Cách tự động thêm số thứ tự cho cột trong Excel – Học Excel Online Miễn Phí

Thường thì, khi cần tạo số thứ tự cho các cột trong bảng Excel, phần lớn mọi người thường bắt đầu bằng việc nhập số 1 vào ô đầu tiên, sau đó sử dụng công thức =”ô trước đó” + 1 ở ô kế tiếp, rồi kéo thả cho đến hết cột cần đánh số. Tuy nhiên, phương pháp này khá tốn thời gian và không hiệu quả nếu số lượng cột cần đánh số quá nhiều.

Vì vậy, Siêu Marketing đã chuẩn bị sẵn các bước sau đây để giúp bạn đánh số thứ tự nhanh chóng hơn và theo cách có hệ thống.

Hướng dẫn tự động đánh số thứ tự cột

Bước 1: Gõ số 1 ở ô đầu tiên.

Bước 2: Vào mục Editing và chọn Fill / Series.

Bước 3: Một cửa sổ Series sẽ hiện ra.

  • Series in: Chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo dòng, hoặc chọn Columns để đánh số theo cột.
  • Ở mục Type bạn có các tùy chọn:

+ Linear: Số thứ tự tăng dần.

+ Growth: Kiểu tăng lũy tiến.

+ Date: Kiểu ngày tháng.

+ AutoFill: Kiểu tự động điền.

  • Step value (Bước nhảy): Đặt khoảng cách giữa các số liên tiếp.
  • Stop value (Giá trị dừng): Định nghĩa số cuối cùng trong dãy số thứ tự.

Ví dụ, ở đây ta chọn số theo Columns, loại Linear với Step value là 1 và Stop Value là 20.

=> Khi bấm OK, bạn sẽ thấy kết quả như sau:

Hiển thị số thứ tự của kết quả lọc Autofilter sử dụng hàm Subtotal

Trong quá trình sử dụng Excel, cột Số thứ tự thường được dùng để đếm số lượng các hàng trong một bảng tính. Tuy nhiên, phương pháp đánh số thứ tự thông thường này gặp hạn chế khi chúng ta áp dụng chức năng lọc dữ liệu với Autofilter. Dưới đây là ví dụ minh hoạ:

Đây là một bảng dữ liệu, với cột số thứ tự đánh theo cách thông thường:

Sau khi lọc dữ liệu để chỉ hiển thị thông tin của nhân viên Long (sử dụng hàm AutoFilter lọc tại cột D), kết quả sẽ như thế này:

Qua việc nhìn vào cột STT, chúng ta để ý rằng số thứ tự không hề thay đổi sau khi lọc dữ liệu. Vì vậy, việc theo dõi và phân tích kết quả lọc trở nên khó khăn hơn, do các STT không còn thể hiện chính xác thứ tự của các hàng dữ liệu cụ thể nữa.

Để cột STT phản ánh chuẩn xác hơn,

Khi áp dụng chức năng AutoFilter, hàm SUBTOTAL sẽ được sử dụng cho cột chứa số thứ tự.

Phương pháp đánh số thứ tự

Quy tắc đánh số thứ tự dựa vào việc tính số các dòng có dữ liệu. Mỗi dòng xuất hiện dữ liệu sẽ được tính như một đơn vị, và dòng tiếp theo nếu có dữ liệu thì số thứ tự sẽ tăng thêm 1 đơn vị so với dòng liền trước.

Khi nhắc đến việc tính số trong excel, chúng ta thường nghĩ ngay đến hàm COUNT

Hàm Subtotal cũng cung cấp tính năng đếm thông qua việc sử dụng function_num là 3

Khu vực tham chiếu nên được chọn ở nơi luôn chứa dữ liệu (để tránh tình trạng đếm không được ở những dòng không có dữ liệu). Điển hình, ở đây ta chọn cột D – cột Nhân viên. Việc đếm bắt đầu từ dòng số 2, vì vậy ta sẽ bắt đầu từ ô D2. Trong quá trình đếm ở các dòng sau, ta sẽ tính luôn cả những ô đã được đếm trước đó:

  • Số thứ tự ở dòng 2 = COUNT(D2:D2)
  • Số thứ tự ở dòng 3 = COUNT(D2:D3)
  • Số thứ tự ở dòng 4 = COUNT(D2:D4)

Điều này làm cho D2 luôn được bao gồm trong mọi phương trình => Vị trí D2 cần được cố định

Ta có thể thiết kế phương trình tính số thứ tự tại ô A2 như sau:

=> Phương trình tại ô A2 được sao chép (filldown) đến những dòng sau trong cột A

Đánh giá kết quả

Sau khi áp dụng công thức Subtotal tại cột STT và sử dụng AutoFilter cho Nhân viên Long, kết quả như sau:

Kết quả cho thấy số thứ tự được cập nhật tự động theo từng lần lọc dữ liệu.

Phương pháp tạo số thứ tự tự động trong excel sử dụng hàm COUNTA

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo số thứ tự tự động một cách đơn giản và hiệu quả nhất thông qua việc dùng hàm COUNTA trong excel.

Bước 1: Xác định mục tiêu (phát biểu bằng lời)

  • Bắt đầu đánh số thứ tự từ dòng số 2
  • Nếu ô Họ tên trống, trả lại giá trị rỗng (không đánh số)
  • Nếu ô Họ tên có thông tin, số thứ tự sẽ bằng tổng số ô Họ tên hiện có

Bước 2: Cách áp dụng hàm COUNTA

Giải thích nội dung hàm:

Nếu B2 là rỗng, trả về số 0, này ám chỉ rằng nếu ô B2 không chứa gì thì kết quả STT sẽ là 0,

COUNTA($B2:B2) trường hợp B2 chứa dữ liệu, hàm này sẽ đếm số ô có thông tin từ B2 tới B2 (giữ cố định ô B2 làm điểm khởi đầu, điểm cuối thì linh hoạt để khi sao chép công thức, tham chiếu này sẽ được tự động mở rộng).

Hàm này thực hiện ngay tại ô A2. Với ô B2 là điểm khởi đầu cần phải cố định, trong khi điểm kết thúc là linh động để phù hợp với việc thay đổi vùng đếm tại cột A khi xác định giá trị STT.

Chỉ bằng cách kết hợp giữa hàm COUNTA và hàm IF, ta đã có khả năng tự động tạo số thứ tự cho cột STT trong Excel.

Đó là bản hướng dẫn của Siêu Marketing về cách tạo số thứ tự tự động trong cột Excel. Bạn cũng có thể tham khảo nhiều bài viết khác tại Blog Siêu Marketing để bồi dưỡng thêm kỹ năng Excel của mình. Nếu bạn quan tâm, Siêu Marketing cung cấp khóa học SM90 – Excel từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn thành thạo Excel trong công việc. Khóa học linh hoạt, có thể học bất cứ khi nào trên thiết bị kết nối internet, học tập chưa bao giờ dễ dàng hơn.

Xem thêm: Phương pháp đánh số thứ tự xuất sắc trong excel

Thông tin chi tiết về khóa học, vui lòng xem tại link dưới đây:

Khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên nghiệp

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop