Chuyển dữ liệu Excel sang Word tự động – Sử dụng tính năng ghép thư Mail Merge

Ghép thư là gì:

Ghép thư trong Excel (mail merge trong excel) có vẻ phức tạp, tuy nhiên, thao tác này rất đơn giản.

Để giúp bạn nắm rõ hơn, ghép thư bao gồm 3 loại tài liệu sau:

  1. Một tài liệu Word có chứa các mã để chỉ định thông tin cụ thể cần nơi chèn.
  2. Tệp Excel nguồn ghép thư, nơi chứa dữ liệu chi tiết của từng người nhận, mỗi dòng ứng với một người.
  3. Tài liệu Word cuối cùng trở thành thư hoặc email, bì thư đã hoàn chỉnh.

Chuẩn bị bảng tính Excel cho ghép thư:

  • Với việc ghép thư (mail merge trong excel), tài liệu Word sẽ kết nối và lấy họ tên, địa chỉ cùng các thông tin cần thiết của người nhận từ Excel.
  • Bạn cần đảm bảo tệp Excel đã chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, lời chào, mã bưu điện, v.v. Cần bổ sung thông tin nếu muốn thêm địa chỉ liên hệ hoặc dữ liệu khác trước khi tiến hành ghép thư.
  • Điểm cần lưu ý:
  • Đặt các cột trong Excel sao cho phù hợp với nội dung cần xuất hiện trong văn bản. Mỗi phần thông tin như tên, địa chỉ cần có cột tương ứng trong bảng tính. Ví dụ, nếu cần phân biệt tên các người theo bang và thành phố, thì phải có hai cột tương ứng cho Bang và Thành phố.
  • Nếu tệp Excel chứa ngày tháng, giá trị tiền tệ, hoặc mã bưu điện có số 0 ở đầu hoặc cuối, cần định dạng chính xác theo kiểu số, ngày tháng, tiền tệ.
  • Khi nhập dữ liệu từ tệp .csv hoặc .txt, nên sử dụng tiện ích Text Import Wizard.

Quy trình ghép thư từ Excel sang Word:

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra bảng tính Excel, bạn có thể bắt đầu ghép thư. Để minh họa, ta sẽ thực hành ghép một danh sách người nhận trong Word 2010, quy trình tương tự áp dụng cho Word 2013.

  1. Mở một tài liệu Word (hoặc tạo mới nếu bạn chưa có) nếu đã có sẵn bức thư bạn muốn gửi.
  2. Chọn hình thức ghép thư mong muốn. Nhấn vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn loại ghép thư mong muốn – có thể là thư (Letters), email (E-mail Messages), tem (Labels…), bì thư (Envelopes…) hay văn bản thông thường (Normal Word Document). Trong hướng dẫn này, chúng tôi chọn Letters.

Lựa chọn kiểu ghép thư mà bạn muốn thực hiện.

  1. Lựa chọn người nhận bằng cách đi tới Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

 Chọn người nhận.

  1. Tạo kết nối giữa bảng tính Excel và tài liệu Word để đảm bảo thông tin người nhận luôn được cập nhật từ file dữ liệu Excel mỗi khi có thay đổi.

Trong cửa sổ Select Data Source, tìm và mở trang tính Excel. Nếu Word hỏi bạn chọn bảng nào, hãy chọn rồi ấn OK.

Liên kết bảng tính Excel của bạn với tài liệu ghép thư Word mà bạn đang tạo.

  1. Để chỉ chọn một số người nhận từ bảng tính Excel, nhấp vào nút Edit Recipient List trong nhóm Start Mail Merge.

click the edit recipient List button if you want to include only some of the recipients.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ các người nhận vào danh sách trộn thư.

Lưu ý: Có khả năng lọc, sắp xếp danh sách người nhận và kiểm tra địa chỉ email của họ bằng cách sử dụng tính năng Validate addresses… nằm trong mục Refine Recipients List.

Tới đây, bảng danh sách người nhận đã được chỉnh sửa xong và bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để nhập chúng vào thư. Bạn có thể gõ mẫu thư vào Word hoặc chép và dán từ nguồn khác.

  1. Thêm chỗ trống để điền thông tin. Cần xác định chỗ trống cho Address BlockGreeting Line. Điều này có thể thực hiện thông qua mục Write & Insert Fields trên thẻ Mailings.

Add placeholders for the Address Block and Greeting Line.

Tùy thuộc vào vị trí cần điền, hộp thoại sẽ hiển thị nhiều lựa chọn. Chọn lựa chọn bạn ưa thích, xem qua kết quả và bấm OK. Bạn cũng có thể dùng các phím mũi tên trái/phải để xem qua thông tin của người nhận tiếp theo hoặc trước đó.

Sau khi hoàn thành, chỗ trống sẽ được hiển thị trong văn bản của bạn như hình dưới đây:

The placeholders will appear in a Word document.

Đối với một số lá thư, chỉ việc thêm Address BlockGreeting Line đã đủ. Tất cả các bản in sẽ giống hệt nhau, chỉ khác nhau về tên và địa chỉ người nhận.

Nếu cần tùy chỉnh thêm, bạn có thể nhúng thông tin người nhận vào nội dung với tính năng Insert Merge Field, chọn dữ liệu từ các lựa chọn hiển thị.

Click Insert Merge Field and choose the data you want to insert

  1. Kiểm tra xem trước lá thư. Để đảm bảo rằng thông tin người nhận hiển thị chính xác, hãy nhấn Preview Results trên thẻ Mailing.

Preview the letter.

Bạn có thể dùng phím mũi tên trái/phải để xem từng lá thư với thông tin của người nhận tương ứng.

use the left and right arrows to view each letter with the recipient's data.

  1. Hoàn tất việc trộn thư. Nếu bạn cảm thấy đã hài lòng, chọn Finish & Merge từ nhóm Finish để tiến hành in hoặc gửi thư điện tử.

Click Print Documents to finish the merge and print the letters.

Trước khi tiếp tục in ấn hoặc gửi thư điện tử, hãy nhấn vào Edit Individual Documents để chỉnh sửa những nội dung cần thiết. Một giao diện mới sẽ hiển thị, cho phép bạn tuỳ biến mỗi phần của bức thư theo ý muốn.

  1. Bảo toàn bản văn bản sau khi trộn. Việc sao lưu tài liệu trộn này có thể thực hiện giống như việc lưu một tài liệu Word bình thường, bằng cách click vào nút Save hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl +S.

Sao khi thực hiện sao lưu, tệp văn bản của bạn sẽ luôn duy trì liên kết với danh sách dữ liệu trong Excel. Khi bạn muốn trộn thư một lần nữa, chỉ việc mở tệp ra và chọn Yes nếu Word hỏi bạn có muốn giữ liên kết không.

click Yes to keep the connection between the Excel file and Word document.

Bạn cũng có thể thực hiện trộn thư qua tùy chọn Mail Merge trên thanh công cụ của Microsoft Excel, hay thông qua tính năng Mail Merge Wizard.

Tiếp cận thông qua đường dẫn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

Starting the Mail Merge Wizard

Khi bạn chọn lệnh này, Mail Merge Wizard sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình, đồng thời hỗ trợ bạn trộn thư từng bước một.

The Mail Merge pane can walk you through the merge process step-by-step.

Lưu ý khi trộn thư với dữ liệu ngày tháng, tiền tệ và số lượng:

Các giá trị về ngày tháng, tiền tệ và số lượng trong quá trình trộn thư cần được chú trọng. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phương pháp định dạng các giá trị này thích hợp.

Định dạng lại mã zip và các giá trị số khác có chứa số 0 ở đầu trong Excel

Để ngăn không cho các số 0 phía trước bị mất trong quá trình trộn, hãy đặt cột mã zip ở dạng text trong Excel.

  1. Bôi đen cột chứa mã zip, chuột phải và chọn Format Cells… từ menu xuất hiện.

Select Format Cells... from the context menu.

  1. Trong tab Number, hãy chọn Text và sau đó nhấn OK.

On the Number tab, select Text and then click OK.

Sử dụng Dynamic Data Exchange để trộn thư với ngày, số tiền và số lượng

Trong trường hợp bảng tính Excel của bạn có các dữ liệu về ngày tháng, số thập phân, hay đơn vị tiền tệ, bạn nên áp dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo các giá trị này được hiển thị chính xác sau khi trộn.

  1. Navigate to File > Options > Advanced.
  2. Kéo xuống mục General, đánh dấu vào Confirm file format conversion on open và chọn OK để xác nhận.

Select the

Tiếp tục thực hiện các bước trộn thư theo hướng dẫn đã nêu. Khi Dynamic Data Exchange được bật, có thể bạn sẽ nhận được một số yêu cầu xác nhận, chỉ cần chấp nhận bằng cách nhấn Yes hoặc Ok. Phần này không khác biệt so với quá trình trộn thư thông thường, chỉ là bạn cần chọn nguồn dữ liệu thực hiện theo các bước sau đó.

Sau đây là các bước thực hiện để chọn danh sách người nhận:

  1. Bắt đầu bằng cách chọn người nhận thông qua việc đi tới Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như bạn thường làm.
  2. Kiểm tra trên bảng tính của bạn, chọn tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) bằng cách nhấp đúp vào đó và sau đó chọn OK.

browse TO your spreadsheet, double-click it and select MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).

Lưu ý: Nếu bạn không thấy tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), hãy chọn Select All ở phía dưới cùng bên trái của màn hình.

  1. Click vào tùy chọn Entire Spreadsheet và xác nhận bằng cách nhấp OK.

Click Entire Spreadsheet.

Sau những bước trên, bạn có thể tiếp tục công việc trộn thư một cách bình thường.

Lưu ý: Để tránh các thông báo xuất hiện mỗi khi mở tệp dữ liệu, hãy bỏ chọn tuỳ chọn Confirm file format conversion on open tại Word Options > Advanced > General sau khi đã kết nối với danh sách thư của bạn.

Hướng dẫn cách định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Để định dạng ngày tháng, số hoặc tiền tệ trong Word thay vì trong Excel, quy trình được thực hiện ngay trong văn bản Word.

  1. Chọn phần mà bạn muốn thay đổi định dạng, có thể là Date, Currency, Percent hay phần khác tương tự.
  2. Bấm Shift + F9 để hiện thị mã vùng đã chọn. Ví dụ: Khi bạn chọn Currency, mã sẽ xuất hiện là {MERGEFIELD CURRENCY}.
  3. Thêm mã định dạng vào bảng dưới đây. Ví dụ: Để 3000 được hiển thị như $3000, bạn cần thêm # $,0. Mã sẽ trở thành {MERGEFIELD CURRENCY# $,0}.
  4. Nhấn F9 để cập nhật, sau đó dùng Shift + F9 để xem kết quả.
@”ngày/MMM/năm”} 20/Tháng 5/14
@”ngày MMMM năm”} 20 Tháng Năm 2014
@”ngày, MMMM năm”} 20, Tháng Năm 2014
@”thứ, ngày MMMM năm”} Thứ Ba, 20 Tháng Năm 2014
@”thứ, ngày MMMM năm”} Thứ Ba, 20 Tháng Năm 2014
@ “giờ:phút sáng/chiều” 10:45 CH
@ “HH:mm” 22:45
@ “HH:mm:ss” 22:45:32

Khi sử dụng các ký tự d, M, y cho định dạng ngày, tháng và giờ, hãy nhớ M được sử dụng cho tháng và m được dùng cho phút.

Điều chỉnh định dạng ngày giờ hiện tại:

Bạn có khả năng thay đổi định dạng ngày giờ hiện tại trong văn bản trộn thư nếu như bạn thêm phần DATETIME.

  1. Lựa chọn phần Date hoặc Time mà bạn muốn đổi định dạng.
  2. Bấm Shift + F9 để hiện mã của vùng đó. Khi chọn Date, mã {DATE @ “M/d/yyyy”} sẽ xuất hiện.
  3. Click chuột phải vào phần vùng và nhấn Edit Fields trong menu lựa chọn.

Click chuột phải vào phần vùng và chọn Edit Field từ menu hiện lên.

  1. Trong cửa sổ hộp thoại Field, kiểm tra xem Field names đã đúng là Date chưa. Sau đó chọn định dạng bạn muốn ở phần Date formats và nhấn OK.

Lưu ý. Nếu bạn muốn giữ định dạng sau khi cập nhật, hãy đánh tích vào Preserve formatting during updates ở phía dưới bên trái của cửa sổ hộp thoại.

Các phím tắt Mail Merge:

Phím tắt Chức năng
Alt + F9 Hiển thị tất cả các field và kết quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9 Xuất hiện mã của các field
F9 Cập nhật field đang được chọn. Đặt con trỏ ở bất kỳ field nào và nhấn F9 để thực hiện cập nhật
F11 Di chuyển đến field kế tiếp
Shift + F11 Quay lại field trước đó
Alt + Shift + E Thực hiện chỉnh sửa văn bản trộn thư. Lưu ý, thao tác này sẽ cắt liên kết giữa file Excel và Word, dữ liệu trộn sẽ không cập nhật tự động.
Alt + Shift + F Thêm field trộn từ nguồn dữ liệu trộn
Alt + Shift + M In ấn văn bản đã trộn
Ctrl + F9 Thêm một field mới
Ctrl + F11 Khóa field. Kết quả của field không thay đổi khi dữ liệu nguồn trong Excel cập nhật
Ctrl + Shift + F11 Mở khóa field. Field sẽ cập nhật lại khi có thay đổi
Ctrl + Shift + F9 Xóa liên kết của field. Field sẽ bị loại bỏ vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng thông tin hiện tại ở dạng bình thường.
Alt + Shift + D Chèn ngày tháng theo ngày hiện tại
Alt + Shift + P Chèn số trang hiện tại
Alt + Shift + P Thêm số trang vào văn bản
Alt + Shift + T Thêm thời gian hiện hành vào văn bản
Alt + Shift + L Thêm danh sách có số thứ tự

Hy vọng thông qua bài viết này, các bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tự động hóa việc tạo thư từ dữ liệu Excel sang Word thông qua chức năng Mail Merge. Để nâng cao và cập nhật kiến thức về Excel từ cơ bản đến chuyên sâu, mời các bạn đăng ký các khóa học Excel nhanh chóng do các chuyên gia đầy tâm huyết và kinh nghiệm trong lĩnh vực Excel đảm nhận, với chi phí vô cùng ưu đãi.

Nguồn: Ablebits, được dịch và biên soạn bởi Siêu Marketing.

Bạn cũng cần biết cách sử dụng các hàm và công cụ khác trong Excel để ứng dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc:

Các hàm cơ bản bạn thường xuyên sẽ sử dụng là:

  • SUMIF, SUMIFS cho việc tính tổng khi có một hoặc nhiều điều kiện
  • COUNTIF, COUNTIFS dùng để đếm số lượng theo một hoặc nhiều điều kiện
  • Các hàm sắp xếp và xử lý dữ liệu theo dạng chuỗi, số, ngày tháng…
  • Hàm Index+Match và SUMPRODUCT cho việc tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu

Người dùng hay áp dụng một số công cụ sau trong Excel:

  • Conditional formatting để thiết lập định dạng dựa trên điều kiện
  • Data Validation cho việc thiết lập các ràng buộc khi nhập dữ liệu
  • Đặt Name và sử dụng Name trong các công thức
  • Sử dụng Pivot Table để tạo báo cáo

Còn rất nhiều điều để học phải không? Bạn có thể tiếp cận toàn bộ những kiến thức này thông qua khóa học SM90 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia của Siêu Marketing. Đây là một chương trình học hệ thống hóa và chi tiết kiến thức Excel. Đặc biệt, không giới hạn thời gian học, bạn có khả năng tự học mọi lúc mọi nơi và tìm kiếm kiến thức cần thiết một cách dễ dàng. Siêu Marketing hiện đang cung cấp những ưu đãi đặc biệt khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết có tại: sieumarketing.com

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop