Các bước để kết hợp nhiều ô trong Excel mà không xóa dữ liệu

Bài viết dưới đây, do Siêu Marketing biên soạn, sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện việc hợp nhất hai hoặc nhiều ô trong Excel mà không làm mất thông tin chứa trong đó, áp dụng được cho Excel 2016, 2013, 2010 và cả những phiên bản cũ.

Trong quá trình sử dụng bảng tính Excel, đôi khi bạn cần phải hợp nhất nhiều ô thành một duy nhất để cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu hoặc làm cho nội dung trở nên ngăn nắp hơn. Có thể nhu cầu hợp nhất xuất phát từ việc một ô có quá nhiều nội dung cần được mở rộng thêm không gian bằng cách gộp nó với ô trắng liền kề.

Tuy nhiên, quá trình này có thể gặp trở ngại do cơ chế gộp ô đơn giản của Excel thường loại bỏ dữ liệu trong các ô không phải là ô đầu tiên bên trái hoặc phía trên, chỉ giữ lại thông tin tại ô đó.

Liệu có một phương pháp gộp các ô trong Excel mà không xóa bỏ dữ liệu hay không? Dưới đây sẽ là những hướng dẫn cụ thể và giải pháp hữu ích cho bạn, làm việc được với mọi phiên bản Excel từ mới đến cũ.

Phương pháp hợp nhất ô sử dụng tính năng Merge & Center của Excel

Một trong những cách tiện lợi và đơn giản nhất để gộp các ô lại với nhau trong Excel đó chính là sử dụng tính năng Merge & Center. Bạn chỉ phải thực hiện 2 bước đơn giản là:
1. Lựa chọn những ô liền kề bạn muốn hợp nhất vào với nhau
2. Truy cập vào tab Home > Alignment và nhấn chọn Merge & Center

Đọc thêm: Cách sử dụng phím tắt merge trong excel

Ví dụ, bạn muốn gộp dữ liệu từ ô A2 với ô B2 và C2 ở bên phải tạo thành một ô lớn chứa đủ thông tin cần thiết.

Sử dụng tính năng Merge & Center để gộp ô trong Excel
Sử dụng tính năng Merge & Center để gộp ô

Sau khi nhấp vào Merge & Center, ô lựa chọn sẽ được hợp nhất với nhau và nội dung bên trong ô sẽ được căn giữa, như hình minh họa dưới đây:

Gộp ô trong Excel với Merge & Center
Gộp ô với Merge & Center

Những tùy chọn hợp nhất ô khác trong Excel:

Các phương pháp gộp ô khác trong Excel có thể được chọn bằng cách nhấn vào mũi tên mở rộng bên cạnh nút Merge & Center để xem bạn muốn hợp nhất theo cách nào:

Các tùy chọn Merge & Center
Các tùy chọn Merge & Center

Merge Across – áp dụng việc gộp cho nhiều ô được chọn theo từng hàng một cách riêng lẻ:

Merge Across
Merge Across

Merge Cells – là phương pháp kết hợp một lượng ô lại với nhau thành một ô to mà thông tin bên trong nó không được căn chỉnh ở chính giữa:

Merge Cells
Merge Cells

Mẹo: Bạn có thể thay đổi vị trí căn lề của ô đã được gộp thông qua việc lựa chọn ô gộp đó và nhấn vào tuỳ chọn căn lề mong muốn dưới tab Home > Alignment.

Những lỗi có thể xảy ra khi kéo công thức với các ô đã trộn

Cụ thể như hình phía trên đây, chúng ta muốn kéo công thức Filldown từ hàng 2 tới hàng 5 thì bị Excel báo lỗi.

Lỗi này xảy ra vì trong khu vực mà ta muốn sao chép công thức có sự hiện diện của các ô đã gộp với kích thước không đồng nhất:

  • Ở hàng 2: gộp 3 ô D2, E2, F2
  • Ở hàng 4: gộp lại 2 ô D4, E4
  • Ở hàng 5: gộp 3 ô D5, E5, F5

Nếu như vậy, việc sao chép công thức bằng Filldown sẽ không thể thực hiện một cách thông thường.

Thêm vào đó, việc gộp ô có thể tạo ra rắc rối khi bạn muốn sắp xếp thông tin:

Cách thực hiện kéo công thức khi dùng tính năng gộp ô

Hãy áp dụng một trong hai cách dưới đây để khắc phục các lỗi nêu trên:

Cách 1: Hủy bỏ tính năng gộp ô trước khi tiến hành kéo công thức

  • Lựa chọn toàn bộ khu vực dữ liệu cần sao chép công thức, hãy tạm bỏ qua tính năng gộp ô (Kích trên Merge cell & center).
  • Sao chép công thức trong cột chứa kết quả.
  • Cuối cùng, bạn gộp các ô kết quả lại bằng cách dùng Merge Across.

Cách 2: Gỡ bỏ các ô đã gộp dưới dòng bạn muốn kéo công thức, và sau đó thực hiện kéo từ trên xuống dưới

Áp dụng như sau:

Hi vọng bạn sẽ không còn gặp lỗi khi kéo công thức qua các ô gộp sau khi đọc bài viết này.

Nên nhớ diểm quan trọng khi sử dụng chức năng gộp ô trong Excel. Tránh dùng gộp ô ở khu vực có công thức hoặc những khu cần phải sắp xếp dữ liệu.

Các hạn chế khi dùng chức năng gộp ô trong Excel

Khi quyết định dùng tính năng gộp ô, bạn cần chú ý những điểm sau:

1. Đảm bảo tất cả thông tin cần hiển thị sau khi gộp ô phải nằm ở ô bên trái nhất của dãy ô bạn chọn, bởi chỉ có thông tin ở ô này sẽ được giữ lại sau khi gộp, còn lại sẽ bị loại bỏ. Nếu bạn cần gộp mà không mất dữ liệu, hãy xem xét các phương pháp được gợi ý sau đây trong bài.
2. Nếu nút Merge & Center xuất hiện mờ đục, có khả năng là các ô bạn chọn đang ở trạng thái chỉnh sửa. Bạn cần nhấn Enter để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa rồi thử gộp lại lần nữa.
3. KhôngKhi bạn muốn gộp các ô trong bảng Excel, bạn sẽ cần chuyển bảng về dạng phạm vi bình thường bằng cách nhấn chuột phải vào bảng và chọn Table > Convert to Range trước khi tiếp tục quá trình gộp ô.
4. Việc lựa chọn các ô đã gộp và các ô chưa gộp không thể thực hiện tự động bằng công cụ của Excel, mà bạn phải làm thủ công.

Tìm hiểu thêm: Cách kiểm tra dữ liệu dạng ngày tháng nhập từ phần mềm khác vào Excel

Chức năng merge cell hay gộp ô trong Excel giúp cho việc hiển thị thông tin dễ dàng và rõ ràng hơn, đặc biệt khi chúng ta muốn nội dung vượt qua một ô. Để thực hiện chức năng này nhanh chóng, việc sử dụng phím tắt là rất hữu ích. Hãy cùng Siêu Marketing khám phá cách sử dụng phím tắt cho chức năng gộp ô trong Excel.

Cách sử dụng phím tắt merge cell trong excel

Trong danh sách phím tắt của Excel, có thể bạn không tìm thấy phím tắt dành riêng cho việc gộp ô. Tuy nhiên, Excel cho phép chúng ta sử dụng hầu hết các chức năng từ thanh công cụ thông qua các phím tắt, bằng phím ALT.

Kích hoạt danh sách phím tắt qua phím Alt

Bấm phím ALT và bạn sẽ thấy các phím tắt xuất hiện trên thanh công cụ, tương ứng với từng thẻ và nhóm chức năng:

Phím tắt cho chức năng gộp ô

Trong thanh công cụ, gói Merge cell nằm ở nhóm Alignment trên thẻ Home, hãy nhấn phím H để chọn thẻ Home trước tiên.

Sau đó bạn nhấn phím M

Khi đó, bạn sẽ thấy danh sách các tính năng thuộc về Merge & Center:

  • Merge & center: gộp ô và căn giữa nội dung.
  • Merge Across: gộp ô theo hàng ngang.
  • Merge Cells: gộp toàn bộ các ô trong vùng chọn.
  • Unmerge Cells: hủy gộp ô.

Phím tắt cho mỗi tính năng sẽ là:

    • Merge & center: Alt + H + M + C
    • Merge Across: Alt + H + M + A
    • Merge Cells: Alt + H + M + M
    • Unmerge Cells: Alt + H + M + U

Cách kết hợp các ô trong Excel mà không bị mất thông tin:

Khi áp dụng gộp ô thông qua chức năng gộp ô cơ bản của Excel, thông thường chỉ dữ liệu nằm ở ô trên cùng bên trái sẽ được giữ lại. Dẫu có nhiều cải tiến trong các phiên bản mới của Excel, vấn đề gộp ô vẫn chưa được giải quyết triệt để, như trong các phiên bản 2013 và 2016 của Excel. Tuy nhiên, luôn tồn tại các phương pháp gián tiếp để xử lý vấn đề này.

Cách thức thứ nhất để gộp ô trong

Gộp ô sử dụng tính năng Justify trong một cột

Bạn có thể gộp ô trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không làm mất thông tin từ các ô được chọn, miễn là chúng cùng thuộc một cột.

  • Chọn ô cần gộp.
  • Tăng kích thước cột để nó đủ rộng chứa hết dữ liệu của các ô.
Gộp ô trong một cột
Gộp ô trong một cột
  • Truy cập tab Home và chọn Fill trong phần Editing để di chuyển thông tin vào ô đầu tiên.
  • Click chọn Merge and Center hoặc Merge Cells, tuỳ thuộc vào việc bạn muốn căn chỉnh nội dung ở giữa hay không.

Nếu dữ liệu bị tràn qua hàng khác, cần chỉnh sửa kích thước cột rộng hơn và thực hiện lại các bước trên.

Mặc dù dễ áp dụng, phương pháp này có những hạn chế như:

  • Sử dụng Justify chỉ gộp được các ô nằm trong cùng một cột.
  • Chỉ áp dụng với nội dung văn bản, không thể gộp ô chứa số liệu hay công thức.
  • Không thể gộp nếu giữa các ô chọn có ô nào trống.

Cách 2. Sử dụng Add-in Merge Cells để gộp ô không làm mất dữ liệu

Gộp các ô trong Excel và giữ nguyên dữ liệu có thể thực hiện thông qua công cụ Merge Cells for Excel.

Gộp nhiều ô
Gộp nhiều ô

Sử dụng công cụ này cho phép bạn gộp nhiều ô chứa mọi loại dữ liệu và ngay cả các ký tự đặc biệt. Nó còn hỗ trợ tách thông tin sau khi gộp bằng dấu phẩy, khoảng trắng hoặc dấu gạch chéo.

Hãy xem xét các tùy chọn sau để gộp ô đúng như mong muốn:

  • Chọn Cells into one tại mục “What to merge”.
  • Đặt dấu phân cách dưới mục “Separate values with”.
  • Lựa chọn vị trí của ô thông tin cuối cùng: bên trái trên cùng, bên phải trên cùng, bên phải dưới cùng hoặc bên trái dưới cùng.
  • Đảm bảo rằng bạn đã tick vào Merge all areas in the selection. Nếu không, công cụ sẽ chỉ ghép dữ liệu vào trong một ô như CONCATENATE mà không gộp chúng lại.
Cells into one
Cells into one

Ngoài việc gộp ô, công cụ còn cho phép gộp cột và hàng một cách đơn giản bằng cách chọn từ menu ở “What to merge”.

Add-in này tương thích với Excel phiên bản 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.

Cách 3. Dùng hàm CONCATENATE để gộp ô

Nếu bạn quen với việc sử dụng các hàm trong Excel, bạn sẽ thấy việc sử dụng hàm CONCATENATE để gộp ô là một phương án hấp dẫn. Bạn có thể dùng hàm này để kết hợp thông tin từ nhiều ô thành một.

Trước khi thực hiện việc gộp các ô, bạn cần phải chắc chắn rằng đã nhập dữ liệu vào một ô. Ví dụ, nếu bạn muốn hợp nhất ô A2 với B2 mà cả hai đều đã có thông tin, bạn nên kết hợp nội dung của hai ô bằng cách dùng một trong hai hàm sau đây:
=A2&B2,”, ”

=CONCATENATE(A2, “, ”, B2)

Dùng chức năng CONCATENATE
Dùng chức năng CONCATENATE

Kết quả của hàm này là nội dung được kết hợp sẽ xuất hiện trong một ô mới (D2). Tuy nhiên, nếu muốn gộp thông tin nguyên bản từ A2 và B2, bạn cần làm theo các bước dưới đây:

  • Thực hiện sao chép ô chứa hàm CONCATENATE (D2).
  • Chọn và dán công thức vào ô A2 bằng cách nhấp chuột phải và chọn Paste Special > Values.
  • Chọn cặp ô cần gộp (A2 và B2), sau đó nhấp Merge and Center.

Bằng phương pháp này, thông tin trong cả hai ô sẽ được giữ nguyên khi gộp. Một lợi ích khác của việc dùng hàm CONCATENATE là bạn có khả năng phân biệt các thành phần thông tin bằng dấu phân cách trong một hàm duy nhất, chẳng hạn như:
=CONCATENATE(A2, “: ”, B2, “, ”, C2)

Dùng chức năng CONCATENATE 1
Dùng chức năng CONCATENATE 1

Các tổ hợp phím để hợp nhất ô trong Excel

Các thao tác sau đây sẽ giúp bạn sử dụng phím tắt khi muốn hợp nhất các ô trong Excel.

1. Lựa chọn ô muốn gộp.
2. Bấm và giữ phím Alt, sử dụng nó để điều hướng thanh công cụ trong Excel, sau đó chờ đợi cho các chữ tắt hiển thị.
3. Để chọn Home tab, nhấn H.
4. Để mở chức năng Merge & Center, nhấn M.
5. Tiếp theo, bấm các phím sau để thực hiện:
C nếu muốn gộp và căn giữa các ô
A để gộp các ô theo hàng mỗi dòng riêng biệt
M để gộp mà không cần căn chính giữa

Các phím tắt để gộp ô trong Excel
Các phím tắt để gộp ô trong Excel

Có thể phím tắt sẽ khiến bạn cảm thấy lúng túng ban đầu, nhưng sau một thời gian thực hành, bạn sẽ thấy rằng đây là cách nhanh chóng để gộp ô so với việc dùng chuột.

Bí quyết để nhanh chóng tìm kiếm các ô đã được hợp nhất

Nếu bạn muốn nhanh chóng xác định các ô đã được gộp trong một bảng Excel, bạn chỉ cần thực hiện như sau:
1. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, hoặc chọn Find & Select > Find.
2. Tại thanh Find, chọn Options > Format.

Phương pháp tìm kiếm ô đã gộp nhanh chóng
Phương pháp tìm kiếm ô đã gộp nhanh chóng

Bước thứ ba, trong tab Alignment, đánh dấu chọn vào ô Merge Cells ở mục Text Control và ấn OK.

Bí quyết nhanh chóng phát hiện ô đã gộp 1
Bí quyết nhanh chóng phát hiện ô đã gộp 1

Để kết thúc, hãy nhấp vào Find Next nếu muốn tìm ô gộp tiếp theo hoặc chọn Find All để tìm tất cả các ô đã gộp cùng một lúc. Trong trường hợp bạn áp dụng cách thứ hai, Excel sẽ liệt kê toàn bộ các ô gộp trong danh sách và bạn có thể điều hướng giữa chúng bằng cách chọn từng ô trong danh sách này.

Phương pháp nhanh chóng tìm kiếm ô đã gộp 2
Phương pháp nhanh chóng tìm kiếm ô đã gộp 2

Cách tháo gỡ ô đã gộp trong Excel

Trong trường hợp bạn cần tách các ô đã gộp, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc click vào nút Undo trên thanh công cụ Quick Access (áp dụng ngay sau khi bạn gộp các ô).

Ngoài ra, để thực hiện tách các ô đã gộp ra, chọn ô cần tách sau đó vào mục Merge & Center hoặc nhấp vào mũi tên nhỏ kế bên và chọn Unmerge Cells:

Hướng dẫn tách ô đã gộp trong Excel
Hướng dẫn tách ô đã gộp trong Excel

Phương án thay thế cho việc gộp ô trong Excel

Gộp ô có thể tạo thuận lợi trong việc trình bày dữ liệu trên Excel nhưng cũng tồn tại nhiều hạn chế:

  • Không thể sắp xếp dữ liệu (sort) nếu có ô đã gộp trong cột.
  • Không sử dụng được Auto Fill hay Fill Flash với dữ liệu chứa ô gộp.
  • Chuyển đổi dữ liệu bao gồm ô gộp thành bảng Excel là không khả thi.

Vậy nên, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gộp các ô trong Excel và chỉ thực hiện khi điều đó thực sự cần thiết.

Trong trường hợp muốn gộp các ô nằm ở giữa trang tính, bạn có thể áp dụng chức năng Center Across Selection làm giải pháp thay thế:

  • Lựa chọn các ô muốn gộp, ví dụ như B4 và C4.
  • Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
  • Đến tab Alignment, chọn Center Across Selection trong danh sách mục Horizontal và sau đó nhấp OK.

Các phương pháp thay thế cho việc gộp các ô trong Excel

Các phương pháp thay thế cho việc gộp các ô trong Excel

Có thể quan sát thấy kết quả hiển thị tương tự như hai ô được gộp lại với nhau:

Các biện pháp thay thế cho việc gộp ô trong Excel
Các biện pháp thay thế cho việc gộp ô trong Excel

Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta vẫn có thể lựa chọn các ô B4 và C4 một cách độc lập:

Cách thay thế khác khi gộp các ô trong Excel
Cách thay thế khác khi gộp các ô trong Excel

Đây là một số phương pháp bạn có thể áp dụng để gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu. Mong rằng những phương pháp này sẽ hỗ trợ ích lợi cho bạn trong quá trình sử dụng Excel. Xin cảm ơn bạn đã bỏ chút thời gian và rất mong được gặp lại bạn ở những bài viết sau.

Bạn đọc đang tiếp cận những thông tin từ khóa học Excel cơ bản đến nâng cao của Siêu Marketing. Khóa học này trang bị toàn diện các kiến thức về hàm, công cụ trong Excel và cách ứng dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày… Hiện tại, chúng tôi đang có các chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho những ai đăng ký tham gia khóa học. Đừng bỏ lỡ cơ hội, hãy tham gia ngay tại địa chỉ:

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop