một ô lớn hơn. Bạn chỉ cần lựa chọn các ô kế cận rồi phải chuột và chọn Merge & Center trong tab Home, ở phần Alignment.

Hy vọng bài viết này hữu ích cho quý đọc giả trong việc hiểu và sử dụng công cụ AutoFit để tự động điều chỉnh độ rộng và chiều cao cột hàng, cũng như giãn dòng cho khớp với nội dung dữ liệu một cách thành thạo. Blog Siêu Marketing đã và đang cung cấp nhiều khoá học từ cơ bản đến nâng cao, với sự hướng dẫn của các chuyên gia hàng đầu ở Việt Nam, mang đến những bài học bổ ích và hiệu quả giúp bạn sử dụng Excel một cách linh hoạt trong công việc. Hơn nữa, chúng tôi cũng đang triển khai nhiều ưu đãi lớn cho học viên đăng ký trong tháng này, vì vậy đừng chần chừ nữa mà hãy đăng ký ngay. Để biết thông tin chi tiết, hãy truy cập Siêu Marketing.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop