Cơ chế sử dụng hàm SWITCH trong Excel – Phiên bản nâng cấp cho IF

Bài viết dưới đây do Siêu Marketing biên soạn sẽ mang đến thông tin về hướng dẫn sử dụng hàm SWITCH trong Excel. Chúng tôi sẽ phân tích cú pháp và cung cấp các ví dụ để bạn hiểu rõ cách thức làm giảm độ phức tạp khi viết các hàm IF lồng nhau bằng hàm SWITCH.

Cho những ai đã từng băn khoăn trong việc tìm kiếm các công thức IF lồng nhau, việc áp dụng hàm SWITCH trong Excel chắc chắn sẽ đem lại sự hài lòng do nó giúp giảm thiểu thời gian so với việc sử dụng hàm IF lồng nhau cầu kỳ. Đầu tiên chỉ có mặt trong VBA, nhưng giờ đây nó đã được cập nhật và có sẵn trong Excel 2016, Excel Online và Excel Mobile cũng như trên các thiết bị máy tính bảng và smartphone chạy Android.

Hãy chú ý rằng tính năng SWITCH hiện đã khả dụng trong Excel cho Office 365, Excel Online, Excel 2019, và Excel 2016.

Tìm hiểu về hàm SWITCH trong Excel

Hàm SWITCH thực hiện việc so sánh một giá trị với một dãy các giá trị khác và xuất ra kết quả tương ứng với giá trị đầu tiên phù hợp. Trong trường hợp không có giá trị nào khớp, nó cho phép trả về một giá trị mặc định nào đó.

Cú pháp của hàm SWITCH là:

SWITCH(expression, value1, result1, [default or value2, result2],…[default or value3, result3])

Nó bao gồm 4 tham số, với một trong số đó không bắt buộc:

  • Expression là tham số cần thiết để so sánh với các giá trị như value1… value126.
  • Value N là các giá trị cần được đối chiếu với cái được biểu diễn.
  • Result N là kết quả trả về khi value N khớp với Expression. Tham số này phải được gán cho mỗi value N.
  • Default là giá trị xuất ra nếu không có value N nào khớp. Không yêu cầu tham số result N tương ứng và phải là tham số cuối cùng trong cú pháp hàm.

Lưu ý rằng bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 126 cặp tham số giá trị và kết quả vì Excel giới hạn ở 254 tham số.

Phân tích sự khác biệt giữa hàm SWITCH và IF lồng nhau

Dù giống như hàm IF trong việc xác định một loạt điều kiện, hàm SWITCH trong Excel tập trung vào việc so sánh một biểu thức với một loạt giá trị và kết quả thay vì nhiều lệnh điều kiện. Ưu điểm của SWITCH là bạn không cần phải viết đi viết lại các biểu thức như khi sử dụng hàm IF lồng nhau.

Hàm IF vẫn là một lựa chọn tốt nhưng trong một số tình huống có đông đảo điều kiện để đánh giá, nó có thể trở nên phức tạp và không còn hiệu quả.

Để làm sáng tỏ hơn, chúng ta hãy xem các ví dụ dưới đây.

Ví dụ, bạn có một danh sách các từ viết tắt và cần chuyển đổi chúng thành tên đầy đủ:

  • DR – Tên tiếng Anh là Duplicate Remover
  • MTW – Tên tiếng Anh là Merge Tables Wizard
  • CR – Tên tiếng Anh là Combine Rows.

Thực hiện việc chuyển đổi này qua hàm SWITCH trong Excel là rất tiện lợi:

Cách dùng hàm Switch trong Excel 1
Cách dùng hàm Switch trong Excel 1

Còn khi áp dụng hàm IF, bạn phải lặp lại biểu thức, và do đó, bạn cần

Bạn sẽ mất thời gian nhiều hơn khi nhập liệu.

Cách dùng hàm Switch trong Excel 2
Bài tập mẫu minh hoạ việc sử dụng hàm Switch trong Excel

Hãy áp dụng hàm SWITCH cho bài toán xếp hạng, bạn sẽ thấy công thức trở nên gọn nhẹ hơn so với khi dùng IF đấy!

Cách dùng hàm Switch trong Excel 3
Hình ảnh ví dụ cụ thể về việc áp dụng hàm Switch trong Excel
Cách dùng hàm Switch trong Excel 4
Hiển thị kết quả từ công thức sử dụng hàm Switch trong Excel

Hãy thử xem cách hàm SWITCH kết hợp với các hàm khác. Giả sử ta có các ngày cụ thể và muốn xác định chúng là ngày hôm nay, ngày mai hay ngày hôm qua. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng thêm hàm TODAY để lấy số thứ tự ngày hiện tại và DAYS để tính số ngày chênh lệch giữa hai ngày.

Trong trường hợp này, sẽ thật thuận tiện khi áp dụng hàm SWITCH:

Cách dùng hàm Switch trong Excel 5
Ứng dụng của hàm Switch trong tình huống thực tế

Nếu áp dụng hàm IF, bạn sẽ phải viết nhiều lệnh lồng nhau, làm cho công thức trở nên phức tạp và dễ gặp lỗi hơn.

Cách dùng hàm Switch trong Excel 6
So sánh giữa hàm Switch và cấu trúc If lồng nhau

Hàm SWITCH đơn giản và dễ hiểu, một công cụ hữu ích mà Siêu Marketing hy vọng đã giúp ích cho bạn qua bài viết này. Hãy tiếp tục theo dõi và tham gia các khóa học Excel để nâng cao kiến thức của mình nhé!

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop