Cách sửa các lỗi thông dụng của hàm VLOOKUP: NA, NAME, VALUE

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP, sau khi bạn đã nắm vững cách sử dụng hàm VLOOKUP chi tiết. Những lỗi này bao gồm lỗi NA, lỗi NAME, và lỗi VALUE khi áp dụng hàm VLOOKUP.

Trước tiên, chúng ta cùng ôn lại cấu trúc của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Cách xử lý lỗi NA trong VLOOKUP

Khi xuất hiện lỗi #N/A trong công thức VLOOKUP, nghĩa là không thể tìm thấy lookup_value. Nguyên nhân của lỗi này có thể là:

1. Lỗi đánh máy giá trị tra cứu

Điều đầu tiên cần xét đến khi gặp lỗi NA là kiểm tra lỗi chính tả của lookup_value.

Một trường hợp thường gặp là dấu cách thừa ở cuối giá trị cần tra cứu, không dễ dàng nhận biết bằng mắt thường. Để phát hiện ký tự khoảng trăng hay dấu cách thừa, bạn có thể dùng hàm LEN.

Với ví dụ dưới đây:

Xử lý lỗi NA khi sử dụng VLOOKUP
Sử dụng hàm LEN để tìm kiếm khoảng trắng trong giá trị cần tìm

Ở ví dụ trên, có vẻ như A2 và A3 giống nhau nếu nhìn bằng mắt. Tuy nhiên, đếm ký tự ta thấy A2 có 5 và A3 có 6 ký tự. Để giải quả vấn đề này, bạn có thể dùng hàm TRIM để loại bỏ dấu cách thừa. Ví dụ công thức:

=VLOOKUP(TRIM(lookup_value), table_array, col_index_num, [range_lookup])

2. Lỗi #N/A do tra cứu gần đúng trong VLOOKUP

Khi tham số [range_lookup] trong VLOOKUP được đặt là TRUE hoặc không được đặt (tra cứu gần đúng), lỗi #N/A có thể xuất hiện do hai lý do sau:

  • lookup_value nhỏ hơn giá trị thấp nhất trong bảng tra cứu, như trong ví dụ dưới đây, với mức doanh thu là 95 nhưng trong cột tra cứu nhỏ nhất là 100.
    Xử lý lỗi NA trong VLOOKUP
    Cách xử lý lỗi NA trong VLOOKUP
  • Cột chứa lookup_value không được sắp xếp theo tự thứ tự tăng dần, như cột doanh thu cần được xếp đúng thứ tự.
    Xử lý lỗi NA trong công thức VLOOKUP
    Giải quyết lỗi NA trong VLOOKUP

3.

Lỗi #N/A phát sinh do không tìm thấy giá trị trong bảng dữ liệu

Khi bạn dùng hàm VLOOKUP để tìm một giá trị cụ thể mà giá trị đó lại không tồn tại trong bảng tra cứu, sẽ dẫn đến lỗi #N/A trong công thức VLOOKUP của bạn.

4. Cột có giá trị cần tìm không phải là cột đầu tiên trong vùng dữ liệu đã chọn

Đây cũng là một lỗi phổ biến khi cột chứa dữ liệu cần tra cứu không được đặt ở vị trí đầu tiên bên trái của khối dữ liệu đã chọn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách kết hợp sử dụng hàm Index và Match trong Excel.

5. Dữ liệu là số nhưng lại được định dạng như văn bản

Lỗi #N/A cũng có thể xuất hiện khi dữ liệu mặc dù là dạng số nhưng lại được Excel nhận diện là văn bản. Để xử lý vấn đề này, bạn cần áp dụng cách chuyển đổi định dạng của dữ liệu số từ chế độ text sang chế độ số bằng phương pháp sau đây:

  • Điền số 1 vào một ô bất kỳ, ví dụ như ô C1 trong hình, sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép
  • Chọn phạm vi A1:A4, nhấn chuột phải và chọn Paste Special…
  • Trong hộp thoại Paste Special chọn Multiply sau đó nhấn OK
Xử lý lỗi NA trong VLOOKUP
Xử lý lỗi NA trong VLOOKUP

Lỗi VALUE trong khi thao tác VLOOKUP

Lỗi #VALUE! thường được thông báo bởi Excel khi định dạng của dữ liệu trong công thức không khớp với yêu cầu. Lỗi #VALUE! trong VLOOKUP có thể xuất phát từ ba nguyên nhân sau:

1. Độ dài của giá trị cần tra cứu quá lớn

Khi độ dài của giá trị cần tìm – lookup_value – vượt quá giới hạn cho phép trong công thức VLOOKUP, bạn có thể áp dụng hàm Index và Match để giải quyết, như minh họa dưới đây.

Xử lý lỗi VALUE trong công thức VLOOKUP
Xử lý lỗi VALUE trong công thức VLOOKUP

2. Tham số col_index_num nhỏ hơn 1

Thông thường, chúng ta sẽ không gặp phải sai sót khi đặt tham số col_index_num nhỏ hơn 1. Tuy nhiên, nếu giá trị này được tính từ một công thức và có khả năng công thức đó cho ra kết quả nhỏ hơn 1, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #VALUE!. Do đó, khi bắt gặp lỗi #VALUE! trong VLOOKUP, cần kiểm tra lại giá trị của tham số col_index_num để chắc chắn giá trị nó phải lớn hơn 1.

3. Sự cố với đường dẫn khi bảng tra cứu ở một workbook khác

Khi bạn đang thực hiện với dữ liệu từ một workbook khác, cú pháp công thức VLOOKUP sẽ như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, '[ten workbook]ten sheet'!table_array, col_index_num, [range_lookup])

Ví dụ công thức VLOOKUP được áp dụng khi tra cứu từ workbook khác như sau:

=VLOOKUP(A2,'[wb khác.xlsx]Ví dụ 02'!$A$2:$C$7,2,FALSE)

Nếu thông tin trong tham số table_array bị thiếu hoặc nhập sai bất cứ thông tin nào, thì công thức VLOOKUP cũng sẽ thông báo lỗi #VALUE!. Vì vậy, chúng ta cần phải xác định rõ đường dẫn khi sử dụng VLOOKUP và kiểm tra lỗi #VALUE! để biết liệu có đang tra cứu từ workbook khác và đường dẫn đã đúng hay chưa.

Lỗi #NAME? thường xảy ra khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, có thể do bạn nhập chữ VLOOKUP không chính xác hoặc một hàm nào đó trong hàm VLOOKUP bị lỗi chính tả. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần xem xét lại cách bạn viết công thức.

Phát hiện lỗi #NAME? trong VLOOKUP

Khi gặp phải lỗi #NAME? trong Excel, điều đó có nghĩa là có một lỗi chính tả nào đó trong cách bạn viết hàm. Đôi khi chính là do cách viết của hàm VLOOKUP hoặc một hàm được ghép vào trong đó. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để sửa chữa.

Cách khắc phục lỗi Name trong VLOOKUP
Cách khắc phục lỗi Name trong VLOOKUP

Ví dụ, lỗi #NAME? xảy ra do sai chính tả tên hàm trimm, trong khi tên hàm chuẩn là TRIM.

Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách khắc phục một số lỗi thông thường khi làm việc với hàm VLOOKUP trong Excel. Xin cảm ơn bạn đã theo dõi đến cuối bài. Chúc bạn áp dụng thành công.

Nếu bạn muốn bắt đầu học Excel từ đầu, bạn có thể tham khảo khóa học từ cơ bản đến nâng cao dành cho dân văn phòng từ Siêu Marketing.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop