Cách chuyển trang tính từ Excel sang Outlook

Bài viết này từ Siêu Marketing sẽ hướng dẫn bạn cách để gửi một trang tính Excel đính kèm qua email, nhúng vào nội dung email hoặc dưới dạng tệp PDF thông qua Outlook.

Gửi trang tính Excel như phần nội dung của email bằng tính năng Send To Mail Recipient.

Công cụ Excel có khả năng cho phép người dùng gửi trang tính dưới dạng nội dung của email bằng lệnh Send to Mail Recipient.

Nếu version Excel của bạn là 2007, 2010 hoặc 2013, bạn sẽ cần phải thêm tùy chọn Send to Mail Recipient vào Quick Access Toolbar.

1. Click vào biểu tượng Customize Quick Access Toolbar, sau đó chọn More Commands.

doc-email-sheet1

2. Mở hộp thoại Excel Options, tìm tới mục Commands Not in the Ribbon từ danh sách Choose Commands from, sau đó chọn Send to Mail Recipient và click Add>> để thêm vào, cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

3. Bây giờ bạn sẽ thấy lệnh Send to Mail Recipient xuất hiện trên thanh Quick Access Toolbar.

doc-email-sheet3

4. Bấm vào biểu tượng Send to Mail Recipient để mở hộp thoại, trong đó hãy chọn Send the current sheet as the message body và click OK.

doc-email-sheet4

5. Trên trang tính Excel, bạn sẽ thấy một cửa sổ chỉnh sửa email hiện lên để bạn nhập thông tin như tên người nhận, chủ đề và nội dung tin nhắn.

6. Click Send this Sheet để gửi trang tính như một phần nội dung mail đến người nhận đã được chọn.

Gửi một trang tính riêng lẻ như một file đính kèm từ Excel sử dụng VBA Code.

1. Chọn trang tính mà bạn muốn gửi đi.

2. Giữ phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

3. Click vào Insert > Module, rồi dán đoạn code bên dưới vào cửa sổ Module.

SubSendWorkSheetToPDF()
'Update 20131209
DimWb AsWorkbook
DimFileName AsString
DimOutlookApp AsObject
DimOutlookMail AsObject
OnErrorResumeNext
SetWb = Application.ActiveWorkbook
FileName = Wb.FullName
xIndex = VBA.InStrRev(FileName, ".")
IfxIndex > 1 ThenFileName = VBA.Left(FileName, xIndex - 1)
FileName = FileName & "_"+ ActiveSheet.Name & ".pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, FileName:=FileName
SetOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
SetOutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
WithOutlookMail
    .To= "skyyang@extendoffice.com"
    .CC = ""
    .BCC = ""
    .Subject = "kte features"
    .Body = "Please check and read this document."
    .Attachments.Add FileName
    .Send
EndWith
Kill FileName
SetOutlookMail = Nothing
SetOutlookApp

Lưu ý: Bạn có thể điều chỉnh các thông tin dưới đây trong đoạn code trên theo nhu cầu của bạn.

  • .To = “skyyang@extendoffice.com
  • .CC = “”
  • .BCC = “”
  • .Subject = “kte features”
  • .Body = “Please check and read this document.”

4. Bấm F5 để thực thi mã, một cửa sổ thông báo xuất hiện, chọn Allow khi quy trình hoàn thành, và ngay sau đó, trang tính đang mở sẽ được gửi đi dưới dạng file đính kèm.
doc-email-sheet6

Xử lý việc gửi một sheet dưới dạng file PDF từ Excel thông qua đoạn code VBA

1. Mở sheet bạn muốn gửi đi.

2. Giữ Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications .

3. Click vào Insert > Module và paste đoạn code sau vào cửa sổ Module.

SubSendWorkSheetToPDF()
'Update 20131209
DimWb AsWorkbook
DimFileName AsString
DimOutlookApp AsObject
DimOutlookMail AsObject
OnErrorResumeNext
SetWb = Application.ActiveWorkbook
FileName = Wb.FullName
xIndex = VBA.InStrRev(FileName, ".")
IfxIndex > 1 ThenFileName = VBA.Left(FileName, xIndex - 1)
FileName = FileName & "_"+ ActiveSheet.Name & ".pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, FileName:=FileName
SetOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
SetOutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
WithOutlookMail
    .To= "<!-- This email address is being protected from spambots. --><span class="cloaked_email">skyyang@extendoffice.com</span>"
    .CC = ""
    .BCC = ""
    .Subject = "kte features"
    .Body = "Please check and read this document."
    .Attachments.Add FileName
    .Send
EndWith
Kill FileName
SetOutlookMail = Nothing
SetOutlookApp = Nothing
EndSub

Ghi chú: Bạn có thể tùy ý chỉnh sửa thông tin sau đây trong đoạn mã phía trên.

  • .To = “skyyang@extendoffice.com
  • .CC = “”
  • .BCC = “”
  • .Subject = “kte features”
  • .Body = “Please check and read this document.”

4. Nhấn vào F5 để chạy code, một cửa sổ popup sẽ xuất hiện, chọn Allow khi đã hoàn thành quá trình, và bảng tính sẽ được gửi tự động dưới dạng file PDF.

doc-email-sheet6
Lưu ý:
1. Các bước được hướng dẫn chỉ áp dụng khi bạn dùng Outlook để thực hiện gửi thư.
2. Sau khi gửi đi bảng tính, bạn nên kiểm tra trong Outlook để xác nhận rằng email đã được gửi thành công.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop